حکومتداری پروژه: یک تعریف
"مدیریت" در شرایط مدیریت پروژه به سیاست ها، فرایندها، استانداردها، رویه ها و دستورالعمل هایی اشاره دارد که تعیین می کند که چگونه پروژه ها هدایت، اجرا و کنترل سازمان شما می شود.
حکومتداری می تواند گسترده و "سنگین" با بسیاری از بوروکراسی، و یا طرح و "نور" (در این مورد احتمالا ناکارآمد).
مدیران باید برای سطح مناسب حکومت برای محیط و فرهنگ خود تلاش کنند. اطمینان از اینکه سیاست های حکمرانی شما برای هدف مناسب است، یک عامل کلیدی برای اطمینان از کارآیی آنهاست.
حکومتداری از بالا آغاز می شود هیئت مدیره شرکت باید به ایده حاکمیت خوب متعهد باشد و این واقعیت که پروژه ها باید در دستورالعمل های مشخصی به درستی مدیریت شوند. این نگرش و استانداردها که انتظار می رود، به کمیته های پروژه و رهبران پروژه (و تیم های برنامه ریزی، که در آن وجود دارد)، فیلتر می شوند.
چرا مدیریت پروژه اهمیت دارد
اسپانسر پروژه شما و دیگر سهامداران کلیدی می دانند که شما بودجه پروژه را به شیوه ای مناسب صرف می کنید. آنها می خواهند ببینند که شما به طور موثر پیگیری پیشرفت پروژه خود را انجام می دهید و برای مدیریت خطر پروژه به صورت ضروری اقدام می کنید.
اما منطق حکومتداری خوب در پروژه ها بیشتر از آن است.
مدیریت توسط مشتریان، به ویژه کسانی که در بخش عمومی هستند، مورد نیاز است.
دولت ها و تنظیم کننده ها از (و در بعضی موارد) اجرای استانداردهای خاصی برای پروژه های خاصی درخواست می کنند. حکومتداری فقط یک مسئله داخلی نیست: بسیاری از شرکت های فعال در بازارهای تنظیم شده باید از قوانین خارجی نظیر Sarbanes-Oxley پیروی کنند. حکومتداری پروژه بخش کوچکی از توانایی اثبات این است که شرکت شما به طور موثر و در دستورالعمل ها و مقررات مشخص شده برای صنعت شما عمل می کند.
حاکمیت پروژه همچنین به شما کمک می کند:
- بازده سرمایه خود را بهبود بخشید و آن سرمایه گذاری را به طور موثر پیگیری کنید
- دريافت تقاضا براي پروژه ها
- از دلایل معمولی که چرا پروژه ها خراب می شوند، اجتناب کنید
- به طور موثر ارتباط برقرار کنید
- استاندارد سازی را در سراسر پروژه ها معرفی کنید، و مقایسه عملکرد را آسان تر می کند
- ریسک را کم کنید
- کارکنان را در یک محیط ساختاری ایجاد و انگیزه دهید
به نظر میرسد که حکومتداری پروژه
بنابراین اکنون می دانیم که مدیریت پروژه چگونه است، چه چیزی بر روی یک پروژه نگاه می کند؟ در اینجا انواع فعالیت هایی است که حاکمیت را در یک محیط پروژه نشان می دهد:
- یک چرخه عمر مدیریت پروژه رشته ای وجود دارد که شامل نقاط مشخص شده برای تایید است. اینها نقاطی است که در آن، قابلیت حیات پروژه مورد بحث قرار گرفته است و تصمیم گرفته شده است که آیا با کار ادامه یابد یا نه.
- پروژه ها دارای یک پرونده تجاری واضح هستند و پرونده های کسب و کار اطلاعات کافی برای فعال کردن تیم های مدیریت برای تصمیم گیری درست دارند.
- این تصمیمات به اندازه کافی مستند شده و به اطلاع آنها می رسد.
- افرادی که در پروژه ها کار می کنند، نقش ها و مسئولیت ها را تعریف می کنند.
- یک فرهنگ یادگیری مداوم وجود دارد که تیم های پروژه را به طور مداوم بهبود می بخشد و می تواند درس هایی را که در یک محیط سرزنش می شود یاد بگیرند.
- فرایندها و مراحل وجود دارد که تیم های پروژه را قادر می سازد تا پروژه خود را بررسی کنند و در صورت نیاز درخواست پشتیبانی مستقل کنند.
- مشارکت کنندگان مشغول هستند و به این روند اعتماد دارند.
- تیم پروژه ها شامل افرادی می شوند که در نقش های مرتبط با آنها تجربه و واجد شرایط هستند.
مدیریت پروژه ها به کلیه ساختارهای حکومت در سازمان مرتبط است. اگر فکر می کنید هدف اصلی مدیریت پروژه این است که اطمینان حاصل کنید که پروژه ها به شیوه ای مناسب اجرا می شوند، می توانید ببینید که چگونه آن را به مدیریت مالی در سطح شرکتی، مدیریت ریسک شرکت ها و موارد دیگر مرتبط می کند.
مدیریت پروژه باید به صورت یکپارچه در فرآیندهای سازمانی فعلی شما باشد. به عبارت دیگر، یک فرایند مدیریت مالی با نام تجاری جدید را ایجاد نکنید، زیرا شما در حال حاضر یکی از آن ها را در مناطق دیگر کار می کنید! از آنچه که در حال حاضر وجود دارد استفاده کنید و فرآیندهای شرکتی را تنظیم کنید تا بتوانید آنها را در محیط پروژه استفاده کنید.
5 زمینه تمرکز برای مدیریت پروژه
هنگامی که شما شروع به درک آن خواهید کرد، متوجه خواهید شد که مدیریت پروژه از طریق تمام عناصر مدیریت پروژه فراگیر است.
با این حال، برخی از زمینه های اصلی تمرکز وجود دارد که حکومت به طور خاص مرتبط است.
- روش ها و فرآیندها: این به شما کمک می کند تا کار را به طور قابل اعتماد و پایدار انجام دهید.
- مدیریت دانش: برای درس های آموخته شده و اطمینان از اینکه سازمان از تجربه پروژه می آموزد بسیار مهم است. مدیریت دانش ضروری است اگر شما می خواهید برای جلوگیری از اشتباهات چند بار چند بار.
- بلوغ مدیریت پروژه: به عنوان بلوغ مدیریت پروژه سازمانی شما افزایش می یابد، بنابراین توانایی شما برای ارائه موفقیت آمیز است.
- سطح بالای خرید: در تعهد به مدیریت پروژه، از بالا شروع می شود. اگر مديريت را پشتيباني مي کنيد، اين امر از طريق تمام سطوح کسب و کار از بين خواهد رفت و رويکرد حاکميت پايدار خواهد بود.
- فرهنگ حمایتی: فرهنگ حمایت، نه سرزنش، مدیران پروژه را اطمینان می دهد که محیط مناسب برای رشد دارد. یک فرهنگ حمایتی که توسط دفتر مدیریت پروژه یا مدیر پروژه هدایت می شود، به مدیران پروژه کمک می کند تا به اهداف خود و اهداف پروژه دست یابند.
اگر استانداردهای شرکت وجود نداشته باشد چه کاری انجام دهیم؟
بسیاری از مدیران پروژه در سازمان های کوچکتر خود را در حال اجرا پروژه ها در محیطی هستند که حمایت می کنند و جایی که برای مفهوم مدیریت پروژه وجود دارد، اما بدون ساختار سازمانی رسمی که از آن تغذیه می شود.
در این وضعیت - و نه منحصر به سازمان های کوچک نیست - شما می توانید مدل حکومت پروژه خود را از ابتدا طراحی کنید. اگر یک رویکرد حاکمیت پروژه وجود نداشته باشد که شما می توانید قفسه را بیرون بیاورید و متناسب با پروژه شما باشد، باید خودتان را بسازید.
این به اندازه کافی دشوار نیست.
با تنظیم اصول اولیه شروع کنید:
- یک سند نقش و مسئولیت را ایجاد کنید
- حتما یک اسپانسر پروژه دارید
- اطمینان حاصل کنید که شما یک هیئت مدیره پروژه یا گروه فرماندهی داشته باشید و جلسات منظمی را برای شما برگزار کنید و دقیقه ها را توزیع کنید
- یک فرآیند مدیریت ریسک را ایجاد کنید
- یک فرایند مدیریت تغییر را تنظیم کنید
- نقاط تولید را در برنامه پروژه خود قرار دهید که در آن حیات پروژه را در برابر اهداف اصلی مورد کسب و کار بررسی کنید (پایان هر مرحله از مرحله، نقطه طبیعی برای قرار دادن این چک ها است).
در نهایت مسئولیت پروژه حمایت از پروژه است تا اطمینان حاصل شود که حکومت کافی وجود دارد، اما مدیران پروژه همچنین می توانند در این نقش فعال باشند.
حکومتداری ممکن است یکی از موضوعات خشکتر در مدیریت پروژه باشد، اما یکی از مهمترین آنهاست. این همان روشی است که تیم های ارشد مدیریت می دانند که شما کار خوبی انجام می دهید و آنها را اطمینان می دهد که پروژه در حال شکل گیری است. این همچنین چک و تعادل لازم را برای مدیران فراهم می کند تا بدانند که پول صرف راه هایی است که مناسب و هماهنگ با مورد کسب و کار هستند.