5 راه برای شناسایی کار پروژه و کارهای معمول
وقتی به افراد در تیم صحبت می کنم، اغلب به من می گویند که آنها مطمئن نیستند که آیا آنها بر روی یک پروژه کار می کنند و یا "فقط" انجام کاری را به عنوان عملکرد معمول انجام می دهند. هر دو نقش در یک سازمان مورد نیاز است و به همان اندازه معتبر است، اما می تواند به درک آنچه در حال کار بر روی آن هستید کمک کند تا بتوانید بهتر ببینید که کدام یک از آنها در سازمان قرار دارد.
بیایید تفاوت را روشن کنیم تا مطمئن شویم که پروژه چه چیزی است و به طور معمول بخشی از کسب و کار است. پنج کار اصلی در کار پروژه و کسب و کار وجود دارد. شما اغلب "کسب و کار به طور معمول" به اختصار به عنوان BAU را ببینید.
پروژه ها تغییر کسب و کار؛ BAU تغییر را شناسایی می کند
اول، تفاوت در نحوه رفتار تغییر است.
کسب و کار به عنوان عملیات معمول، کسب و کار را اجرا می کند. آنها چراغ را نگه می دارند آنها به مشتریان خدمت می کنند و هدف را هدف قرار می دهند. تیم BAU نیز اولین کسانی هستند که می دانند زمانی که فرایندهای کسب و کار موجود کار نمی کنند و دیگر برای هدف مناسب نیستند. وقتی این اتفاق می افتد، تیم BAU کسانی هستند که نیاز به تغییر را شناسایی می کنند.
مدیر، به عنوان بخشی از بررسی استراتژیک، می تواند پیشنهاد کند که چه تغییراتی باید برای این بخش یا واحد تجاری برای رسیدن به اهداف خود انجام شود. یا یک جرقه روشن در یک بخش می تواند پیشنهادی برای تغییر از طریق یک طرح پیشنهاد کارمند ارائه دهد.
در انتهای دیگر طیف، ممکن است یک مورد کامل کسب و کار توسط یک مدیر ارشد تهیه کنید تا تغییراتی را که لازم است برای کمک به تقسیم آنها در دستیابی به اهداف خود در سال باشد، ارائه دهید.
این فقط ساده سازی فرآیندهای کسب و کار نیست. کسانی که در نقش BAU کار می کنند نیز ممکن است متوجه شوند که تغییر به دلیل تغییر در چارچوب قانونی یا به عنوان بخشی از وضعیت رقابتی سازمان ضروری است.
کارکنان خط مقدم برای ارائه راهبرد کار می کنند و می دانند که آنها چه می خواهند متفاوت باشند.
پروژه ها مکانیسم برای اجرای این تغییر است. پروژه ها با استفاده از مدیریت پروژه، تغییرات را به و از طریق توابع BAU تحویل می دهند. ما خواهیم فهمید که مدیریت پروژه بیشتر است. سازمان پروژه با ارائه تغییراتی که تیم های BAU شناسایی می کنند، کار می کند. این اتفاق می افتد هنگامی که از طریق یک فرآیند تأیید پروژه انجام شده است که معمولا یک مورد کسب و کار و تصویب مدیریت ارشد است.
این بدان معنا نیست که مردم در یک نقش پروژه، هرگز نمیتوانند به بهبود عملکرد تجاری بپردازند، اما این کار آنها را به عنوان کارمند و نه به عنوان بخشی از نقش پروژه انجام خواهد داد.
این تقسیم بندی، که شما همچنین می توانید به عنوان "تغییر کسب و کار، کسب و کار را اجرا کنید" خلاصه شده است، در پایان پروژه ها قابل توجه است. تغییری که یک پروژه انجام می دهد خروجی است. این می تواند یک تکه از نرم افزار جدید، یک ساختمان، یک سرویس جدید یا چیز دیگری باشد. تیم BAU مسئول آن است و استفاده مناسب از آن برای ارائه مزایای تجاری است. به عبارت دیگر، این پروژه توانایی کسب مزایا را فراهم می کند و عملیات BAU از این توانایی برای به دست آوردن منافع استفاده می کند.
پروژه ها مدیریت ریسک؛ BAU ریسک را کاهش می دهد
برای کسب و کار به عنوان معمول عملکردهای موثر، شما خواهید دید که تیم BAU در تلاش برای کاهش تمام خطرات عملیاتی است. با توجه به عدم اطمینان از کسب و کار برای ثبات سازمانی بهتر و فرایندهای تکرار پذیر، چیز خوبی است.
پروژه ها به دلایل منحصر به فرد و نامطمئن، به یک عنصر خطر نیاز دارند. این شرکت تنها با انجام یک پروژه شتابی به ناشناخته ها ایجاد می کند، چرا که تغییرات را ارائه می دهد و چیزی را که قبلا وجود نداشت، عرضه می کند.
تیم پروژه، به این ترتیب، رویکرد ریسک را به نحوی متفاوت به سمت BAU سازمان می گیرد. مدیران پروژه به دنبال مدیریت ریسک، مثبت و منفی ، برای به دست آوردن بهترین نتایج هستند. این ممکن است شامل کاهش ریسک باشد تا سعی در محدود کردن احتمال وقوع آن داشته باشد، اما شامل سایر استراتژی های مدیریت ریسک نیز می شود.
بعید است که شما هرگز ریسک پروژه را خاموش نکنید، اما ممکن است بتوانید این کار را برای دلایل عملی عملی برای کار BAU انجام دهید.
پروژه ها زمان محدود هستند BAU ادامه دارد
پروژه ها شروع، یک وسط و یک پایان هستند. این چرخه عمر پروژه است . در واقع، مشخصه ترین مشخصه یک پروژه این است که آن را تمام می کند. مدیر پروژه و تیم پروژه بر این پروژه در این زمان کار می کنند. سپس تیم در دوران انتقال و فاز نزدیک در پایان خاتمه یافته است.
BAU متوقف نمی شود البته می توانید یک تابع را ببندید یا یک فرایند را متوقف کنید، اگر دیگر برای کسب و کار دیگر لازم نیست - هر چند که به عنوان یک پروژه مدیریت می شود! یک عملکرد BAU کار مداوم را بدون هیچ تاریخ قابل پیش بینی ارائه می کند.
پروژه ها می توانند سرمایه گذاری کنند BAU اغلب نمی تواند باشد
پروژه ها می توانند سرمایه گذاری شوند و اغلب BAU نمی تواند باشد - شما هزینه های عملیاتی کسب و کار خود را به طور معمول کار می کنید. به عبارت دیگر، تدابیر حسابداری برای پروژه ها و وظایف دیگر متفاوت است.
بودجه پروژه اغلب مربوط به آوردن دارایی به خدمت می شود، به این معنی که هزینه ها می توانند به صورت سرمایه گذاری شده باشند. در بعضی موارد، بسته به جایی که در جهان هستید و مقررات حسابداری محلی شما، حتی می توانید هزینه های پروژه را زیر خط بگیرید.
هزینه های BAU به طور معمول opex (هزینه های عملیاتی) محسوب می شود و در حساب های سود و زیان شرکت پیگیری می شود.
بودجه پروژه و بودجه کسب و کار، به طور کلی، یک منطقه بسیار تخصصی است، بنابراین قبل از هر قضاوت در مورد آنچه باید و نباید در سازمان شما سرمایه گذاری شود، همیشه بهتر از مشاوران مالی شما است. قوانین حسابداری از کشور به کشور متفاوت است و حتی از سازمان به سازمان که در آن کسب و کارهای فردی فرآیندهای خاص و روش های انجام کارها متفاوت است.
اگر در شک، همیشه چک کنید!
پروژه ها شامل تیم های متقابل است؛ BAU شامل تیم های عملیاتی می شود
سرانجام تفاوت زیادی در ترکیب تیم های پروژه وجود دارد. پروژه ها تمایل دارند که گروه های مختلفی از کارشناسان متشکل را برای ارائه یک خروجی خاص به کار ببرند. دانستن اینکه چگونه انگیزه یک تیم پروژه مهم است، زیرا گاهی اوقات پروژه ها بدون هدف به همه می رسد. اگر مردم درک درستی از کارشان ندارند، آنها تمایل ندارند که بهترین کارشان را انجام دهند.
تیم پروژه از افرادی است که نقش خاصی را پر می کنند. این ها عناوین شغلی نیستند، اما در این پروژه با مسئولیت های متفاوتی قرار دارند. نقش اصلی در تیم پروژه عبارتند از:
- حامی مالی پروژه
- مدیر پروژه
- تامین کننده ارشد (سازمان مسئول انجام این کار، که می تواند یک تیم داخلی مانند فناوری اطلاعات یا پیمانکار یا فروشنده خارجی باشد)
- مشتری (این می تواند یک مشتری داخلی مانند یک مدیر بخش متفاوت باشد، یا در یک سازمان خدمات مشتری، مشتری که برای آن پروژه را تحویل می دهید)
- کارشناسان موضوع موضوع (افرادی که برای مدت زمان پروژه یا بخشی از آن به کار گرفته شده اند و از تخصص خود برای کمک به موفقیت پروژه استفاده می کنند).
اطلاعات بیشتر در مورد نقش های تیم پروژه را بیابید.
از سوی دیگر کار BAU توسط تیم های عملکردی اداره می شود. آنها کارشناسان به حق خود هستند، اما گروه بندی شده به عنوان یک تقسیم و به طور معمول با کمتر عملکرد متقابل عملکرد به بخش های دیگر از تیم های پروژه.
به طور معمول، بسیار روشن است که چه کارهایی باید انجام شود و اهداف تیم. آنها اهداف واضح و چشم اندازي را براي نقش سازمان در شرکت دارند. یک مثال میتواند یک تیم خدمات مشتری باشد که به عنوان بخشی از یک بخش بزرگ خدمات به مشتریان دست زدن به تماس و ایمیل از مشتریان در مورد محصول خود را انجام دهد.
پیچیده است: همپوشانی وجود دارد. به عنوان مثال، یک رهبر تیم در این مرکز تماس مشتری، متخصص در زمینه خود است. آنها ممکن است به یک تیم پروژه منتقل شوند تا یک بسته کاری و منابع مربوط به تحویل بخشی از یک پروژه که مربوط به تماس با مشتری است، مدیریت شود. اما در کار پروژه خود، آنها نقش کارشناس موضوع ماده، و نه رهبر گروه خدمات مشتری را در بر می گیرند. به عنوان یک عضو تیم پروژه، آنها بخشی از بودجه پروژه خود را مسئول خواهند داشت و در مورد نحوه انجام کار برای رسیدن به اهداف پایه، درجه بالایی دارند. آنها ممکن است این را در نقش BAU خود ندارند.
مناقشه بین BAU و پروژه ها
کار پروژه و کار BAU می تواند به راحتی نشسته در کنار یکدیگر، اما اغلب از آن است که تنش وجود دارد. این اتفاق می افتد زیرا پروژه ها سعی می کنند وضع موجود را تغییر دهند. وضع موجود بسیار خوب عمل می کند و مردم به طور عمده مانند تغییر نمی کنند، بنابراین همیشه تنش وجود دارد.
دوم، هنگامی که شما از مردم می خواهید برای پیوستن به تیم پروژه خود، آنها می توانند از درگیری وفاداری رنج می برند. آیا اولین مسئولیت خود را به کار روزانه خود یا پروژه می دهند؟ اهداف صریح و تعهد قوی به پروژه از مدیریت می تواند در اینجا کمک کند و همچنان خطوط ارتباطی را باز نگه می دارد تا بدانند که چه اولویت های شرکت و تیم باید باشد.
سوم، حفظ کسب و کار همیشه اولویت است. این مفهوم برای تیم های پروژه ای است که ممکن است کاهش مالیات خود را ببینند، منابع کلیدی به نقش BAU باز می گردند و زمان بندی زمان بندی به تعویق می افتد، زیرا کار با نگه داشتن عملیات روزمره سازمان در حال تمرکز است.
مدیران پروژه می توانند از این امر ناامید شوند، اما همیشه اینطور خواهد بود که باید باشد. هیچ نقطه ای در ارائه یک پروژه فوق العاده وجود ندارد اگر شرکت در حال حاضر در حال شستشو است و هیچ کس به استفاده از آنچه که شما ساخته شده است وجود دارد!
با توجه به این دستورالعمل ها، باید ببینید که آیا در مورد پروژه ها یا BAU و یا هر دو کار می کنید.