به منظور پیگیری پیشرفت در مسیر و اطمینان از ارائه نتایج کلیدی با توجه به جدول زمانی به دست آمده، مدیران پروژه از نقاط قوت استفاده می کنند.
تعریف نقطه عطف پروژه یک کار با طول مدت صفر است که نشان دهنده موفقیت در پروژه است.
آنها به عنوان راهی برای نشان دادن حرکت و پیشرفت پیش رو مورد استفاده قرار می گیرند و مردم را نشان می دهند که چه اتفاقی می افتد، حتی اگر دانش دقیق از وظایف مربوط به دست یابی به آنها نداشته باشد. در این راستا، آنها برای ارتباط با متقاضیان و تعیین انتظارات بسیار مفید هستند.
هنگام استفاده از Milestones پروژه
نقاط عطف در مدیریت پروژه به علامت گذاری شده اند:
- شروع مراحل مهم کار
- پایان فازهای قابل توجه کار
- برای علامت گذاری مهلت برای چیزی
- برای نشان دادن زمانی که یک تصمیم مهم در حال انجام است.
و دیگر نقاط ثابت در زمان که نیاز به تماس خاص به طور خاص به دلیل نقاط عطف یک راه عالی برای پیگیری پروژه شما است.
چقدر برای قرار دادن نقاط عطف در برنامه خود
من در یک دوره آموزشی توصیه شد تا یک ماه در مورد برنامه های شما نقاط قوت ایجاد کنم. این خوب است و قاعده خوبی است اما شما باید از قضاوت حرفه ای خود استفاده کنید. چند ماه ممکن است فعالیت های زیادی را با جلسات مهم برگزار کند که به عنوان نقطه عطف، تصمیم گیری و بسته شدن یک فاز و شروع دیگر، مشخص شده است.
در ماه های دیگر شما ممکن است بر روی اعدام متمرکز شوید و اگر چیزی وجود داشته باشد، شما می توانید یک نقطه عطف را ببندید.
با این توضیح، برای اهداف گزارشدهی، یک دلیل برای ایجاد یک نقطه عطف حداقل یک بار در هر چرخه گزارشگری مفید است، و ما کمی در مورد نقاط قوت و ارتباطات کمی صحبت خواهیم کرد.
چگونه نقاط عطف در نمودار گانت شما نمایان می شود
نقطه عطف یکی از اجزای نمودار گانت می باشد و در نمودار به عنوان الماس نشان داده شده است. آنها به عنوان یک کار عادی نشان داده نمی شوند، زیرا آنها مدت زمان صفر را دارند؛ به عبارت دیگر، هیچ وقت از آنها استفاده نمی کنند. برای اهداف برنامه ریزی در یک نمودار گانت، آنها فقط اتفاق می افتد!
اگر از نمودارهای گانت استفاده نمی کنید، می توانید از نقاط قوت استفاده کنید. در اینجا 5 جایگزین برای نمودارهای گانت وجود دارد : با استفاده از اینها می توانید عناصر برجسته ای را در طرح خود قرار دهید.
اگر می خواهید شخصا سازماندهی شود و نرم افزار مدیریت پروژه شما به طور کامل به تقویم شما مجتمع نشده است، می توانید تاریخ های کلیدی را در دفترچه خاطرات خود کپی و جای گذاری کنید. بسته به اینکه چگونه دوست دارید این کار را انجام دهید، می تواند یک نکته مفید باشد تا به شما یادآوری کند چه چیزی باید برود.
چگونه می توان علامت گذاری کرد؟
نقاط عطف باید یک توضیح روشن از برنامه پروژه خود داشته باشند، اما نه این که به این معنی است که آنها یک کار هستند. بنابراین آنها نباید به نام «توافق برای انتقال به فاز 2» باشند، اما «فاز 2 شروع می شود». اگر می خواهید منافع موافقت را برای حرکت به مرحله 2 بازتاب دهید، یک کار را درست قبل از آن که می گوید، اضافه کنید.
نقاط عطف باید نقطه ای را در نظر بگیرند که نشان می دهند این چنین است:
- مرحله تست کامل
- PID تایید شده است
- قرارداد امضا شده است
- جلسه کارکنان تالار شهر
بسیاری از مدیران پروژه تصمیم به ارزیابی نقاط عطف خود برای سهولت مرجع نیز دارند. اگر از یک ساختار خرابی کار استفاده می کنید می توانید شماره آن را استفاده کنید. در غیر اینصورت، استفاده از M1، M2 و غیره خوب است تا آنچه را که به آن اشاره میکنید روشن کنید. ساختار واضح و نامگذاری مهمتر است و نقاط قوت بیشتری دارد، بنابراین اگر پروژه شما چند ماه طول بکشد، فکر کنید چگونه می خواهید این کار را انجام دهید.
چگونه می توان علامت های مهم را امضا کرد
نقاط عطف بخشی از برنامه پروژه شما هستند، بنابراین زمانی که برنامه شما پایه گذاری می شود، باید نقاط عطف خود را امضا کنید.
اگر شما نیاز به تغییر تاریخ نقاط عطف خود دارید، باید از روش کنترل تغییر استاندارد خود برای تنظیم تنظیمات خود استفاده کنید. این ممکن است آسان به عنوان چت به حامی پروژه شما و اجازه دهید آنها را به دانستن چرا تاریخ نیاز به تغییر، و یا رسمی به عنوان جمع آوری یک برنامه جدید توصیه شده و آن را به یک کمیته برنامه ریزی برای تصویب.
بهترین کار این است که تا چه حد مرحله عطف خود را ثبت می کنید، قبل از اینکه بتوانید از آن استفاده کنید، هر زمان که نیاز به تغییر دارید، هیچ وقت هدر ندهید.
استفاده از نقاط عطف برای ارتباطات
نقاط عطف برای ارتباط و گزارش دهی مفیدی هستند، زیرا آنها حداقل نقاط کنترل در برنامه را نشان می دهند. به عبارت دیگر، اگر شما تمام وظایف دیگر را برداشتید، هنوز می توانید ببینید که چه اتفاقی افتاده است و پروژه را فقط با استفاده از عالئم گام به جلو حرکت می دهد.
شما باید بتوانید نقاط عطف را بیرون بکشید و آنها را در گزارش داشبورد یا پروژه قرار دهید . آنها باید داستان پروژه را در جزئیات کافی برای رضایت افرادی که گزارش می دهند، به طور معمول، حمایت مالی پروژه یا گروه اجرایی دیگری مانند گروه فرماندهی (یا هیئت مدیره پروژه ) بگویید. هر ماه یا فرکانس گزارشدهی که شما استفاده می کنید، می توانید نشان دهید که نقاط عطف شده به دست آمده است.
گزارش بر علیه عوارض گسست بسیار ساده است و اغلب به عنوان یک جدول انجام می شود. شما شرح نقطه عطف، تاریخ مورد نظر و سپس تاریخ پیش بینی جدید را لیست کنید. هنگامی که نقطه عطف به دست می آید و می تواند به عنوان کامل مشخص شود، آن تاریخ را نیز اضافه کنید. امیدوارم این همانند پیش بینی شده باشد، اما پروژه ها همواره چنین کاری را انجام نمی دهند.
یک جدول مانند این، آشکار می کند که چه اتفاقی می افتد و چه چیزی برجسته است. قبل از رفتن و ملاقات با حامی خود و یا ارسال گزارش، شما قادر به پاسخ دادن به این سؤال خواهید بود: "چرا ما این نقطه عطف را ندیدیم؟"
هنگامی که طرح پروژه شما بسیار طول می کشد و شما دارای نقاط عطف زیادی خواهید بود، می توانید از هر مرحله گزارشگری ساده تر استفاده کنید. فقط گزارش هایی از نقاط عطف که در آن ماه آینده یا تکمیل می شوند: ماه آینده هر چیزی را که در ماه گذشته به اتمام رسانده می شود، از ماه گذشته تکمیل می کند، به طوری که شما به طور دائمی در طول گزارش خود با گفتن مردم در مورد کارهایی که قبلا می دانید پایان یافته نیست.
نقاط عطف یک ابزار مدیریت پروژه واقعا مفید برای برنامه ریزی، برنامه ریزی، و گزارش است و آنها را آسان برای استفاده است. بعضی از آنها را در طرح پروژه بعدی خود قرار دهید، در مقابل آنها پیگیری کنید و به خودتان اطمینان دهید که فرکانس برای شما مناسب است.
همانطور که با همه چیز در مدیریت پروژه، از انعطاف پذیری آنها برای ارائه نتایجی که می خواهید استفاده کنید، با استفاده از این راهنمایی ها و دستورالعمل ها برای اطلاع از تصمیمات خودتان.