سازمان های دولتی زمانی که برخی از جنبه های انجام کار مردم نیاز به تغییر دارند، پروژه ها را انجام می دهند. بر طبق مؤسسه مدیریت پروژه ، پروژه "یک فعالیت گروهی موقت طراحی شده برای تولید یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد است." هنگامی که یک پروژه تغییر می کند که چگونه یک سازمان تجارت را تغییر می دهد، محصولات نهایی پروژه در کار روزانه گنجانده شده و در نتیجه بهبود کار سازمان به طور دائم.
این ممکن است به نظر آسان باشد، اما این نیست. تغییر دشوار است، و پروژه ها می توانند به راحتی از ریل خارج شوند. هر روز چالش هایی را که پیشرفت پروژه و موفقیت های احتمالی را تهدید می کند، به ارمغان می آورد. برای مقابله با این خطر، پروژه ها نیاز به برخی عناصر کلیدی دارند. با موارد زیر، پروژه یک شانس عالی برای موفقیت دارد.
01 پروژه حامی پروژه
حامی پروژه دارای چهار مسئولیت اصلی مربوط به پروژه است. اول، حامی مالی این پروژه را قهرمان می کند. او به صورت عمومی و خصوصی در تیم پروژه تشویق می کند. دوم، اسپانسر از مدیر پروژه پشتیبانی می کند. هنگامی که یک مدیر پروژه موانع را حذف می کند، از حمایت کننده حمایت می کند، زیرا حامی مالی دارای نفوذ سازمانی است تا همه چیز اتفاق بیفتد. سوم، حامی مالی منابع را با ارائه مستقیم آنها یا همکاری با افراد دیگر در سطح بالا برای به دست آوردن منابع، هماهنگ می کند. زمانی که حامی یک قهرمان قوی برای یک پروژه است، همسالان حامی مالی آن بیشتر به منابع معنی دار کمک می کنند. چهارم، حامی مالی تصمیم گیری را تسهیل می کند. هنگامی که تیم پروژه بوته ها را پایین می آورد، حامی مالی می تواند تصمیم خود را در اختیار بگیرد یا تصمیم بگیرد.
اسپانسر با ارتباط دائمی با مدیر پروژه آگاه می شود. این دو کار با هم برای تعیین زمانی که حامی مالی نیاز به قدم زدن و به شدت به انجام وظایف حامی مالی برای حمایت از مدیر پروژه. به عنوان مثال، یک مدیر پروژه می تواند در دریافت اطلاعات از بخش مالی سازمان مشکل داشته باشد. اسپانسر پروژه می تواند به مامور مالی اصلی در مورد وضعیت رسیدگی کند و بپرسد که وظیفه دریافت اطلاعات در بالاتر از وظایف رقابتی اولویت بندی شده است.
02 اهداف و زمینه را پاک کنید
قبل از کار بر روی یک پروژه انجام شده یا حتی برنامه ریزی شده، حامی پروژه باید اهداف و دامنه پروژه را بیان کند. اهداف، اهداف بزرگ پروژه است که باید انجام شود. به عنوان مثال، یک پروژه پیشرفت نرم افزاری را انجام دهید. یک بخش منابع انسانی با استفاده از یک نرم افزار تجاری قابل تنظیم برای مدیریت حقوق و دستمزد استفاده می کند. سازمان می خواهد یک ماژول برای مدیریت یادگیری اضافه کند. اهداف پروژه این است که نرم افزار مدیریت یادگیری را به نیازهای کسب و کار سازمان بسپارید و آن را با سیستم حقوق و دستمزد موجود ادغام کنید.
دامنه پارامترهای پروژه را تعیین می کند. ادامه با مثال پروژه نرم افزاری دامنه این پروژه محدود به ایجاد سیستم مدیریت یادگیری و ادغام آن با سیستم حقوق و دستمزد است. چندین بار مفید است برای شناسایی مواردی که خارج از محدوده هستند تا بتوانند درک کنند چه دامنه ای دارد. برای این پروژه، اضافه کردن دیگر ماژول ها از محدوده خارج است. اداره حسابداری نمی تواند به مدیر پروژه بیاید و درخواست بدهی ها، حساب های دریافتنی یا حساب های قابل پرداخت را بدهد.
اضافه کردن یک ماژول هنگامی که پروژه تعریف شده است اجازه می دهد دامنه خزش . حامیان مالی پروژه و مدیران پروژه در مقابل دامنه خزنده محافظت می کنند و بسیار مایل به اضافه کردن محدوده پروژه می باشند. افزایش دامنه پروژه، نیاز پروژه به منابع مانند زمان و پول را افزایش می دهد. علاوه بر این، کار بر روی دامنه اضافی، کیفیت کار محصولات را در معرض خطر قرار می دهد.
03 مدیر پروژه خوب
مدیران پروژه معمولا دارای ویژگی های زیر هستند که به آنها کمک می کند تا پروژه را همراه داشته باشند. مدیران پروژه برنامه ریزان هستند آنها در مورد دنباله کاری فکر می کنند و می دانند که چه اتفاقی می افتد پس از آنکه تیم وظیفه ای را انجام داد. آنها برنامه های خوبی دارند، اما همچنین می دانند که چه موقع انعطاف پذیر هستند و از برنامه رد می شوند. مدیران پروژه قابل اعتماد هستند. با موفقیت آنها بسته به کار دیگران، مدیران پروژه به مردم نیاز دارند تا به اهداف و شایستگی خویش اعتماد کنند. اعتماد در رابطه بین مدیر پروژه و حامی پروژه بسیار مهم است. مدیران پروژه تمایل دارند که بیرون بیایند زیرا اکثریت کارهایشان شامل برقراری ارتباط است.
آنها مردم را به تعهدات خود پاسخ می دهند. به عنوان مثال. سرپرست عضو تیم پروژه به مدیر پروژه گفت که عضو تیم می تواند چهار ساعت در هفته به پروژه اختصاص دهد. این عضو تیم دو جلسه هفتگی را در یک ردیف از دست داده و پیشرفت هایی را در انجام وظایف اختصاصی خود در ساختار شکست خورده ایجاد نکرده است. پس از اولین ملاقات از دست رفته، مدیر پروژه با اعضای تیم ملاقات کرد تا درباره غیبت و مهلت های ناموفق صحبت کند. اعضای تیم گفتند که او اولویت های فوری بیشتری دارد. مدیر پروژه مشکوک به این درست نیست، پس پس از دومین ملاقات از دست رفته، مدیر پروژه با سرپرست عضو عضو تیم ملاقات کرد. سرپرست به مدیر پروژه گفت که اطمینان می دهد که رفتار اعضای تیم در اطرافش قرار دارد.
04 مشارکت کنندگان مشارکت کننده
شرکت کنندگان در یک پروژه افرادی هستند که علاقه مند به موفقیت پروژه هستند، اما عضو تیم پروژه نیستند. آنها در مورد پروژه به طور روزانه به عنوان مدیر پروژه یا اعضای تیم پروژه فکر نمی کنند، اما می خواهند در تصمیم گیری های کلیدی و پیشرفت کلی در راستای اهداف پروژه قرار گیرند.
مشارکت کنندگان انگیزه خود را برای متوقف کردن فعالیت های پروژه دارند، اما مسئولیت پروژه این است که آنها را در برابر راه هایی قرار دهند که پیشبرد اهداف پروژه را انجام دهند. در بسیاری از موارد، انجام این کار شامل تعادل ظریف بین دریافت ورودی بیش از حد و گرفتن اطلاعات کم است. مشارکت کنندگان در هر تصمیم گیری نمیتوانند وزن کنند. این پروژه را خنثی می کند و تصمیم می گیرد که مبارزه کند. برعکس، ذینفعان نمی توانند تعطیل شوند زیرا جنبه بزرگ تقریبا در هر پروژه رضایت بخش ذینفعان است.
05 اعضای تیم پروژه اختصاصی
اعضای تیم پروژه کار پروژه را انجام می دهند. بسیاری از اعضای تیم پروژه به وظایف عادی خود به یک پروژه اختصاص داده می شوند، به این معنی که کار دیگری برای جبران کار اضافی که توسط پروژه انجام می شود، کاهش نمی یابد. مدیران پروژه می توانند به اعضای تیم در مورد این موضوع با سرپرستان خود مذاکره کنند، اما مدیر پروژه هیچ گونه مسئولیتی بر مسئولیت های پروژه اعضای تیم خارج از این پروژه ندارد.
تعهد اعضای تیم به پروژه بسیار ارزشمند است. بدون تعهد، لغو مهلت، و محصولات کار با کیفیت خوب نیستند. اعضای تیم اختصاصی انگیزه ای برای دستیابی به اهداف پروژه در زمان، در بودجه و انتظارات کیفی دارند.