استفاده از نمودارهای سازمان به عنوان یک ابزار مدیریت

نمودارهای سازمانی ، و یا نمودار های سازمان به طور خلاصه، برای نشان دادن افراد ساختار مورد نظر سازمان استفاده می شود. این سازمان "رسمی" قرار است که ساختار قدرت شرکت را منعکس کند. بعضی اوقات نمودارهای سازمان فقط باعث خستگی مردم می شود که این ساختار واقعی است. این عمدتا عمدی نیست، بلکه اغتشاش مردم درگیر است.

با این حال، امکان استفاده از یک نمودار سازمان به عنوان یک ابزار مدیریتی نیز وجود دارد، به منظور دستیابی به اهداف سازمان شما.

ما نمونه های معمولی از "استاندارد" Org Charts را بررسی خواهیم کرد. ما در حال گیج کردن نمودارهای سازمان هستید. در نهایت، ما در مورد استفاده از نمودار سازمان به عنوان یک ابزار مدیریت بحث خواهیم کرد.

"استاندارد" نمودار سازمان

نمودار های استاندارد سازمان معمولا برای نشان دادن ساختار مورد نظر سازمان استفاده می شود. این سازمان "رسمی" قرار است که ساختار قدرت شرکت را منعکس کند. اغلب، این تنها ساختار مسئولیت را نشان می دهد. قدرت واقعی در سازمان اغلب خطوط ارتباطی را به جای خطوط در نمودار ارگ دنبال می کند.

نمودارها معمولا به شکل هرمی شکل هستند. آنها مسئولیت بالا را نشان می دهند. زیر او یا او زیردستانهای خوشه ای، معمولا در جعبه های به تدریج کوچکتر است. معمولا افرادی که در سطح افقی یکسان در نمودار Org نشان داده شده اند، درون سازمانی "همسالان" هستند.

این نمودار سازمان از بخش محاسبات کالج امپریال (DOC) نمونه ای از نمودار هرمی است.

رئیس اداره پنج مدیر دارد که به طور مستقیم به وی گزارش می دهند و همچنین یک معاون رئیس و یک کمیته ی تحقیق می باشد. هر یک از مدیران گزارش های مستقیم خود را در بیضی های سبز زیر کمیته های خود نشان داده اند.

چارچوب سازمانی گیج کننده

گاهی اوقات نمودارهای سازمان می توانند مردم را به آنچه ساختار واقعی می دهند اشتباه بگیرند.

این معمولا عمدی نیست، بلکه نشان دهنده سردرگمی مردم است. اگر از روابط کارکردی گروه مطمئن نیستید یا اگر آنها به طور مرتب تغییر کنند، تقریبا غیرممکن است که آنها را دقیق تشریح کنید.

شاید رایج ترین مکان برای پیدا کردن چهره های گیج کننده سازمان در دولت فدرال ایالات متحده باشد. نمودار سازمان برای بخش کامپیوتر علم و ریاضی آزمایشگاه ملی بلوط رجت به سرعت درک ساختار سازمان را نمی دهد. به نظر می رسد پیشنهاد می شود که یازده تن از اعضای هیئت مدیره به طور مستقیم گزارش دهند.

در حالی که میزان کنترل (تعداد گزارش مستقیم که مدیر می تواند به طور موثر نظارت کند) به میزان قابل توجهی متفاوت است، من معتقدم که این یک سازمان بهینه ساز است. من معتقد هستم که برخی از رهبران عملکرد "برابر" هستند. اگر ما نمودار جریان ارتباطات در این سازمان را تعیین کردیم و مقدار زمانی که هر وابسته با مدیر کار می کرد، برخی از گزارش های مستقیم احتمالا باید به عنوان زیرمجموعه های دیگر توابع طبقه بندی شوند.

نمودارهای سازمان به عنوان یک ابزار مدیریت

نمودار Org معمولا یک دستگاه واکنش پذیر است، نه یک دستگاه پیشگیرانه. ما یک سازمان ایجاد کرده ایم و یا اجازه داده ایم که تکامل یابد و رشد کرد.

این دیگر برای مردم درون سازمان روشن نیست یا به افرادی که با آنها تعامل دارند، چه کسی مسئول است. بنابراین ما مجموعه ای از جعبه ها و خطوط را برای نشان دادن همه کسانی که چه کاری را انجام می دهند. سپس خطوط خط نقاشی و دستگاه های مصنوعی مشابه را اضافه می کنیم تا نشان دهد که آنچه که ما برای اولین بار متمرکز کردیم، همیشه اینطور نیست.

با این حال، گزینه بهتر، ساختن یک نمودار سازمان است که نشان دهنده جایی است که شما می خواهید سازمان را به سمت خود بیاورید تا این که نشان دهد که اکنون چگونه است. اگر شما یک سازمان صاف و افقی را می خواهید، به طریقی نقشه Org را به دست آورید. نشان می دهد که شش یا هشت (یا حتی یازده نفر همانطور که در بالا مشاهده کردیم) مدیران به VP گزارش می دهند. نشان می دهد که همه ده برنامه نویس به طور مستقیم به مدیر پروژه گزارش می دهند.

اگر سازمان شما متکی به محافل کیفیت یا تیم های تولید برای انجام مأموریت خود باشد، باید این را در نمودار سازمان شما نشان دهید.

احساس نمی کنید که به دسته بندی های افقی و خطوط عمودی چسبیده باشید. اگر کارکنان شما با انجام این کار به وضوح نقش خود را درک کنند، می توانید از حلقه ها، مثلث معکوس یا هر چیز دیگری که نیاز دارید استفاده کنید.

بسیاری از محصولات نرم افزاری موجود در بازار وجود دارد که به شما نشان می دهد که چگونه می خواهید سازمان شما کار کند. OrgPlus نمونه ای از انواع ابزار است که می تواند برای روشن کردن بسیاری از جنبه های کسب و کار، از جمله نمودار های سازمان، استفاده شود.

راه آن باید انجام شود

مثال زیر نشان دهنده یک نمودار سازمان است که به شدت تحت تاثیر قرار گرفته است. این در یک دوره جدید برای یک شرکت که نیازمند اقدام خلاقانه و جدید از همه کارکنان آن بود، به بازار عرضه شد.

این به وضوح ساختار مسطح و افقی را که برای تقویت ارتباطات و نوآوری طراحی شده است، نشان می دهد. این به وضوح تیمی است که توسط دو افسر عالی رتبه تشکیل شده است، نشان دهنده آنچه که انتظار می رود کارکنان انجام دهند. با این وجود، خط مشی نهایی مسئولیت نهایی را حفظ می کند. رئیس جمهور به وضوح شرکت را رهبری می کند، اما هر کس دیگری می داند که باید نقش خود را برای موفقیت به انجام برساند.

راه یک نمودار سازمان باید باشد

هنوز هم خیلی زود است که بگوییم این نمودار Org اثر مورد نظر را داشته باشد. این فقط چند هفته است. با این حال، افسران شرکت به وضوح آن را به عنوان یک ابزار مدیریت موثر برای کمک به مدیریت سازمان خود در جهت اهداف جدید خود استفاده کرده اند.