کارکنان اغلب نیز باید نامه های ممنوعیت را برای برگ های طولانی تر از غیبت و یا دیگر زمان طولانی خاموش.
حروف قانونی رسمی در موارد دیگر نیز استفاده می شود، مانند عدم حضور در هیئت منصفه یا عدم حضور در مدرسه.
برای راهنمایی در مورد نوشتن یک اظهارنظر رسمی و همچنین دو نمونه نامه به نکات زیر مراجعه کنید: یک نمونه برای فرستادن کارفرما قبل از اینکه کارتان را از دست بدهید و یکی برای بعد باشد.
نکاتی برای نوشتن اخطار رسمی
- فرمت نامه تجاری را دنبال کنید. هنگام نوشتن نامه خود از فرمت نامه رسمی تجاری استفاده کنید. شما می خواهید این حرف حرفه ای باشد
- درک خط مشی کارفرمای شما. قبل از اینکه شما از کار دست بردارید مطمئن شوید که سیاست را می دانید که رئیس شما می داند که شما در آنجا نخواهید بود. می دانید که آیا شما باید رئیس خود را بگوئید، و چگونه باید آن اطلاعات را دریافت کنید (یعنی یک تماس تلفنی، یک نامه، یک ایمیل). همچنین در مورد اینکه پیش از آن شما باید به کارفرمای خود بگویید، نگاه کنید.
- نامه را در اسرع وقت ارسال کنید در صورت امکان، قبل از اینکه کارتان را از دست ندهید، نامه ای عذرخواهی خود را ارسال کنید. شما می خواهید وقت کارفرما خود را برای تخصیص هر یک از وظایف خود بگذارید. اگر از شما خواستار تعلیق غیبت طولانی هستید، این نامه را در اسرع وقت ارسال کنید. اگر زمان کافی برای فرستادن یک نامه رسمی نداشته باشید، به جای آن ایمیل ارسالی را بفرستید.
- آن را کوتاه نگه دارید جزئیات کامل در مورد اینکه چرا کار از دست رفته (مانند یک لیست طولانی از علائم خود را اگر بیمار هستید یا یک داستان دقیق در مورد یک مشکل شخصی) به جزئیات زیادی نپردازید. در عوض، به سادگی به طور خلاصه بیان روز و یا روزهای شما وجود ندارد، و توضیح (به طور خلاصه) چرا.
- پیشنهاد کمک شما ممکن است در برخی موارد به کمک شما برای غیبت خود کمک کنید. به عنوان مثال، ممکن است بگوئید که در طول غیبت شما همچنان در ایمیل شما حضور داشته اید یا ممکن است یک ساعت یا دو ساعت دیگر برای تکمیل برخی از پروژه های خالی آماده شوید. اگر شما می توانید غیبت خود را قبل از آماده سازی آماده کنید، از یک یا دو همکارش یا کارمندان خود برای کمک به تکمیل هر گونه تکلیفی که از دست رفته است، بخواهید. این امر به ویژه هنگامی مهم است که شما درخواست ازدواج طولانی تر دارید.
نمونه آزادی نامه ای (قبل از گم شدن کار)
تاریخ
نام کارفرما
عنوان کارفرما
سازمان
نشانی
شهر، ایالت، کد پستی
آقای عزیز آقایان نام خانوادگی:
لطفا این نامه را به عنوان اعلان رسمی پذیرفتید که از 1 سپتامبر 20XX تا 5 سپتامبر 20XX قادر به حضور در کار نخواهد بود. من در کنفرانس توسعه حرفه ای شرکت می کنم که با او در این هفته صحبت کردم.
من تنظیم کرده ام که در طول ساعات کاری در ایمیل حضور داشته باشم و یک بار در روز با تماس با دفترم تماس بگیرم تا ببینم چه چیزی از دست رفته.
لطفا اجازه دهید من بدانم اگر بتوانم اطلاعات بیشتری را ارائه دهم، یا اگر به هر دلیلی از من بخواهید غیبت من را هموار کند. از شما ممنونم که اجازه دادید این فرصت فوق العاده را به دست آورید
خالصانه،
امضای شما (نامه کتبی)
نام تایپ شده شما
نمونه آزادی نامه ای (پس از گم شدن کار)
تاریخ
نام کارفرما
عنوان کارفرما
سازمان
نشانی
شهر، ایالت، کد پستی
آقای عزیز آقایان نام خانوادگی:
لطفا این نامه را به عنوان اعلان رسمی پذیرفتید زیرا در روز اول سپتامبر 20XX به علت بیماری قادر به شرکت در این کار نبودم. من قبلا وظایف را برای این هفته انجام دادم که در غیاب من از دست رفته بودم.
لطفا اجازه دهید من بدانم اگر بتوانم اطلاعات بیشتری را ارائه دهم. از این که درک می کنید متشکرم.
خالصانه،
امضای شما (نامه کتبی)
نام تایپ شده شما
ارسال یک پیام ایمیل
گاهی اوقات معنی بیشتری برای ارسال یک پیام ایمیل وجود دارد که توضیح عدم حضور شما را می دهد. به عنوان مثال، اگر می خواهید رئیس شما را در اسرع وقت بگوید که شما در محل کار نخواهید بود، ایمیل سریعترین راه برای به اشتراک گذاشتن این اطلاعات است. بعضی از کارفرمایان حتی از کارکنان می خواهند که کارکنان آنها را از طریق پست الکترونیکی هشدار دهند.
اگر برای غیبت شما یک بیانیه پست الکترونیکی بفرستید، مطمئن باشید که ایمیل کوتاه است، به سادگی مشخص کنید تاریخهایی که شما در آن حضور ندارید، و توضیح مختصری برای اینکه چرا شما دور هستید.
همچنین مطمئن شوید که یک خط موضوع مشخص را وارد کنید. شما ممکن است به سادگی "خطاب به کار" را در خط موضوع بنویسید. این به وضوح هدف ایمیل شما را به رئیس خود توضیح می دهد.
اگر ترجیح می دهید پست الکترونیکی خود را بفرستید، در اینجا نحوه ارسال یک پیام ایمیل حرفه ای است .