چرا میخواهید یک ایمیل حرفه ای ارسال کنید؟ تعدادی از دلایل وجود دارد. ممکن است نامه کتبی شما به یک کارفرمای احتمالی ارسال شود، یک نامه متشکر از یک همکار که موافقت کرد مرجع، یک نامه استعفا به رئیس فعلی شما یا یک درخواست نامه ای از توصیه نامه.
ممکن است دلایل دیگری برای ارسال ایمیل های غیر شخصی داشته باشید و در حقیقت، ایده خوبی است که تمام ایمیل های شما سازمان یافته و حرفه ای باشد. در اینجا چیزی است که در پیام های شما شامل می شود، چه چیزی نباید شامل شود و چگونگی بستن، امضا و ارسال پیام های ایمیل شما.
دستورالعمل پیام های حرفه ای ایمیل
این مراحل را برای نوشتن یک ایمیل حرفه ای با کیفیت بالا مرور کنید و همیشه در مورد گیرنده تاثیر زیادی خواهید گذاشت:
- خط موضوع: خط موضوع باید به طور خلاصه هدف خود را برای نوشتن ارسال کنید. خط موضوع شما می تواند به سادگی به عنوان "تشکر از شما" یا "درخواست پیشنهاد" باشد.
- تبریک: حتی اگر شما یک ایمیل بسیار کوتاه بنویسید، شامل یک تبریک است. اگر نام شخص را می دانید، آن را ذکر کنید. به استثنای اینکه شما با نام شخص اول با شخص هستید، آنها را با عنوان خود بنویسید.
- طول: ایمیل خود را تا حد ممکن مختصر بنویسید. مردم تمایل به ارسال ایمیل های طولانی دارند، بنابراین فقط اطلاعات ضروری را شامل می شوند.
- فونت سبک: اجتناب از فانتزی بکر، بازیگوش، و یا رنگی. اینها فقط گیرنده را از پیام واقعی خود منحرف می کنند. جلوگیری از سوء استفاده از جسور و نشانه ای نیز وجود دارد که باعث می شود که یک ایمیل به نظر برسد. در تمام نامه های بزرگ هم نوشتن نکنید؛ این در ایمیل به عنوان عصبانی و یا بیش از حد تحریک می شود.
- شکلک ها: شکلک ها را در یک ایمیل حرفه ای شامل نمی کنید؛ این را برای مکاتبات شخصی ذخیره کنید.
- املا و دستور زبان: فقط به این دلیل که شما در حال نوشتن یک ایمیل هستید، به این معنا نیست که شما باید در مورد املا و دستور زبان غلط باشید. قبل از فرستادن ایمیل خود دقت کنید. یک پیام خطا به گیرنده می گوید که ایمیل شما باید جدی گرفته شود.
- بستن: با یک مختصر "متشکرم"، "بهترین" یا یک ارسال ساده دیگر، و سپس نام خود را بنویسید. اکثر حساب های ایمیل به شما اجازه می دهد امضای خود را با نام، عنوان و اطلاعات تماس خود را در هر ایمیل جاسازی کنید. این یک روش فوق العاده برای ایجاد هر مکاتبات حرفه ای تر است.
نکات اضافی ایمیل حرفه ای ایمیل
هنگامی که ایمیل خود را نوشته اید، قبل از اینکه روی دکمه "ارسال" کلیک کنید، تمام مراحل زیر را طی کنید:
- اطمینان حاصل کنید پیام شما کامل است: دوبار کلیک کنید تا مطمئن شوید که موضوع خط ایمیل شما پر شده است، شما یک امضا را در اختیارتان قرار داده اید، شما پیام را به شخص مخاطب سمت راست ارسال می کنید، و فیلد مخفی را برای ارسال به خودتان کپی کنید، بنابراین شما یک پیغام از پیام ایمیل دارید.
- پیام متنی شما را تایید می کند: قبل از ارسال ضربه، همچنین مطمئن شوید که املا را بررسی کرده اید و دستور زبان و سرمایه گذاری خود را بررسی کرده اید. آنها در مکالمات جستجوی ایمیل به همان اندازه که در نامه ای کاغذی هستند، اهمیت دارند.
- یک پیام ایمیل تست ارسال کنید : قبل از ارسال ایمیل خود، ابتدا پیام خود را برای بررسی کارکرد قالب بندی و هیچ چیز از جای خود خارج نکنید. اگر همه چیز خوب به نظر برسد، پیش بروید و ایمیل را به شرکت یا فردی که با آن تماس می دهید، بفرستید.
- یک کپی از پیام ایمیل به خودتان ارسال کنید: برای ارسال یک کپی از پیام ایمیل به خودتان از یک فیلد مخفی استفاده کنید تا بتوانید پیامی را که پیام شما را ارسال کرده اید و آن را به شما ارسال کنید. شما همچنین می توانید این اطلاعات را در پوشه فرستاده شده خود پیدا کنید.
- فایل کپی های شما: با استفاده از بسیاری از برنامه های ایمیل شما می توانید پوشه ها را ارسال کنید تا هر ایمیل مهم قبلی را پیدا کنید. یک پوشه را برای همه ایمیل های جستجوی کار خود تنظیم کنید و کپی های خود را از پیام ایمیل که در پوشه جستجوی شغل خود ارسال می کنید، ارسال کنید.
ایمیل خود را به صورت منظم بررسی کنید
زمانی که شما در جستجوی شغل هستید، زمانی مهم است که ایمیل خود را به طور منظم و غالبا بررسی کنید، بنابراین از فرصتهای مهم استفاده نکنید. حداقل، ایمیل خود را در صبح و در اوایل بعد از ظهر بررسی کنید، بنابراین به موقع به پیامهایی که دریافت میکنید پاسخ خواهید داد.
این روزها، داشتن یک گوشی هوشمند، می تواند ایمیل شما را در هر کجا که میروید و هر زمان که میخواهید، بررسی کند - بدون اینکه بیش از حد از کامپیوترتان بگذرد. در حقیقت، شما می توانید اطلاعیه ها برای پیام های ایمیل جدید دریافت کنید، بنابراین شما می توانید آنها را در اسرع وقت آنها در صندوق پستی خود را بخوانید.