یاد بگیرید چگونه از حسابرسی پروژه بهره مند شوید

هر پروژه می تواند از یک ممیزی از زمان به زمان بهره مند شود. اما نگران نباشید، به نظر می رسد آن را به عنوان ترسناک نیست. ممیزی پروژه جایی است که یک فرد بی طرف، پروژه شما را بررسی می کند و راهنمایی می کند که چه چیزی می تواند متفاوت باشد تا شانس موفقیت آن بهبود یابد. این مقاله همه چیز را توضیح می دهد و شما را از طریق چگونگی آماده شدن برای ممیزی پروژه می برد.

چگونه رسمی حسابرسی پروژه است

ممیزی پروژه معمولا یک تمرین رسمی است.

معادل غیر رسمی معمولا یک بررسی همکارانه است. این جایی است که یک همکار بر روی پروژه و اسناد مربوط به آن نگاه می کند و به شما می دهد که در آن شما باید زمان بیشتری را صرف کنید.

ممیزی های پروژه رسمی هستند، زیرا معمولا مجموعه ای از پرسش ها را تعریف می کنند و توسط فردی انجام می شود که مرتبا آن را انجام می دهد.

چه کسی انجام حسابرسی پروژه

فردی که حسابرسی پروژه شما را انجام می دهد ممکن است یکی دیگر از مدیران پروژه باشد (احتمالا کسی با تجربه زیادی در اجرای پروژه ها) اما بیشتر احتمال دارد شخصی از دفتر پروژه باشد که اغلب حسابرسی را اجرا می کند.

این فردی است که می تواند خود را بی طرفانه در نظر بگیرد تا مدیر خط خود یا حامی پروژه نباشد. بسته به اندازه پروژه می تواند حتی یک تیم از مردم باشد.

چگونگی آماده شدن برای حسابرسی پروژه

اولین و مهمترین چیزی که سازماندهی می شود این است که کپی اسناد پروژه خود را برای حسابرس برای بررسی داشته باشید.

اگر شما یک هماهنگ کننده پروژه دارید ، از آنها بخواهید تا بسته های اسناد را ترجیح دهند (ترجیحا الکترونیکی). شما باید تمام اطلاعات خود را به آسانی در دسترس داشته باشید، اما حتی اگر این کار را انجام دهید، این مرحله هنوز هم می تواند زمان ببرد. به حداقل، اطمینان حاصل کنید که شما طرح پروژه ، ریسک ورود به سیستم ، ورود به سیستم، بودجه و برنامه در دسترس برای حسابرس داشته باشید.

چه کسی باید درگیر شود

این بستگی به نوع چیزهایی دارد که حسابرس میخواهد نگاه کند. شما، به عنوان مدیر پروژه، باید برخی وقت ها را با آنها صرف کنید. انتظار می رود که اعضای تیم خود را نیز برای گفتگو با حسابرس دعوت کنید.

در نظر داشته باشید که مدت زمان بیشتری صرف کار بر روی وظایف مربوط به حسابرسی می شوند، زمان کمتری برای کار پروژه وجود دارد، بنابراین ممکن است مجددا فعالیت های جدیدی را تغییر دهید و در دوره حسابرسی آهسته تر کار کنید.

چه مدت طول می کشد حسابرسی پروژه

هیچ دوره زمانی مشخصی برای ممیزی پروژه وجود ندارد. در پروژه های بزرگ، شما می توانید آن را طولانی تر طول می کشد. در پروژه های کوچک، حسابرس می تواند ظرف چند ساعت انجام شود. به محض این که می دانید که پروژه شما مورد بازرسی قرار می گیرد، از تیم ممیزی خود بپرسید چه مدت آنها کار خود را پیش بینی می کنند.

چه چیزی ممیزی برای

اگر ممیزی به علت نگرانی خاصی مانند عدم موفقیت هدف های کیفیت شناخته شده باشد، انتظار می رود که این ناحیه عمیقا مورد بررسی قرار گیرد. ممیزی معمول به طور گسترده ای در زمینه های مختلف مدیریت پروژه و تحویل پروژه هایی که در حال انجام آن هستند، مورد بررسی قرار می گیرد. این زمان، هزینه و کیفیت پروژه و مشارکت ذینفعان را پوشش می دهد.

هدف از ممیزی این است که ببینیم آیا پروژه اهداف خود را برآورده می کند یا خیر.

اگر حسابرس احساس می کند که بر اساس عملکرد فعلی پروژه این اهداف را نداشته باشد، وی توصیه هایی را برای اقدام ارائه می دهد.

توصیه های وابسته به آنچه یافت می شود

توصیه هایی که در گزارش حسابرس انجام می شود بستگی به آنچه پیدا کرده اند بستگی دارد. انتظار می رود که آنها مثبت باشند و به گونه ای تعریف شوند که باید به راحتی آنها را اتخاذ کند. آنها باید عملی باشند.

در یک افراطی، حسابرس ممکن است پیشنهاد کند که پروژه شما بسته شده باشد، اگر چه این تنها زمانی اتفاق می افتد که احساس کند که هیچ شانسی برای انجام هر پروژه از این نقطه به جلو وجود ندارد، هر گونه ارزش برای سازمان ارائه می شود.

ممیزی پروژه خود را به عنوان یک تجربه مثبت نگاه کنید. این باید به شما هشدار زود هنگام هر نشانه ای را نشان دهد که پروژه شما در معرض دشواری است و این فرصتی است برای کار با حرفه ای پروژه با تجربه.

پیاده سازی توصیه های خود باید باعث شود شما، تیم و پروژه تان موفقیت آمیز باشد و این فقط یک چیز خوب است.