چگونه یک نامه تجاری بنویسید

کپی رایت Thodonal / iStockPhoto

آیا نیازی به نوشتن یک نامه تجاری دارید؟ مطمئن نیستید در مورد بهترین چیدمان استفاده کنید یا چه چیزی را در نامه خود قرار دهید؟ مهم است که تمام نامه های کسب و کار شما به صورت صحیح فرمت شده و حرفه ای ظاهر می شوند.

هنگامی که شما به کارفرمایان احتمالی، همکاران، ارتباطات حرفه ای و کسب و کار نوشتید، شکل نامه شما تقریبا به اندازه آنچه که در حال نوشتن است مهم است.

اگر نامه به طور صحیح فرمت نشده باشد، بین پاراگراف ها فضای کافی نداشته و از یک فونت یا اندازه فونت غیر سنتی استفاده می کند، این می تواند به شما ضعیف باشد.

دستورالعمل نوشتن کسب و کار نامه

در اینجا دستورالعمل برای نوشتن یک نامه تجاری است، بنابراین تمام مکاتبات شما بهترین نتیجه را می دهد.

حاشیه
حاشیه های تجاری باید در حدود 1 "باشد. این به حرف حرفه ای شما یک نگاه بی نظیر می دهد. شما باید متن خود را به سمت چپ ترمیم کنید؛ این همان چیزی است که اکثر اسناد آنها را هم تراز کرده اند، بنابراین نامه شما قابل خواندن است.

فاصله بین حروف
از دست دادن فضا در نامه خود، یک دید روشن، بدون سر و صدا و آسان برای خواندن ایجاد می کند که خواننده قدردانی می کند. نامه شما باید در قالب بلوک باشد: کل نامه باید به سمت چپ و تنها فاصله باشد، مگر اینکه فاصله بین دو پاراگراف باشد.

اندازه فونت
اندازه فونت سنتی برای نامه حرفه ای 12 است. فونت باید Times New Roman یا Arial باشد. با این حال، اگر شما با استفاده از سربرگ، سربرگ ممکن است در اندازه فونت و سبک متفاوت است.

نوع قلم
نیازی به استفاده از سبک های مختلف در یک نامه حرفه ای وجود ندارد.

از فونت یکنواخت (یک فونت چاپی مانند Times New Roman یا Arial استفاده کنید) و اجتناب از برجسته کردن، کج کردن کیبورد و یا تکه تکه کردن. با این حال، اگر شما از سربرگ استفاده می کنید، سربرگ ممکن است در سبک فونت متفاوت باشد.

متن نامه
متن نامه کسب و کار باید تمیز و قابل خواندن باشد. از نوشتن نامه خود در یک بلوک بزرگ از متن جلوگیری کنید.

متن خود را به چند پاراگراف مختصر تقسیم کنید. این پاراگراف ها باید به سمت چپ باشد؛ این اجازه می دهد تا برای خواندن آسان تر. وقتی نامه خود را تکمیل کردید، از شخص دیگری بخواهید آن را برای شما بخواند. آنها را در نامه ای کوتاه ببندید. آیا متن زیادی در صفحه وجود دارد؟ آیا آسان است که پاراگراف های مشخص را ببینید؟

اطلاعات تماس
بخش اول نامه شما باید شامل اطلاعات تماس شما و اطلاعات مخاطب شخصی که در حال نوشتن هستید نیز باشد. همچنین تاریخی را که در بالای نامه خود نوشته اید را شامل می شود.

نامه محرمانه
مگر اینکه خواننده را خوب بدانید و معمولا با نام خودتان به آنها آدرس دهید، باید نام و نام خانوادگی شخصی خود را در جمله (شامل «عزیز آقای جیمز فرانکلین») وارد کنید. اگر از نام خواننده مطمئن نیستید، عنوان خود را وارد کنید (یعنی "مدیر ارشد بازاریابی"). اگر از جنس خواننده مطمئن نیستید، نام کامل خود را وارد کنید و از عنوان شخصی (یعنی «جیمی اسمیت عزیز») اجتناب کنید. اگر از جنس، نام و عنوان خواننده مطمئن نیستید، به سادگی بنویسید «به چه کسی ممکن است آن را نادیده بگیرد». بعد از تجلیل از یک خط خالی بگذارید.

پاراگراف نامه
پاراگراف نامه حرفه ای باید نسبتا مختصر باشد.

پاراگراف اول ممکن است یک بازنگری کوتاه و یک توضیح مختصر از دلایل خود برای نوشتن باشد. پاراگراف دوم (و هر پاراگراف بعدی) باید بر اساس دلیل شما برای نوشتن باشد. پاراگراف آخر باید دلیل خود را برای نوشتن مجدد و در صورت لزوم، طرح اقدام شما را اعلام کند (یا درخواست نوعی اقدام را توسط خواننده انجام دهد).

بسته شدن
وقتی نامه نوشتاری یا ایمیل خود را بنویسید مهم است که حرف خود را به طرز حرفه ای متوقف کنید، بنابراین نامه شماست، به طور کامل، به خوبی نوشته شده و حرفه ای است.

امضا
هنگام ارسال یک نامه کاغذی، نامه را با امضای خود، دست نوشته، و سپس نام تایپ شده خود را پایان دهید. اگر این ایمیل است، به سادگی نام تایپ شده خود را وارد کنید.

در نهایت فراموش نکنید که قبل از اینکه آن را ارسال کنید، نامه را چک کنید و نامه خود را اصلاح کنید.

باز هم از یک عضو خانواده، دوست یا همکلاسی بخواهید آنرا برای شما بازبینی کند. این همیشه برای جفت دیگری از چشم ها مناسب است زیرا نگاهی به اشتباهات خود دشوار است.

فرمت نامه تجاری
نامه کسب و کار فرمت شده را با اطلاعاتی در مورد آنچه که در هر قسمت از نامه تان قرار دارد مرور کنید.

مثال نامه کسب و کار
نمونه نامه های تجاری برای انواع مکاتبات مربوط به کسب و کار، حرفه ای و اشتغال، از جمله نمونه نامه ها و قالب های پیام نامه و ایمیل.