پاسخگویی برای موفقیت هر پروژه حیاتی است . پاسخگویی به این معنا نیست که یک مدیر پروژه باید بچه ها را نگه می دارد، مردم را به حال خود رها کند و یا کار را انجام دهد. چنین تاکتیک ها موجب نزاع و خصومت نسبت به مدیر پروژه می شود. مدیر پروژه، به جای اینکه تنها کسی باشد که پاسخگو باشد، مسئولیت کامل این پروژه را به عهده گرفتن مسئولیت پروژه میگذارد.
در حالی که مدیر پروژه مسئولیت مهمی در ایجاد محیطی از مسئولیت پذیری دارد، اعضای تیم پروژه مسئولیت خود را دارند و یکدیگر را پاسخگو هستند. در عوض مدیر پروژه تنها در مورد مسئولیت پذیری، کل تیم شرکت می کند.
در اینجا شش راه برای ایجاد پاسخگویی به یک پروژه وجود دارد:
01 آدرس مسئولیت پذیری در جلسه Kickoff
پاسخگویی به عنوان یک اصل بنیادین پروژه مهم است. حامی پروژه و مدیر پروژه بایستی انتظارات خود را در جلسه پیشین روشن کنند. حامی پروژه باید دو مورد پاسخگو را بیان کند. اولا، مدیر پروژه را پاسخگو خواهد ساخت و دوم، مدیر پروژه هر کس دیگری را پاسخگو خواهد کرد.
بر اساس این نکات، مدیر پروژه می گوید که در حالی که حمایت کننده پروژه، مدیر پروژه را پاسخگو می کند، مسئولیت پذیری در این زمینه متوقف نمی شود. مدیر پروژه انتظار دارد که اعضای تیم نیز او را به عنوان پاسخگویی برگزار کنند. علاوه بر این، مدیر پروژه انتظار دارد که اعضای تیم بتوانند یکدیگر را پاسخگو باشند. فراخواندن یکدیگر، تا زمانی که همه اعضای تیم حرفه ای و احترام به دیگران را حفظ کنند تشویق می شود.
این اظهارات یک سیستم حسابرسی روشن را ایجاد می کند. مدیر پروژه در نهایت مسئول موفقیت این پروژه است، اما برای دستیابی به موفقیت، مدیر پروژه انتظار دارد که همه بتوانند پاسخگو باشند و یکدیگر را پاسخگو باشند.
02 ارتباط متقابل وظایف را برجسته کنید
پروژه ها تقریبا همیشه شامل وظایف متقابل هستند. بعضی چیزها باید دنباله ای باشند تا پروژه موفق شود. به عنوان یک مدیر پروژه جزئیات پروژه را به تیم می دهد، مدیر پروژه باید در مورد برجسته سازی ارتباطات وظایف به طور عمدی باشد.
در اینجا یک مثال از وظایف متصل شده است. یک برنامه دولتی با تغییری اساسی در کارهایی که باعث تغییر در قدرت قانونی آن شده است، در حال تغییر است. برای فهم دقیقا چگونگی عملکرد برنامه بعد از تغییر، یک پروژه ذکر شده است . یکی از اعضای تیم پروژه یک مربی حرفه ای توسعه است که برنامه درسی را برای ارائه به کارکنان برنامه ریزی توسعه می دهد. برای توسعه این آموزش، بقیه تیم باید تصمیم بگیرند که چگونه برنامه عمل می کند. مربی تیم را به زمانبندی های تصمیم گیری در ساختار منشور و ساختار شکستگی متهم می کند تا او زمان مناسب برای توسعه برنامه درسی داشته باشد.
گاهی اوقات وظایف همزمان انجام می شود. این ممکن است از ضرورت یا به نفع بهرهوری اتفاق بیفتد. پس از تکمیل وظایف، محصولات کار خود را در یک کار بعدی به کار می برند. ساختار پاسخگویی به عنوان مثال در بالا عمل می کند. کسانی که در کار بعدی کار می کنند، کسانی را که بر روی وظایف قبلی کار می کنند پاسخگو هستند.
مدیر پروژه، نشان می دهد که اعضای تیم چه وظایفی را به یکدیگر متصل می کنند و اینکه چگونه هر عضو تیم نیاز به انجام کارهای خوب برای دیگر اعضای تیم دارد، مدیر پروژه، انگیزه می دهد که اعضای تیم مسئول پاسخگویی یکدیگر باشند. اگر یک عضو تیمی نمیتواند یک وظیفه را شروع کند تا یک عضو تیم دیگر یک کار قبلی را به اتمام برساند، عضو تیم وابسته به موفقیت عضوی دیگر تیم متعهد است و این عضو تیم را برای عملکرد به موقع و با کیفیت بالا پاسخگو خواهد بود.
03 دریافت تعهدات عمومی در مورد اقدامات
مدیران پروژه به دلایل مختلف، جلسات تیم را برگزار می کنند. یک دلیل این است که تعیین مراحل بعدی بر اساس این که پروژه پیشرفت کرده است. در صورت امکان، همه چیز باید بر اساس برنامه باشد، اما زمانی که مسائل غیرمنتظره برطرف شود، باید آنها را مدیریت کرد. مدیر پروژه می تواند از بسیاری، اما نه همه، مراقبت کند.
مهم نیست که چه کسی مسئولیت رسیدگی به یک مسئله را داشته باشد، عضو تیمی که در یک مورد عمل می کند، تعهدی عمومی را به عهده می گیرد. تعهد نباید رسمی باشد، اما همه باید بدانند که انتظار چه چیزی است. هنگامی که کسی به یک مورد عمل موافقت می کند، مدیر پروژه باید اطمینان دهد که دقیقا همان چیزی را که باید انجام شود و دقیقا چه زمانی باید انجام شود.
آیتم عمل باید در یادداشتهای جلسه یا در یک آیتم فعال عمل ثبت شود. فلسفه های مدیریت پروژه های مختلف این کار را متفاوت انجام می دهند. کلید این است که موارد عملی را برای مرجع آینده بنویسید.
04 به صورت عمومی بر روی آیتم های عمل دنبال کنید
وقتی اعضای تیم تعهدات خود را می پذیرند، تمام تیم باید قادر به تکمیل موفقیت آمیز این تعهدات باشند. نوشتن این تعهدات بسیار عالی است، اما اگر هیچ کس تا کنون بر روی موارد اقدام نکرده است، اعضای تیم معتقدند که این تعهدات مهم نیستند. چرا آنها باید از زمانی که هیچ کس نمی پرسد آیا باید انجام دهد؟
همانطور که تعهدات در سطح عمومی صورت می گیرد، مدیر پروژه باید بر این تعهدات عمومی را پیگیری کند. این مردم را مجبور می کند که به حرفشان برسند. شرم عمومی محرک قوی است.
بهترین بخش مدیریت پروژه ها نباید شخص بد باشد. هنگامی که مدیر پروژه فضای پاسخگویی را ایجاد کرده است، هیچ کس بدی نیست زیرا هر کس مسئول پاسخگویی یکدیگر است. تنها زمانی که کسی بد است زمانی است که او از طریق تعهد پیروی نمی کند.
برای مدیر پروژه نیازی نیست که کسی را که از آن پیروی نمی کند، ببخشید. دینامیک گروه از این وضعیت مراقبت خواهد کرد. فشار همسالان می تواند در مد مثبت کار کند. مدیر پروژه صرفا نیاز به توجه به مورد عمل دارد و اجازه دهید شخص مسئول صحبت کند. از زمان به زمان، ممکن است مدیر پروژه ممکن است از سوالاتی در مورد اینکه چرا یک تعهد رفع نشده است، بپرسید، اما معمولا فرد مسئول در مورد اشتباهات، محاسبات یا موانع پیش بینی می کند و تعهد جدیدی را برای تکمیل اقلام اصلی اصلی و احتمالا برای هر دوره ای در عملکرد اجرا می شود.
05 مقابله با عملکرد ضعیف
عملکرد ضعیف یک عضو تیم پروژه یک مسئله است که مدیران پروژه باید با سرعت و دیپلماتیک مقابله کنند . اگر دیگر اعضای تیم پروژه عملکرد ضعیف را تحمل کنند، انگیزه آنها فرو میرود و عملکرد آنها احتمالا به همین ترتیب کاهش خواهد یافت. با این حال، مدیران پروژه نمیتوانند باعث کاهش عملکردهای ضعیف شوند که انتظارات را برآورده نکنند. این یک اقدام متعادل است که به سرعت در حال دست زدن به کارها و مقابله با آنها به صورت انسانی است.
عملکرد ضعیف به خودی خود نمی رود. این امر نمی تواند مجاز به تعویق باشد، در عین حال مدیران پروژه باید زمان لازم برای انجام کارهای ضعیف را برای تصحیح رفتار خود پس از توجه به آنها به ارمغان بیاورند.
06 مسائل مربوط به عملکرد را هنگامی که ضروری است افزایش دهد
اگر مدیریت عملکرد ضعیف یک به یک کار نمی کند، مدیر پروژه باید موضوع را به سرپرست عضو تیم تشدید کند. اگر نتواند این کار را انجام دهد، حامی پروژه باید در وضعیتی قرار بگیرد. با توجه به یک به یک، افزایش به سرپرست و افزایش به حامی مالی، بهترین روش برای رسیدگی به عملکرد ضعیف یک عضو تیم پروژه است. گذر از مرحله ممکن است کسانی را که درگیر آن هستند بیگانه کند و در نهایت وقت را تلف کنند.
قبل از اینکه یک موضوع را به حامی پروژه برساند، مدیر پروژه باید تمام گزینه های دیگر را از بین ببرد. در مورد عملکرد ضعیف، این بدان معنی است که با توجه به موقعیت یک به یک و سپس به سرپرست عضو عضو تیم مراجعه شود.
مدیر پروژه باید با حامی پروژه در مورد آنچه که مدیر پروژه توصیه می کند که حامی پروژه انجام دهد مشخص باشد. اگر مدیر پروژه می خواهد که عضو تیم با یک مدیر خط دوم مشاوره می کند، مدیر پروژه باید چنین بیان کند. اگر مدیر پروژه بخواهد عضو تیم را جایگزین کند، مدیر پروژه باید چنین درخواستی را انجام دهد. اسپانسر پروژه نیازمند گزینه ها و مزایا و معایب هر گزینه است.