یک طرح پروژه، نقطه اوج برنامه ریزی دقیق توسط یک مدیر پروژه است . این اسناد اصلی است که راهنمایی میکند که چگونه پروژه اجرا شود. با توجه به مؤسسه مدیریت پروژه ، این "یک سند رسمی تایید شده است که برای هدایت هر دو اجرای پروژه و کنترل پروژه مورد استفاده قرار می گیرد." این طرح برنامه هاست زیرا مستند سازی درون آن، اهداف مدیر پروژه برای هر موضوع کلیدی پروژه است .
در زیر ذکر شده، عناصر بحرانی در بسیاری از طرح های پروژه وجود دارد. سازمانها فرایندها و پروتکل های خود را برای آنچه که باید در یک طرح پروژه و بیشتر به طور کلی چگونه پروژه ها اجرا شود، انجام نمی دهند، بنابراین همه برنامه های مدیریت پروژه این عناصر را ندارند. با این حال، مدیران پروژه باید همه آنها را در مرحله برنامه ریزی برای جلوگیری از سردرگمی و بدبینی اجباری در طی مرحله اجرای پروژه، در نظر بگیرند.
01 اهداف پروژه
دامنه پروژه 02
همانند اهداف پروژه، دامنه در منشور تعریف شده است؛ با این حال، مدیر پروژه باید دامنه در طرح پروژه را اصلاح کند. یکی از بهترین روش ها برای تعریف آنچه که در محدوده پروژه قرار دارد، تعریف آنچه خارج از محدوده است تعریف می شود. به عنوان مثال، یک پروژه برای به طور خودکار یک فرایند دستی، نیاز به تعریف دامنه در مورد اینکه در آن فرآیند شروع و پایان می یابد به طور مناسب حذف وظایف خارج از محدوده پروژه. این اطلاعات به مدیر پروژه کمک می کند که آنچه در دامنه است تعریف کند.
03 نقطه عطف و تحویل عمده
دستاوردهای کلیدی برای یک پروژه، نقطه عطفی است. محصولات اصلی کلیدی به عنوان مقادیر عمده نامیده می شود. آنها نماینده های بزرگ کار بر روی یک پروژه هستند. یک طرح پروژه باید این موارد را شناسایی کند، آنها را تعریف و تعیین می کند تا زمان لازم برای تکمیل آن.
بگو یک سازمان یک پروژه را برای توسعه نرم افزار جدید متعهد می کند. چنین پروژه دارای نقاط قوت و تحرک است. نتایج عمده ممکن است لیست نهایی مورد نیاز کسب و کار و لیستی از الزامات عملکردی باشد که این نیازهای تجاری را پیاده سازی کنند. پس از آن، این پروژه می تواند نقاط قوت پایان طرح کسب و کار، پایان آزمایش سیستم، پایان پذیرش تست کاربر و تاریخ انتشار نرم افزار داشته باشد. این نقاط عطف محصولات کار با آنها است، اما بیشتر در مورد فرایندها نسبت به محصولات خود بیشتر است.
مهلت مقدماتی و عمده تحویل داده ها لازم نیست تاریخ دقیق باشد، اما دقیق تر آن تاریخ، بهتر است. چیزی با مهلت اکتبر می تواند هر روز در ماه اکتبر از 1 تا 31 به دست آید اما یک مهلت 15 اکتبر باید در تاریخ 15 اکتوبر یا قبل از آن برآورده شود. تاریخ دقیق به مدیر پروژه کمک می کند تا یک ساختار خرابی دقیق کار را انجام دهد.
04 ساختار شکست کار
یک ساختار شکست کاری یا WBS، نقاط قوت و اهداف اصلی پروژه را به تکه های کوچکتر تقسیم می کند تا یک نفر بتواند مسئولیت هر تکه را بر عهده بگیرد. در ایجاد ساختار شکستگی کار، مدیر پروژه، عوامل بسیاری از قبیل نقاط قوت و ضعف اعضای تیم پروژه، وابستگی بین وظایف، منابع موجود و کل تاریخ پروژه را در نظر می گیرد.
مدیر پروژه در نهایت مسئول موفقیت این پروژه است، اما او نمیتواند کار را به تنهایی انجام دهد. WBS ابزاري است كه مدير پروژه براي اطمينان از پاسخگويي در پروژه استفاده مي كند زيرا به حامي پروژه، اعضاي تيم پروژه و سهامداراني كه مسئول آن چه هستند، مي گويد. اگر مدیر پروژه در مورد یک وظیفه نگران باشد، مدیر پروژه دقیقا می داند چه کسی با این نگرانی مواجه خواهد شد.
05 بودجه
بودجه پروژه نشان می دهد که چقدر پول برای انجام پروژه اختصاص داده شده است. مدیر پروژه مسئول گسترش این منابع به طور مناسب است. برای یک پروژه که دارای فروشنده است، مدیر پروژه تضمین می کند که محصولات با توجه به شرایط قرارداد تکمیل شده و با توجه به کیفیت مورد توجه قرار می گیرند. برخی از بودجه های پروژه به برنامه منابع انسانی پیوند دارند.
06 برنامه منابع انسانی
برنامه منابع انسانی نشان می دهد که چگونه این پروژه کار خواهد کرد. گاهی اوقات به عنوان طرح کارکنان شناخته می شود. این طرح تعریف می کند که چه کسی در تیم پروژه شرکت خواهد کرد و چه مقدار از تعهد زمان، انتظار می رود که هر فرد انتظار داشته باشد. در ایجاد این طرح، مدیر پروژه با اعضای تیم و ناظران خود در مورد چگونگی زمان هر عضو تیم می تواند به پروژه مذاکره کند. اگر کارکنان نیاز به مشورت در پروژه داشته باشند، اما بخشی از تیم پروژه نیستند، این نیز در برنامه کارکنان مستند شده است. باز هم مشاوران مناسب مشورت می شوند.
07 برنامه مدیریت ریسک
بسیاری از چیزها می تواند بر روی یک پروژه غلبه کند. در حالی که هر گونه فاجعه احتمالی یا عفونت های جزئی غیر قابل پیش بینی است، بسیاری می توانند پیش بینی شوند. در طرح مدیریت ریسک، مدیر پروژه خطرات پروژه را شناسایی می کند، احتمال این خطرات اتفاق می افتد و راهکارهایی برای کاهش این خطرات. مدیر پروژه به دنبال ورودی از حامی پروژه، تیم پروژه، ذینفعان و کارشناسان داخلی است.
استراتژی های مقابله با خطرات در معرض خطراتی هستند که ممکن است رخ دهد یا هزینه های بالا برای آنها باشد. خطراتی که بعید به نظر می رسد و کسانی که هزینه های کمتری دارند، در طرح ذکر شده است؛ با این حال، آنها ممکن است استراتژی های کاهش استرس را نداشته باشند.
08 برنامه ارتباطات
یک طرح ارتباطی چگونگی معرفی یک پروژه به مخاطبان مختلف را شرح می دهد. همانند ساختار شکست خورده، یک طرح ارتباطی مسئولیت تکمیل هر جزء را به اعضای تیم پروژه می دهد.
هر پیام دارای مخاطب مورد نظر است. مدیران پروژه اطمینان می دهند که هر پیام به مخاطبان خاص خود متصل است. برنامه های ارتباطی به مدیران پروژه کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات درست در زمان مناسب به افراد مناسب می رسد.
09 برنامه مدیریت ذینفعان
یک برنامه مدیریت سهامداران مشخص می کند که چگونه سهامداران در این پروژه مورد استفاده قرار می گیرند. گاهی اوقات ذینفعان فقط نیاز به دریافت اطلاعات دارند. این را می توان در برنامه ارتباطات مورد توجه قرار داد. اگر بیشتر از ذینفعان مورد نیاز است، یک طرح مدیریت ذینفع، چگونگی به دست آوردن آن را مشخص می کند.
10 برنامه مدیریت تغییر
یک طرح مدیریت تغییر، یک چارچوب برای ایجاد تغییرات در پروژه را ایجاد می کند. مدیران پروژه تمایل دارند از تغییرات پروژه جلوگیری کنند. با این حال، تغییرات گاهی اجتناب ناپذیر هستند. طرح مدیریت تغییر پروتکل ها و فرآیندهای ایجاد تغییرات را فراهم می کند. برای پاسخگویی و شفافیت حیاتی است که حامیان پروژه، مدیران پروژه و اعضای تیم پروژه از طرح مدیریت تغییرات پیروی می کنند.