بسیاری از نوشتن برای کسب و کار، غافلگیرانه، ضعیف نوشته شده است، سازماندهی نشده، فرورفتگی و اصطلاحا ناقص است.
اغلب اوقات بیش از حد طولانی یا خیلی کوتاه است. همه این صفات به نوشتن کسب و کار بی اثر کمک می کند.
این که آیا شما یک پیشنهاد فروش، یک ایمیل به رئیس خود و یا یک کتابچه راهنمای دستورالعمل برای یک بسته نرم افزاری می نویسید، گام های خاصی برای اثربخشی شما وجود دارد. این پنج مرحله را دنبال کنید:
- سازماندهی مواد خود را
- مخاطبان خود را در نظر بگیرید
- افکار خود را بنویسید
- متن خود را اصلاح کنید
- مطالب خود را ویرایش کنید
سازمان کلید است
اگر مواد خود را سازماندهی نکنید، به خوبی جریان نخواهد یافت و معنی ندارد. نوشتن می تواند ساده یا پیچیده باشد. هنگام نوشتن ایمیل با اعلام یک جلسه کارکنان، این به همان اندازه جمع آوری افکار شما ساده است. از سوی دیگر، اگر پیش نویس نتایج حاصل از تجربیات تجارتی فیزیکی خود را آماده کرده اید، احتمالا نیاز دارید که قبل از مواد جامد تهیه کنید. هر کاری که بدون سطح مناسب سازمان (حتی سازماندهی افکار خود را) انجام دهید، ممکن است شامل همه چیزهایی باشد که نیاز دارید یا نتوانید مهمترین موضوعات را برجسته کنید.
ناکامی یا تمرکز نادرست کسب و کار شما را کمتر روشن می کند.
مخاطب خود را بشناسید
قبل از شروع به نوشتن، در مورد مخاطبان مورد نظر خود فکر کنید. به عنوان مثال، ارائه یک برنامه جدید 401 (k) شرکت شما ممکن است در زمانی که به CFO و همچنین کارکنان داده می شود همان تصویری را داشته باشد، اما سطح اطلاعاتی که در اختیارتان قرار می گیرید متفاوت خواهد بود.
شما همچنین باید تن را در نظر بگیرید. یک ایمیل سریع به تیم خود، به یادآوری آنها از انتخاب شرکت سالانه شرکت، همانطور که شما در مورد گزارش سالانه شرکت شما نیست، همان لحظه ای نیست.
همچنین، به یاد داشته باشید که اگر به تمرکز بر آنچه که می خواهید آنها را به شنیدن و نه آنچه که می خواهید بگویید، تمرکز بیشتری برای مخاطبان خود برقرار کنید.
یک کلمه درباره نوشتن خوب
نویسنده های خوب سبک های نوشتن دارند. بعضی ترجیح می دهند همه چیز را بنویسند و سپس برگشت و ویرایش کنند. دیگران ترجیح می دهند که آنها را ویرایش کنند. گاهی اوقات سبک مورد نظر آنها بسته به آنچه در حال نوشتن هستند متفاوت است.
همانطور که می نویسید (و یا زمانی که شما ویرایش) طولانی آگاه باشید. شما باید کلمات کافی برای معنای خودتان را روشن کنید، اما از کلمات غیر ضروری استفاده نکنید فقط آن را گلدار کنید. نوشتن کسب و کار باید روشن و مختصر باشد، نه متضاد و گلچین. به یاد داشته باشید هیچ کس در کسب و کار زمان برای خواندن بیش از حد لازم است.
از سوی دیگر، قطعه خود را خیلی کوتاه نکنید. شما باید به اندازه کافی بنویسید تا معنی شما روشن باشد و اشتباه نگیرید. تصور کنید اگر یک قطعه تجهیزات در یک انبار برچسب "استفاده شده اما خوب است". معلوم نیست که این بدان معنی است که قطعه تجهیزات زیادی مورد استفاده قرار گرفته است یا اینکه قطعه تجهیزات دیگر تازه، اما هنوز هم کاربردی است.
چند کلمه اضافی می توانست معنی را روشن کند. همچنین از استفاده از اصطلاحات و اختصارات اجتناب کنید زیرا ممکن است به خوانندگان مختلف معنی مختلفی داشته باشد. صرفنظر از سبک نوشتاری شما، همه نویسندگان مجبور به ویرایش و ویرایش همه مطالب نوشته شده، حتی ایمیل هستند.
متن اصلاح و ویرایش
صرف نظر از سبک نوشتن شما، همه نویسندگان نیاز به ویرایش و ویرایش تمام مطالب کتبی، حتی ایمیل دارند. پس از انجام نوشتن، کار خود را اصلاح کنید. بعدا می توانید آن را ویرایش کنید. تصحیح کردن دوباره خواندن آنچه که شما نوشتید برای اطمینان از اینکه همه کلمات در سر شما آن را به درستی بر روی کاغذ ساخته شده است. از آنجایی که مغزهای ما سریعتر از انگشتان ما کار می کنند، ممکن است کلمات را حذف کنید، پایان دادن را ترک کنید، یا از توموگرافی اشتباه استفاده کنید (به عنوان مثال "وجود دارد" به جای "خود"). تصحیح این اشتباهات را جلب می کند. بدیهی است، اصلاح کردن یک خط یک خط آسان است و فقط با نگاه کردن به آن به عنوان تایپ شما ممکن است کافی باشد.
با این حال، اگر شما در حال نوشتن یک کتابچه راهنمای دستورالعمل، اصلاح متن خود را پیچیده تر خواهد شد و طول می کشد.
پس از اینکه مواد خود را ویرایش کنید، زمان ویرایش است. گاهی اوقات ویرایش و اصلاح می تواند به طور همزمان انجام شود، اما زمانی که به صورت متوالی انجام می شود، موثرتر است.
دلیلی که شما ویرایش میکنید، اصلاح یا تغییر دادن چیزی است که شما نوشتهاید تا صدای مواد (و خواندن) بهتر شود. هنگام نوشتن برای کسب و کار، این به معنی اصلاح خطاها و ایجاد متن به عنوان روشن و مختصر در صورت امکان است.
شما رمان نوشتن ندارید
هنگامی که شما برای کسب و کار نوشتید، رمان "بزرگ آمریکایی" را نمی نویسید. نوشتن شما باید در صورت لزوم توصیفی باشد، اما لازم نیست تصاویر رنگی واژگانی را با استفاده از تعداد زیادی کلمات و ارقام بیان کنید. اگر شما به معنای "خانه های شیشه ای" هستید، "خانه های شیشه ای" را بنویسید، "خانه های شیشه ای" بنویسید.