طرح فرایند مدیریت زمان پروژه

مدیریت زمان پروژه یکی از 10 منطقه دانش PMP برای مدیران پروژه است. این رشته مدیریت پروژه است که به بررسی میزان زمان لازم برای انجام کار می پردازد.

این مقاله به بررسی منطقه دانش مدیریت زمان پروژه از A Guide to Knowledge Management Project (PMBOK® Guide) - نسخه پنجم است. راه های دیگری برای بررسی برنامه ریزی پروژه وجود دارد اما اگر شما در صدد صدور گواهینامه PMP® خود هستید، رویکرد PMBOK® Guide یکی از موارد زیر خواهد بود و برای مدیران پروژه نیز مناسب است.

فرآیندهای مدیریت پروژه زمان

مدیریت زمان پروژه در PMBOK® Guide از 7 فرایند ساخته شده است. فرآیندهای مدیریت زمان پروژه عبارتند از:

  1. برنامه ریزی برنامه مدیریت
  2. تعریف فعالیت ها
  3. فعالیت های دنباله ای
  4. برآورد منابع فعالیت
  5. برآورد زمان فعالیت
  6. برنامه را بسازید
  7. برنامه کنترل

بیایید نگاهی عمیق تر به هر کدام از اینها داشته باشیم.

برنامه ریزی فرایند مدیریت برنامه

این مرحله است که در آن شما تمام سیاست ها، رویه ها و اسناد مورد نیاز برای مدیریت برنامه پروژه خود را از اولین طرح خود، توسعه مداوم، اجرای و سپس کنترل برنامه را ایجاد کنید.

خروجی انجام این برنامه ریزی، تولید یک برنامه مدیریت زمان است. با این حال، در زندگی واقعی، شما احتمالا یک برنامه جداگانه برای مدیریت برنامه خود ندارید. بخش عمده ای از آنچه شما در اینجا کار می کنید، در طرح مدیریت پروژه شما قرار می گیرد ( نحوه نوشتن یک طرح مدیریت پروژه در اینجا ) و این کاملا مناسب است.

فرایند فعالیت را تعریف کنید

این روند شناسایی و اسناد مورد نیاز برای تولید نتایج پروژه را نشان می دهد. به عبارت دیگر، وظایف پروژه را مشخص می کند. شما از اظهارنامه محدوده ای که در طول فعالیت های مدیریت محدوده قرار داده اید را برای کمک به شکستن کار به وظایف فردی استفاده می کنید.

خروجی اصلی از طریق این کار این است که شما با یک لیست تعریف شده از وظایف پروژه پایان دهید. این مفید است به عنوان آن ورودی اصلی برای روند بعدی است.

روند فعالیت فرآیند

با استفاده از لیست کار خود، در حال حاضر شما باید آنها را در جهت درست قرار دهید. در پایان این فرایند، شما می توانید دیدگاه روابط بین وظایف پروژه داشته باشید. این فرایند به شما کمک می کند تا کار پروژه خود را در جهت درست انجام دهید تا بتوانید از منابع پروژه به طور موثر استفاده کنید و در اسرع وقت ارائه کنید.

راهنمای PMBOK® در مورد تولید یک نمودار شبکه به عنوان خروجی این فرآیند صحبت می کند، اما این به ندرت لازم است و قطعا هیچ کاری نیست که شما بخواهید با دست انجام دهید. اگر بخواهید به دلایلی نمودارهای شبکه را انجام دهید، از آن برای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه خود استفاده کنید. در نهایت، با این حال، لیستی از وابستگی ها و تاریخ های بالقوه شروع و پایان برای وظایف به همان اندازه خوب و زمان گیر است.

برآورد فرآیند منابع فعالیت

هنگامی که شما می دانید که چه کاری انجام می دهید، قدم بعدی این است که چه منابعی را برای دستیابی به آن نیاز دارید. فرآیند منابع برآوردی با این کار کمک می کند. در این فرآیند شما باید منابع انسانی، تجهیزات و منابع مورد نیاز خود را به علاوه مقدار مورد نیاز برای هر یک از آنها را به کار ببرید.

برآورد طول مدت فعالیت

این مرحله جایی است که کار سختی برای محاسبه طول مدت هر وظیفه انجام می شود. در طی این فرآیند شما با استفاده از منابعی که شناسایی کرده اید، چقدر طول می کشد تا هر فعالیت را انجام دهید.

فراموش نکنید که با در دسترس بودن منابع و تعطیلات با مدت زمان فعالیت خود را در نظر بگیرید. فقط به این دلیل که یک کار تنها 8 ساعت طول می کشد، به این معنا نیست که آن را به صبح پایان دهد.

فرآیند برنامه ریزی را بسازید

در نهایت، شما هم اکنون می توانید برنامه پروژه خود را با هم ترکیب کنید. با تمام اطلاعات جمع آوری شده از فرآیندهای فوق، باید آسان باشد.

توسعه برنامه یکی از فرآیندهای پیچیده در راهنمای PMBOK است. 13 ورودی وجود دارد (همه چیز فوق به علاوه خطرات، دامنه و عناصر مربوط به متن پروژه). برنامه خود تنها یکی از خروجی است، اما دیگران (به نظر من) کمتر اهمیت دارند.

پس از همه، از طریق تمام این موارد رفته اید تا برنامه ای را که یک سند مهم برای مدیریت عملکرد پروژه شما است، بدست آورید.

برنامه شما نباید یک نمودار گانت باشد. در اینجا 5 جایگزین برای نمودارهای گانت وجود دارد که برای شما در نظر گرفته شده است.

فرآیند برنامه ریزی کنترل

در نهایت، فرایند کنترل برنامه به شما می دهد ابزارهایی که برای نظارت و به روز رسانی برنامه پروژه خود نیاز دارید، اطمینان حاصل کنید که تغییرات به درستی مدیریت می شوند و شما کنترل زمان های پروژه خود را حفظ می کنید.

آماده سازی برنامه پروژه و ردیابی آن بعد از آن قطعات بزرگی از کار است، اما ارزش آن را می دانیم که شما برنامه ای دارید که می توانید با آن اطمینان داشته باشید.