کارفرمایان فرض می کنند که افرادی که استخدام می کنند، می دانند چگونه کارهای خاصی انجام دهند. به عنوان مثال، رئیس شما انتظار دارد که شما بدانید که چگونه یک ایمیل حرفه ای بنویسید و به درستی به تلفن پاسخ دهید. این وظایف بسیار ساده است، اما دیگران کمی پیچیده تر هستند - مثلا برای اشتباه عذرخواهی می کنند. این چیزی نیست که همه می دانند که چگونه باید انجام دهند. در اینجا هشت وظیفه، برخی ساده و بعضی نه، که هر کس باید استاد باشد:
- ارسال یک ایمیل حرفه ای: اگر شما زیر 30 سال سن دارید، احتمالا شما از طریق ایمیل از آنجایی که شما چگونگی نوشتن را می دانید، استفاده می کنید. آنچه شما ممکن است نمی دانید این است که تفاوت بین ارسال ایمیل به دوستان شما و استفاده از این رسانه برای مکاتبات مربوط به کار وجود دارد. در هنگام نوشتن به دوستانتان، شما ممکن است در تمام حروف کوچک، با استفاده از عبارات و اختصارات بنویسید و شاید حتی با اشتباهات و لغوی گرامر بد بدانید. کنتراست با ایمیل حرفه ای، که در آن همان چیزها در میان "انجام" نیست، که شما باید با توجه به همکاران، رئیس یا مشتریان خود توجه داشته باشید. خواندن بیشتر: نکاتی برای نوشتن ایمیل حرفه ای .
- نوشتن یک یادداشت یا نامه تجاری: سخت است تصور کنید که نیاز به ارسال یک نسخه کاغذی از یک یادداشت یا نامه به جای ایمیل، اما ممکن است اتفاق بیفتد. در صورتی که تا به حال این کار را انجام دادید، باید بدانید که چگونه این کار را به درستی انجام دهید. بیشتر بخوانید: فرم نامه مناسب کسب و کار.
- پاسخ به تلفن و برقراری تماس تلفنی: شما در حال ساخت و دریافت تماس تلفنی تمام عمر خود را. البته، شما می دانید که چگونه این کار را انجام دهید: تلفن را انتخاب کنید و سلام کنید (یا در صورت برقراری تماس، از فردی که مایل هستید صحبت کنید). برای تماس های تلفنی شخصی خوب است، اما نه برای تماس های تجاری. هنگامی که شما به یک تماس پاسخ می دهید، همیشه خود را شناسایی کرده و نام بخش یا شرکت خود را مشخص کنید. نام شما را به فردی که در هنگام تماس گیرنده تلفن پاسخ می دهد، بفرستید و سپس به او و یا او بگویید که شما در حال تلاش برای رسیدن به آن هستید. بیشتر بخوانید: شما در خدمت من بودید: دانستن آداب تلفن مناسب .
- معرفی معرفی: زمانی که شما یک نفر جدید را ملاقات می کنید، مودبی است که خودتان را به او معرفی کنید. همچنین رفتارهای خوب برای معرفی افراد به یکدیگر است. در یک وضعیت مرتبط با کار، همیشه بهترین استفاده از نام و نام خانوادگی است. برای مثال، وقتی فردی را برای اولین بار ملاقات می کنید، «سلام، من مریم اسمیت» را می گویم. شما همچنین می توانید این کار را زمانی انجام دهید که به فردی که پیش از این ملاقات کرده اید بپردازید اما نامی که به یاد نمی آورید. در این مورد، می توانید اضافه کنید "من می دانم که ما قبلا ملاقات کرده ایم، اما من می ترسم نام شما را فراموش کنم." احتمالا آنها هم به یاد نمی آورند! مثلا "معرفی جانشین"، جونز جونز، می خواهم پیتر اسمیت را ملاقات کنم. "
- ضبط دقیقه در جلسه: بسیاری از مشاغل شامل حضور در جلسات، حداقل گاهی اوقات. اغلب لازم است که سوابق نوشته شده، به نام دقیقه، از این جلسات نگهداری شود. در برخی موارد، فردی که در جلسه حضور دارد می تواند از شما درخواست کند تا این دقیقه را بگذرانید. هنگام انجام این کار، باید اسامی شرکتکنندگان را که در حال حاضر حضور دارند ضبط کنید و با دقت یادداشتهایی را که همه آنها در مورد آنها صحبت میکنند خلاصه کنید. شما همچنین باید دقیقه بعد از جلسه تایپ کنید. خواندن بیشتر: برگزاری جلسات نشست
- نوشتن یک فهرست انجام: به تنهایی یا گاهی اوقات، ممکن است مجبور شوید کارهای متعددی انجام دهید. بهترین راه برای پیگیری همه ی آنها این است که فهرست "انجام" را نگه دارید. کلیه وظایفی که مسئولیت آن را تشکیل می دهید را بنویسید، با تاریخ های تعیین شده اولویت پیدا کنید. این که آیا شما از یک برنامه تلفن، نرم افزار کامپیوتر یا یک تکه کاغذ استفاده می کنید، مطمئن شوید که می توانید موارد را تا زمانی که آنها را تکمیل می کنید، چک کنید یا از آن خارج شوید. همچنین، تاریخ را یادداشت کنید موارد را حذف نکنید، زیرا می خواهید قادر به پیگیری مواردی باشید که انجام داده اید.
- عذرخواهی برای یک اشتباه: برای عذرخواهی برای یک اشتباه، مجبور خواهید شد اعتراف کنید که شما آن را ساخته اید. این کار سختی است، اما لازم است. ضروری است که به سرعت به سرعت عمل کنید - به محض این که خطای خود را متوجه شوید، با رئیس خود صحبت کنید یا هرکسی دیگر آن را تحت تاثیر قرار دهد. سعی کنید یک برنامه در ذهن داشته باشید تا اشتباه را اصلاح کنید. بیشتر بخوانید: اگر اشتباهی در کار انجام دهید، چه کاری انجام دهید ؟
- تماس در بیمار: هیچکس دوست ندارد که بیمار شود، اما حتی بیشتر از آن، اکثر مردم از دیدن بیمار به کار کردن متنفرند. یک بازار شغلی ناامید شده است که ما را به باور ما حضور ما در دفتر (و یا در هر کجا که محل کار شما اتفاق می افتد) از اهمیت زیادی برخوردار است. در حالی که درست است که شما نباید روزهای مریض را بی نیاز کنید، باید سعی کنید از کارکنان خود آگاه نباشید. اقامت در خانه اگر چیزی داشته باشید که می تواند بگیرد! اطمینان حاصل کنید که مراحل اعلان کارفرمای خود را دنبال کنید. ادامه مطلب: تماس در بیمار به کار