1. ذهن خود را
حتی در یک جهان که در آن ما با عجله به انجام کارها در اسرع وقت به منظور حرکت به کار بعدی، وقت خود را برای استفاده از رفتارهای خوب در ایمیل خود استفاده کنید.
نگران نباشید بگوئید "لطفا" و "متشکرم".
هنگامی که با افرادی صحبت می کنید که به خوبی یا به طور کلی نمی دانند و یا با آنها فقط یک رابطه رسمی دارید، آنها را با عنوان و نام خانوادگی خود بنویسید، مگر اینکه از شما خواسته باشید که دیگران را انجام دهید. به عنوان مثال می گویند "عزیز آقای سفید" یا "خانم گرمی عزیز" اگر به ایمیل پاسخ داده اید و فرستنده پیام اصلی آن را تنها با نام اصلی خود امضا کرده اید، می توانید با خیال راحت فرض کنید این درست است که به همان شیوه به آنها پاسخ دهید.
2. لحن خود را تماشا کنید
تن این است که چگونه شما، به عنوان یک نویسنده، می توانید نگرش خود را در یک پیام ایمیل بیان کنید. این بر چگونگی دریافت آن تاثیر می گذارد. معمولا میخواهید اطمینان حاصل کنید که به عنوان دریافت کننده به عنوان احترام، دوستانه و قابل درک باشد. شما نمی خواهید صدا را خاموش کنید یا خواستار باشید پیام خود را چند بار قبل از ارسال پیام ارسال کردید.
در هنگام نوشتن به کسی که پیش از آن با آن ارتباط برقرار کرده اید، ابتدا با گفتن یک دوستی مانند "من امیدوارم که شما خوب است". در حالی که emojis ممکن است به شما کمک کند که راحت تر صدای خود را به راحتی انتقال دهید، از استفاده از آنها در ایمیل حرفه ای خودداری کنید، مگر اینکه به شخصی که با شما ارتباط بسیار غیر رسمی داشته باشید نوشتید.
هنگام نوشتن یک کارفرمای احتمالی، از آنها استفاده نکنید.
این همیشه برچسب تجارت الکترونیکی ضعیف است برای نوشتن یک ایمیل و یا بخشی از یک در تمام حروف بزرگ. این باعث می شود شما مانند شما فریاد بزنید.
3. مختصر باشد
افراد مشغول هیچ وقت و یا تمایل ندارند بیش از یک دقیقه صرف خواندن یک ایمیل شخصی کنند.
اگر می خواهید که گیرنده خود را به سرعت پیام خود را بخوانید و هنوز هم آن را درک کنید، باید آن را کوتاه نگه دارید.
با این وجود، جزئیات مربوطه را ترک نکنید. اطمینان حاصل کنید که پیام شما به وضوح دلیل شما را برای نوشتن آن در وهله اول بیان می کند. هیچ کس زمان را صرف نجات نمی دهد در حالی که شما تلاش می کنید توضیحات مربوط به جزئیات را نادیده بگیرید.
4. از استفاده از اختصارات پیام کوتاه استفاده نکنید
حتی اگر بخواهید زمان را صرفه جویی کنید، نباید از اختصارات پیام کوتاه در ایمیل حرفه ای خود استفاده کنید. اگر شما بسیاری از متن ها را به عنوان بسیاری از متن ها انجام می دهید، ممکن است عادت به استفاده از نوعی کلمات کوتاه برای صحبت با دوستان خود داشته باشید. به عنوان مثال، شما می توانید به جای "شما"، "خود" و "لطفا" از "تو"، "اور" و "plz" استفاده کنید. این اختصارات مکانی در مکالمات کسب و کار ندارند، مگر اینکه گیرنده کسی باشد که با شما ارتباطی گاه به گاه داشته باشد.
5. از یک آدرس ایمیل حرفه ای استفاده کنید
برای پیام های مربوط به شغل فعلی شما، همیشه از آدرس ایمیل که کارفرما به شما اختصاص داده است استفاده کنید. با این حال، شما نباید هرگز از آن برای ارسال پیام هایی که به کار شما مرتبط نیست، استفاده کنید، مثلا اگر شما به دنبال یکی از آنها هستید. به جای آن از یک حساب ایمیل شخصی استفاده کنید.
برای مثال اگر یک حساب کاربری شخصی نداشته باشید، یکی از ارائه دهنده خدمات اینترنتی شما هنگام ثبت نام برای سرویس، یک حساب ایمیل رایگان دریافت کنید.
برای تنظیم یک آدرس که به نظر حرفه ای، از Gmail یا سرویس دیگری استفاده کنید. از هر چیزی احمقانه یا حیرت انگیز استفاده نکنید ابتدا و نام خانوادگی شما یا نام کامل شما انتخاب مناسب هستند.
6. املا و گرامر تعداد را فراموش نکنید
ضروری است که ایمیل خود را به دقت بررسی کنید. هرگز از این مرحله انتقادی نادیده بگیرید، مهم نیست که چقدر مشغول هستید چیزهایی که می خواهید توجه داشته باشید عبارت املا و دستور زبان مناسب است. علاوه بر تلفظ صحیح واژگان به طور صحیح، شما همچنین می خواهید حق نام خانوادگی افراد، از جمله گیرنده و نام شرکت خود را درست کنید.
مراقب باشید که بیش از حد به کاراکترهای املایی متکی باشید. آنها ممکن است اشتباهات کلمات را نادیده بگیرند. به عنوان مثال، یک چکار طلسم کلمه "به" را در جمله لغو نمی کند، "من برای شما سوالاتی دارم"، حتی اگر در این زمینه، آن باید "دو" باشد. با استفاده از یک فرهنگ لغت آنلاین رایگان مانند Merriam-Webster، املای دوگانه را بررسی کنید که شما مطمئن نیستید.