یا یک فقیر در هنگام استفاده از تلفن در محل کار، نکات زیر باید مورد توجه قرار گیرد:
- بلع اول
به عبارت دیگر، هنگام برقراری تماس و یا پاسخ دادن به تلفن، دهانتان باید غیرقانونی باشد. شما می خواهید قادر به صحبت به وضوح و غیر ممکن است اگر شما جویدن یا بلعیدن. - نام و رتبه لطفا
هنگام دریافت تماس در محل کار باید خود و شرکت و بخش خود را در صورت لزوم شناسایی کنید. اگر تماس گیرنده از خط اصلی این شرکت به شما منتقل شده باشد، می توانید نام و واحد خود را فقط در اختیار داشته باشید. فردی که ابتدا به تماس پاسخ داد، به احتمال زیاد نام شرکت را به خود اختصاص داد. هنگامی که شما تماس گیرنده هستید، قبل از درخواست شخصی که می خواهید به آن دسترسی پیدا کنید، به همان شیوه خود را شناسایی کنید. - رفتارها واقعا مهم هستند
همیشه بدون توجه به اینکه در انتهای دیگر خط هستید، مودب باشید. آیا شما با یک مدیر خدمات پذیرش یا رئیس جمهور شرکت صحبت می کنید، هرگز فراموش نکنید که بگوئید و از شما متشکرم. به غیر از این واقعیت که هر کسی شایسته احترام است ، فردی که به تماس شما پاسخ می دهد، می تواند مطمئن شود که به درستی مورد رسیدگی قرار می گیرد.
- تمرکز: در حالیکه همه ما دوست داریم که چندین کار را انجام دهیم (یا تلاش کنیم) در حالی که شما در تماس هستید از تمایل به چیزهای دیگر خودداری کنید. شما باید فردی را که با آن صحبت می کنید، توجه نکنید. ایمیل شما، رسانه های اجتماعی و بازی ها می توانند صبر کنند
- در حال حاضر نگه دارید
اول از همه باید از تمام مکالمات دیگری که در گوشی دارید، جلوگیری کنید. واقعیت گاهی اوقات از طریق راه می افتد. ممکن است مجبور شوید با کسی که به دفتر یا اتاق خواب خود می آید صحبت کنید یا تماس دیگری بگیرید. خودتان را ببخشید و سپس مکالمه خود را فقط چند ثانیه محدود کنید. کسی را ترک نکنید که به طور نامحدود منتظر است. اگر شما نمی توانید به سرعت از موضوع دیگر مراقبت کنید، اما باید بلافاصله آن را بجای قرار دادن فردی که با آن صحبت کرده اید، بپرسید که آیا می توانید در زمان مناسب برای او تماس بگیرید.
- اجازه ندهید که تماس گیرنده شما در سیستم از دست برود
زمان هایی وجود دارد که شما قادر به کمک به فرد در انتهای دیگر خط نخواهید بود و باید او را به کسی که می توانید انتقال دهید. هنگامی که شما انجام می دهید، اطمینان حاصل کنید که او می داند چه کسی تماس شما را انجام می دهد و چرا. اجازه دهید او را بدانید چه کاری انجام دهید اگر تماس انجام نشود یا اگر فردی که او را فرستادید وجود ندارد یا نمی تواند کمک کند. - پیام ها را کوتاه و شیرین نگه دارید
وقتی یک پیام صوتی را برای کسی بفرستید، به آرامی و به روشنی صحبت کنید، مخصوصا زمانی که نام و شماره تلفنتان را ذکر کنید. بیش از حد بسیاری از افراد پیام های بسیار طولانی و خنده دار را تنها برای فریب دادن اسامی و شماره های خود در انتهای آن که گیرنده قادر به بازگشت تماس نیست، را ترک می کند. - یه بار کافیه
اگر یک پیام را ترک کنید و فردی که آن را ترک کرده اید، فورا به شما پاسخ نمی دهد زیرا ممکن است در حال حاضر نباشد. نیازی نیست دوباره و دوباره تماس بگیرید اگر مسئله ای جدی است، می توانید روز بعد را دوباره امتحان کنید و یا با پیغام ایمیل که بیان می کنید یک پست صوتی را نیز ترک کرده اید. - اول گوش کن
قبل از بازگشت به تماس تلفنی به پست صوتی که تماما دریافت کرده اید گوش دهید . شما ممکن است یاد بگیرند که حتی لازم نیست تماس بگیرید (وای که چه زمان محافظتی است) یا اینکه برای اولین بار از چیزی مراقبت کنید. به عنوان مثال، تماس گیرنده ممکن است نیاز به اطلاعاتی داشته باشد که می توانید در هنگام بازگشت به او آماده باشید.