چگونگی اتمام جلسات جلسه

نگه داشتن یک رکورد نوشته ای از جلسه یا کنفرانس محل کار

دقیقه جلسه یادداشت های مفصلی است که به عنوان یک رسمی ثبت شده از جلسه یا کنفرانس ارائه می شود. شخصی که مسئول جمع آوری است، معمولا از یکی از شرکت کنندگان می خواهد به این کار کمک کند. یک روز، آن کسی می تواند شما باشد! در حالی که این یک کار وحشتناکی دشوار نیست، این یک مهم است. از آنجا که دقیقه های جلسه یک رکورد رسمی از آنچه رخ داده است، دقت لازم است. شما باید یادداشت های مفصلی را که افراد در صورت لزوم می توانند بعدا مراجعه نمایند، مجبور می شود.

در اینجا چند اشاره گر برای کمک به شما در انجام این کار با ظرافت است. آنچه را که قبل، در طی و پس از جلسه انجام داده اید پیدا کنید.

قبل از جلسه

• ابزار ضبط را انتخاب کنید: اولین کاری که باید انجام دهید این است که تصمیم بگیرید چگونه یادداشت خود را انجام دهید. آیا شما مدرسه قدیمی را می گیرید و از قلم و کاغذ استفاده می کنید یا به تکنولوژی می پردازید و از لپ تاپ، رایانه لوحی یا تلفن هوشمند استفاده می کنید. با رئیس خود چک کنید تا ببینید آیا او ترجیح می دهد که از یک روش خاص استفاده کنید. بعید است اما ممکن است.
• اطمینان حاصل کنید که ابزار انتخابی شما در حالت کار است و پشتیبان را فقط در صورت عدم موفقیت اصلی خود داشته باشید. مثلا اگر یک لپ تاپ بیاورید، قلم و کاغذ نیز داشته باشید. شما نمی خواهید مجبور شوید جلسه را متوقف کنید در حالی که برای چیزی که برای نوشتن روی آن جستجو می کنید اگر کامپیوتر شما سقوط کند.
• دستور جلسه را قبل از جلسه شروع کنید. این به شما امکان می دهد یک طرح کلی برای دقیقه های خود را طراحی کنید. یک فضای زیر هر آیتم را بر روی آن بنویسید و یادداشتهای خود را در آنجا بنویسید. انجام این کار کار شما را کمی آسان تر خواهد کرد، تا زمانی که شخصی که در حال انجام جلسه است به دستور کار برسد.

در طول نشست

• گذراندن یک برگه حضور و اطمینان از اینکه همه وارد نشوید. شما باید یک لیست از همه شرکت کنندگان در دقیقه جلسه رسمی را وارد کنید.
• اطمینان حاصل کنید که می دانید که چه کسی است. به این ترتیب شما می توانید شناسایی کنید که چه کسی صحبت می کند و به درستی آن اطلاعات را ثبت می کند.
• توجه داشته باشید که زمان جلسه آغاز می شود.

• سعی نکنید هر نظر را بنویسید. درست است که تنها ایده های اصلی را شامل شود. بسیار مراقب باشید که مواردی را که با آن مخالف هستید کنار بگذارید. تعصب شما نباید بر شما تاثیر بگذارد به یاد داشته باشید این یک حساب رسمی است و نه نظر شما در مورد چه اتفاقی افتاده است!
• بنویسید تمام حرکات، که آنها را ساخته، و نتایج آرا، اگر وجود داشته باشد؛ شما لازم نیست که کسی که یک حرکت را انجام دادید بنویسید. البته، قوانین سازمان شما ممکن است متفاوت باشد، بنابراین اول آنها را بررسی کنید.
• اگر رای به هر گونه حرکت یا بحث تا جلسه بعدی متوقف شود، توجه داشته باشید.
• زمان پایان جلسه را ثبت کنید.

بعد از جلسه

• همانطور که ممکن است پس از جلسه، دقیقه تا چند دقیقه بعد، همه چیز هنوز در ذهن شما تازه است. اگر در یادداشت های خود یک خطا پیدا کنید یا اگر سؤالی دارید، می توانید با صحبت کردن با سایر شرکت کنندگان، آن را سریع کنید.
• در نسخه نهایی پرونده، نام سازمان، عنوان کمیته، نوع جلسه (روزانه، هفتگی، ماهانه، سالیانه یا ویژه) و هدف آن را ذکر کنید.
• زمان هایی را که شروع کرده اید و پایان می دهید.
• لیستی از شرکت کنندگان و یادداشتی در مورد اینکه چه کسی جلسه را برگزار کرد، ارائه کنید. شما همچنین می توانید اینجا را نشان دهید که دقیقه ها را گذراندید. نام خود را در فهرست مشارکت کنندگان قرار دهید و در پرانتز پس از نام خود بگویید که دقیقه ها را گرفتید. به طور خلاصه، در پایان سند شما می توانید با نوشتن "مطابق با ذکر شده توسط"، و سپس نام خود را امضا کنید.

• قبل از اینکه آنها را بفرستید، دقیقه را اصلاح کنید. از شخص دیگری بخواهید که به آنها توجه کند. او می تواند به شما اطلاع دهد اگر شما به طور تصادفی چیزی را ترک کردید.
• آنها را به شخصی که جلسه را اجرا می کند ارسال کنید، مگر اینکه دستور داده که در غیر این صورت انجام شود.