ورودی داده ها در این جدول زمانبندی، معمولا توسط کارکنان بخش خلاق ، ساعاتی را که در هر بخشی از پروژه صرف شده است، وارد می کند.
این به معنای ایجاد این کمپین نیست، بلکه جلسات اولیه، ارائه مشتری و حتی زمان صرف شده در شاخه ها و استودیوهای تولید است. تنها با گرفتن یک تصویر واضح از نحوه گذراندن وقت می توان آژانس به طور موثر از حجم کار، دستورالعمل صدور صورت حساب مشتری و نحوه زمان بندی بین تیم ها استفاده کرد.
Timesheet به طور کلی
در روزهای اولیه تبلیغات، مانند بسیاری از وظایف آن دوران، زمان دستی بر روی کاغذ با قلم و مداد (و بسیاری از پاک کردن) ثبت شد. این روزها، زمان وارد کامپیوتر یا رایانه لوحی با استفاده از یک قطعه پیچیده نرم افزاری می شود که می تواند گزارشات مربوط به همه گونه ها را بکشد. اکثر مغازه ها یک قالب بسیار مشابه دارند که شامل موارد زیر است:
- تعداد کار
- مشتری
- وظیفه در دست
- هرکدام و همه کارمندان اختصاص داده شده
- تاریخ و تعداد ساعات کار
- قیمت هر ساعت
- اضافه کاری
هنگام شروع یک پروژه برای یک مشتری، مدیر حساب و یا مدیر ترافیک یک شماره شغلی را باز کرده و ساعت ها را پیگیری می کند.
این معمولا پیشنهاد یا پیشنهاد داده شده به مشتری را مطابقت می دهد و به ساعت هایی که عمدتا در تحقیقات، پژوهش، برنامه ریزی و استراتژی، توسعه خلاق ، تولید و مدیریت پروژه صرف می شود، تقسیم می شود.
اگر همه چیز به برنامه ریزی برسد، ساعات واقعی صرف شده در پروژه به راحتی با برآورد همبستگی دارد، اما معمولا این مورد نیست.
توسعه خلاق اغلب وقت بیشتری نسبت به هر قسمت دیگر فرآیند، به دلیل تغییر جهت، بازخورد مشتری یا ناتوانی در شکستن خلاصه می کند. این می تواند نقطه قضاوت با مشتری باشد زیرا آنها نمی خواهند هزینه های زیادی را در زمان خلاق صرف کنند، زیرا بخش خلاق مشکل شناسایی یک راه حل را دارد.
با این حال، جدول زمانی باید به درستی پر شده باشد تا این زمان را ردیابی کند و مشتری را چگونه پول خرج کند و نحوه کار آژانس را نشان دهد. این یک راه خوب برای دیدن اینکه آیا برخی از پروژه ها برای سودجویی بسیار کارآفرین هستند یا اینکه دیگران به اندازه کافی سودآور هستند که بتوانند سرمایه گذاری در آن مشتری را برای انجام کارهای بیشتر سرمایه گذاری کنند. و به طور خلاصه، این نقش بارنامه است.
مزایا از Timesheets
به همین دلیل است که timesheets نیروی حیاتی هر سازمان است:
- پول - Timesheets آژانس (حتی در خانه) نشان می دهد که چند ساعت برای هر بخش از هر کمپین ثبت شده است. پس از آن آسان است برای دیدن اگر نگهدارنده مشتری ارزشمند است، و یا اگر آن زمان برای قرار دادن مشتری بر اساس پروژه بر اساس پروژه است. با یک آژانس داخلی، آن زمان ممکن است مستقیما منجر به صدور صورتحساب شود، اما نشان می دهد که مدیریت چگونه موثر از زمان اداره خلاق استفاده می کند. اگر کشف شود، 90 درصد زمان خود را فقط در یک جنبه از کسب و کار می کنند، که می تواند پرچم های قرمز ایجاد کند.
- شفافیت - اگر timesheets به درستی انجام شود، آسان است که ببینید که در آن همه چیز با هم هماهنگ است و در جایی که تنگناها و یا ناکارآمدی در حال خزیدن است. چرا یکی از کپی رایتنر صرف نیمی از زمان در یک مشتری از یک دیگر است؟ و اگر خلاقیت بیشتری لازم باشد، یک نگاه سریع به جدول زمانبندی نشان داده خواهد شد که بخش ادغام شده است.
- تعهد و مسئولیت پذیری - اکثر مشتریان انتظار دارند که مقدار مشخصی از ساعت ها صرف پروژه شود. اگر آنها اعتقاد ندارند که مقدار مناسب تلاش در یک شغل قرار می گیرد، جدول زمانی می تواند داده ها را به دیگران ارائه دهد. این نیز یک راه برای نشان دادن برخی از مشتریان چقدر ارزش آنها از آژانس است.
- تجزیه و تحلیل - عملکرد گذشته اغلب شاخص خوبی از آینده است. اگر یک مشتری از زندگی خارج از آژانس مکیدن و آن را به جهنم برای همه، داده ها از timesheets می تواند نشان می دهد اگر آن را ارزش نگه داشتن آن مشتری در اطراف، و یا اگر آن زمان به آنها اجازه رفتن. در طرف دیگر این معادله، می تواند یک سازمان را نشان دهد که سودآوری برخی از مشتریان، که نیاز به حداقل کار خلاقانه و تلاش، اما حداکثر بازده سرمایه گذاری است.
مضرات Timesheets
با تمام کسانی که امتیازات بالایی دارند مشکل چیست؟ خوب، دلیلی وجود دارد که نشانگرهای زمانبندی تقریبا هر کس به جز تعداد کلاهبرداران آژانس به طور جهانی گمراه می شوند:
- زمان - بسیاری از افراد در سازمان ها، به ویژه در بخش های خلاق، نمی خواهند هیچ وقت خود را به دولت اختصاص دهند. به عنوان یک خلاق، می تواند مضر برای از بین بردن یک طوفان خلاق بزرگ برای پر کردن ساعت است. بسیاری از مدیران حساب مشکل مشابهی دارند. این حیرت انگیز است، اما زمان برای timesheets به ندرت اختصاص یافته است.
- خطاها - این به طور مستقیم به نقطه اول می رود. بسیاری از آگهی ها ساعتهای زمانبندی را تا آخرین لحظه قبل از پایان گزارش ماهانه ماه می برند. و این بدان معنی است که دقت یک جدول زمان بندی از نسبتا خوب به ناخوشایند می رود. دشوار است به یاد داشته باشید چند دقیقه شما را صرف یک کار دو هفته پیش، بنابراین اغلب یک حدس است. اگر جدول زمانی همه حدس بزنند، آنها تقریبا بی فایده است.
- تمرکز ضعیف - زمان یک شاخص عالی از تبلیغات عالی نیست. یک مغازه می تواند 40 ساعت صرف کند و چیزی را از توجه نداشته باشد، یکی دیگر می تواند 10 کار کند و شاهکار تولید کند. Timesheets کیفیت تفکر را ضبط نمیکند، صرف زمان صرف شده برای انجام آن.
آینده از Timesheets
Timesheets برای اقامت در اینجا هستند و باید به صورت دستی انجام شوند. ردیابی خودکار اتوماتیک کار نمی کند، زیرا نیاز به شروع و توقف دستی دارد. اگر شما فراموش کرده اید ساعت را شروع کنید، ساعت ها را از دست می دهید. فراموش کردن آن را متوقف کنید و برخی از مشتریان ضعیف برای ساعتهای کاری که برای پروژه دیگری صرف شده است، صورتحساب می گیرند. این، به نوبه خود، می تواند به مشکلات (و حتی پرونده های قضایی) با بیش از حد، و از دست دادن یک مشتری ارزشمند منجر شود.
تنها راه تضمین ردیابی زمان مناسب این است که هر کس را در زمانبندی بارنامه های آژانس حداقل دو بار در روز، یکبار قبل از ناهار و سپس قبل از رفتن به خانه، اصرار کنید. اگر این کار انجام شود، جدول زمانی دقیق و مفید خواهد بود. و اگر این کار انجام نشود، سازمان ها باید انگیزه ای خلاقانه داشته باشند. راهی برای تشویق روند ردیابی زمان پیدا کنید.
به آن دسته از کارکنانی که یک رکورد دقیق از زمان خود را یک جایزه هفتگی یا چند ساعت در روز جمعه نگه دارید. ممکن است مانند اتلاف وقت و پول به نظر برسد اما جدول زمانی دقیق می تواند برای آژانس بیش از چند صد دلار در هر هفته یا هر هفته باشد.