فرمت مناسب بسیار مهم است اگر شما به جای یک ایمیل نامه ای به گیرنده بفرستید، نامه باید متناسب با صفحه مناسب باشد و به خوبی ظاهر شود.
فرمت نامه نمونه ای زیر شامل اطلاعاتی است که شما نیاز دارید هنگام نوشتن نامه همراه با مشاوره در مورد فونت مناسب، تقدیر، فاصله، بستن، و امضای مکاتبات تجاری همراه داشته باشید.
فرمت نامه نمونه
اطلاعات تماس ( اطلاعات تماس شما اگر در نامه ای که حاوی اطلاعات تماس شما است را بنویسید لازم نیست که آن را در ابتدای نامه ذکر کنید.)
اسم شما
نشانی شما
شهر شما، ایالت، کد پستی
شماره تلفن شما
آدرس ایمیل شما
تاریخ
اطلاعات تماس (شخصی یا شرکتی که در حال نوشتن هستید)
نام
عنوان
شرکت
نشانی
شهر، ایالت، کد پستی
تبریک ( نمونه های خوشایندی )
آقای عزیز آقایان نام خانوادگی: (با استفاده از یک تبریک رسمی و نه نام اول، مگر اینکه شخص را خیلی خوب بدانید. اگر جنس شخص را نمی دانید، می توانید نام کامل خود را بنویسید. مثلا می توانید "Dear Pat Crody" را بنویسید به جای "عزیز عزیز آقای" و یا "خانم گرید خانم". توجه داشته باشید که نام شخص همیشه یک کولون (:) در یک نامه تجاری و نه یک کاما دنبال می شود. اگر نام گیرنده را نمی دانید، این هنوز هم رایج (و امن) برای استفاده از قدیمی و قدیمی "به کسی که ممکن است نگران کننده باشد").
بدن نامه
بخش اول نامه شما باید مقدمه ای برای توضیح اینکه چرا شما در حال نوشتن هستید را فراهم کنید تا هدف شما از همان ابتدا مشخص باشد.
سپس، در پاراگراف های زیر، اطلاعات و اطلاعات خاصی را در مورد درخواست شما یا اطلاعاتی که ارائه می دهید، ارائه کنید.
پاراگراف آخر نامه شما باید دلیل اینکه شما در حال نوشتن هستید را تأیید کنید و از خواننده برای بررسی درخواست خود قدردانی کنید.
در صورت لزوم، همچنین باید مودبانه از یک پاسخ کتبی یا برای فرصتی برای برگزاری جلسه برای بحث بیشتر در مورد درخواست شما درخواست کند.
بسته شدن
با احترام، ( نمونه های بسته شدن )
امضا
امضا دست نویس (برای یک نامه کپی کپی - برای امضای نامه از آبی یا سیاه استفاده کنید)
تایپ امضا
اگر شما نامه ای به ایمیل ارسال می کنید، در اینجا چیزی است که باید در آن قرار دهید و نحوه امضای خود را فرمت کنید .
نکاتی برای فرمت کردن نامه شما
- هنگام نوشتن نامه، نامه شما باید ساده و متمرکز باشد، به طوری که هدف نامه شما روشن است.
- فاصله خود را با حرف خود و فاصله بین هر پاراگراف را ترک کنید . چپ نامه تو را توجیه می کند
- از یک فونت ساده مانند Arial، Times New Roman، Courier New یا Verdana استفاده کنید. اندازه قلم باید 10 یا 12 امتیاز باشد.
- یک خط خالی را بعد از پذیرش و قبل از بسته شدن ترک کنید.
- نامه های تجاری همیشه باید بر روی کاغذ پیوند سفید چاپ شود و نه به صورت کاغذ رنگی یا شخصی.
برای قالب بندی خطاها و تایپ ها بررسی کنید
هنگامی که نامه کسب و کار خود را نوشته اید، آنرا با استفاده از املا (براساس استفاده از املاء) بر روی صفحه نمایش تصحیح کنید. سپس آنرا چاپ کنید و آن را از حداقل یکبار دیگر بخوانید، هرگونه اشتباه یا اشتباه را بررسی کنید. (اغلب به اشتباهات در یک نسخه کپی آسان است.)
در جستجوی خطاهای قالب بندی نیز باشید، مانند دو پاراگراف که فاصله بین آنها نداشته باشد، یا خطوط اشتباه گرفته شده اند.
سپس قبل از قرار دادن نامه خود در یک پاکت نامه فراموش نکنید که در بالای نام تایپ شده خود، با استفاده از جوهر آبی یا سیاه، امضا کنید.
اگر از مایکروسافت ورد یا یک برنامه پردازش کلمه برای نوشتن نامه خود استفاده می کنید، قالب هایی وجود دارند که می توانند به درستی نامه شما را فرمت کنند. در اینجا اطلاعات بیشتری در قالب قالب ایمیل رایگان مایکروسافت وجود دارد .
نامه نوشتن اطلاعات بیشتر
دانستن چگونگی نوشتن نامه های تجاری مهارت اساسی است بنابراین چندین مقاله دیگر برای شما وجود دارد:
با مبانی نحوه نوشتن یک نامه تجاری با استفاده از یک قالب کلی و بررسی قالب های گوناگون نامه های کسب و کار شروع کنید. علاوه بر این، شما می توانید این نمونه کارهای مربوط به کسب و کار مربوط به استخدام را مشاهده کنید. اطلاعات بیشتر در مورد قالب بندی را مرور کنید و نگاهی به مثال دیگری از نحوه فرمت نامه تجاری داشته باشید .
اگر دوست دارید یاد بگیرید با نگاه کردن به نمونه ها، انواع مختلفی از نامه های کسب و کار را انتخاب کنید، از قبیل نامه های پوشش، مصاحبه با نامه های شما، نامه های پیگیری، پذیرش شغل و نامه های رد، نامه های استعفا و نامه های قدردانی.
در این بازبینی نمونه های نمونه، تمام نمونه های آن نامه و نامه های مربوط به کسب و کار و استخدام را پیدا خواهید کرد.
همه نامه های کسب و کار به چاپ و ارسال نمی شود، بنابراین مهم است که این دستورالعمل ها را برای ایمیل های حرفه ای و نوشتن نامه مرور کنیم .