چگونه یک RFP بنویسید

ایجاد یک RFP که نتایج را به دست خواهد آورد

درخواست برای پیشنهاد

، گاهی اوقات RFP یا RFQ برای "درخواست تقاضا" نامیده می شود، یک سند است که یک شرکت در هنگام خرید یک محصول می خواهد و آن را می خواهد مشخصات خود را در دسترس عموم قرار دهد. این معمولا مواردی است که چندین شرکت در کار یا شغل پیشنهاد می دهند و قیمت های رقابتی بیشتری را ارائه می دهند. اما تلاش شما ممکن است مزایایی را ایجاد کند که هدررفت زمان خود را داشته باشند یا بدتر از همه، اگر شما RFP را به درستی آماده نکنید، هیچ مشکلی وجود ندارد.

در اینجا چگونگی به دست آوردن آن برای بهترین موفقیت است.

دشواری: متوسط

زمان مورد نیاز: اغلب چند روز طول می کشد

اینجا چطور است:

1. آیا انجام تکالیف شما: درک آنچه شما نیاز دارید، آنچه شما می خواهید، و چه چیزی ممکن است قبل از شروع به نوشتن RFP خود. یک RFP برای یک دستگاه که می تواند 1500 ویدجت در ساعت تولید کند اگر شما هرگز بیش از 25 در ماه به فروش نرسانید. هیچ نقطه ای در صدور RFP برای یک ماشین پرواز وجود ندارد زمانی که یک پیام رسان می تواند از طریق ترافیک به همان سرعت در دوچرخه را دریافت کند.
2. بین نیازها و خواسته های خود را تقسیم کنید: اگر می خواهید یک برنامه را خریداری کنید که می تواند تصاویر را بین ستاد و وانت های شما در سایت کاری انتقال دهد، می توانید تعداد تصاویری که در هر ثانیه نیاز دارید، حداکثر اندازه تصاویر مورد نیاز خود را مشخص کنید قطعنامه ضروری مطمئنا، ممکن است این تصاویر را در رنگ های زیبا داشته باشید، اما واقعا لازم است؟ اگر واقعا نیاز به یک خاص خاص دارید، از واژه هایی مانند "خواهان"، "باید" و "باید" استفاده کنید. این نشان می دهد که این الزامات است. مشخصاتی که صرفا «می خواهند» باید با کلمات مانند «ممکن»، «میتوان» و «اختیاری» شناسایی شوند.

1. تصمیم بگیرید که برنده چه چیزی شبیه باشد : پیشنهادهای شما در پاسخ به RFP شما متفاوت خواهد بود. هر شرکت پاسخگو دارای نقاط قوت و ضعف مختلف خواهد بود. بعضی ها با کمترین هزینه تمرکز می کنند. دیگران به بهترین کیفیت می پردازند . با این حال، دیگران مجموعه ای کامل از ویژگی های ارائه می دهند. برای جلوگیری از آنچه که دنبالش هستید تصمیم بگیرید - کمترین هزینه، سریعترین تحویل یا ترکیبی از دو.

1. سازماندهی سند : هر چیزی که برای کسب و کار بنویسید، باید توجه زیادی داشته باشد و باید سازماندهی شود. یک طرح کلی، جای خوبی برای شروع است. حداقل برای مقدمه، الزامات، معیارهای انتخاب، جدول زمانی و فرایند، به بخشهای مورد نیاز نیاز دارید. بسیاری از این بخش ها دارای زیر بخش هستند.
2. نوشتن مقدمه : این جایی است که شما به داوطلبان بالقوه توضیح دهید چرا شما RFP را منتشر می کنید و آنچه شما امیدوارید با انجام این کار به آن دست پیدا کنید. مقدمه همچنین ممکن است شامل خلاصه ای از نکات کلیدی بخش های دیگر، از جمله تاریخ مورد نظر باشد. معرفی یک RFP برای یک سیستم انتقال تصویر ممکن است چیزی شبیه به این داشته باشد: "شرکت XYZ پیشنهاداتی را برای سیستم بسیار قابل اعتماد و آسان برای استفاده فراهم می کند که قادر به انتقال تصاویر از دفتر اصلی به وکلا در هر نقطه از منطقه شهری است. باید روز دوشنبه، 5 مارس 2007، در ساعت 8 صبح روز جمعه دریافت شود. "
3. الزامات توضیح : این بخش یکی از مهمترین هاست و معمولا زمان بیشتری را صرف می کند. شما باید اندازه و وضوح تصاویر برای انتقال و سرعت لازم را مشخص کنید. خاص باشید، اما به داوطلبان بگویید که چگونه می خواهید کار انجام شود مگر اینکه این ضروری است. شما ممکن است بخواهید این قسمت را به زیر بخش های سیستم برسانید. به عنوان مثال: الف) اندازه تصویر و کیفیت ب) انتقال (که می تواند شامل هر دو سرعت مورد نظر و هر گونه الزاماتی باشد که انتقال را امن می کند) و ج) گزینه های دلخواه (جایی که می توانید رنگ را به عنوان یک گزینه مطلوب لیست کنید).

1. معیارهای انتخاب : در اینجا جایی که شما به داوطلبان میگویید که چگونه پیشنهاد انتخاب برنده را انتخاب میکنید. شما می توانید به همان اندازه یا به همان اندازه که دوست دارید افشاء کنید. ایده خوبی است که شامل یک جمله مانند: "شرکت کننده برنده، در صورت وجود، تنها با قضاوت شرکت XYZ انتخاب خواهد شد." برخی از RFP های دولتی در مورد معیارهای انتخاب بسیار خاص هستند، اما بیشتر RFP های تجاری کمتر دقیق هستند. شما ممکن است بخواهید یک صفحه گسترده ایجاد کنید که هر کدام از آنها را در هر رده از یک امتیاز خاصی قرار می دهد و سپس یک تیم را انتخاب کنید "بهترین" را از کسانی که با سه امتیاز بالا.
2. جدول زمانی : این بخش به شرکت هایی می گوید که می خواهند بر روی RFP خود پیشنهاد دهند که چگونه باید سریعا اقدام کنند و انتظار می رود که این فرایند طول بکشد. زمانی که مقررات مهلت خود را تعیین می کنید، منطقی باشید. برای پیشنهادی برای سیستم های پیچیده درخواست نکنید و فقط به چند روز پاسخ دهید تا داوطلبان بتوانند پاسخ دهند. اگر خرید RFP شما بزرگ است، اگر خرید مورد نظر شما پیچیده است، یا اگر شما نیاز به یک پاسخ دقیق تر داشته باشید، زمان بیشتری برای آماده سازی پیشنهاد می دهید. این نیز جایی است که شما می توانید به داوطلبان بگویید که چه مدت روند ارزیابی را انجام می دهند، زمانی که آنها در صورت موفقیت آمیز اطلاع داده می شوند و چه زمانی باید آنها را تحویل دهند.

1. فرایند: از این بخش برای توضیح چگونگی کار روند، از ارسال RFP به دادن قرارداد و شروع کار استفاده کنید. این بخش ممکن است بگوید: "تقاضا ها در تاریخ مشخص شده در مرحله 8 بالا است. همه پیشنهادات بررسی می شوند تا اطمینان حاصل شود که آنها تمام الزامات را برآورده می کنند و پاسخگو هستند. همه پیشنهادات پاسخگو در رده های X (شما می توانید دسته ها را اگر شما می خواهید) و سه پیشنهاد برتر توسط تیم پیشنهادی مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت تا انتخاب کننده برنده و جایگزین شود. انتظار می رود مذاکرات با منتقد برنده در طی دو هفته به نتیجه قرارداد برسد. "
2. تصمیم بگیرید که چگونه RFP را ارسال کنید : اکثر RFP ها ارسال می شوند، اما آنها مجبور نیستند باشد. شما می توانید یک RFP را با ایمیل ارسال کنید، یا می توانید آن را در وب سایت شرکت خود قرار دهید. فقط مطمئن شوید که نام یا عددی را که پیمانکاران باید برای شناسایی RFP که به آن پاسخ می دهند، مشخص کنند.
3. تصمیم بگیرید که چه کسانی RFP را دریافت خواهند کرد: شما ممکن است قبلا تامین کنندگان را که می خواهید خرید آنها را شناسایی کنید. شرکت شما ممکن است حتی یک لیست از فروشندگان قابل قبول داشته باشد. اگر نباشد، شما می توانید از طریق شبکه حرفه ای خود، فروشندگان ممکن را پیدا کنید، با جستجو در اینترنت و یا با درخواست فروشندگان معتبر از مواد دیگر برای توصیه های خود. فهرست خود را از کسانی که RFP خود را به شرکت های بزرگ و یا "تأسیس شده" محدود می کنند را محدود نکنید. شما ممکن است ایده های بهتر و حتی قیمت گذاری بهتر از فروشندگان کوچکتر که اغلب بیشتر در کسب کسب و کار شما علاقه مند هستند پیدا کنید.
4. ارسال RFP