نکاتی برای ساختن ایمیلهایی که خواندن دارند
در طول جستجوی شغلی شما به احتمال زیاد بسیاری از ایمیل های بسیاری از جمله نامه های مخفی ، متشکرم یادداشت ها و پیام های مربوط به اتصالات مربوط به جستجوی شغلی را ارسال خواهید کرد.
در این ایمیل ها، می خواهید از اشتباهات شرم آور (از جمله نامحدود بودن نام شخص) جلوگیری کنید. شما همچنین می خواهید مطمئن شوید که نوشتن یادداشت هایی را دریافت خواهید کرد که یک پاسخ دریافت می کنید. برای کسب اطلاعات در مورد اخلاق ایمیل به همراه مشاوره در مورد چگونگی ایجاد یک تبریک، برای اطلاعات بیشتر بخوانید.
ایمیل خود را با تبریک حرفه ای شروع کنید
در خط موضوع خود تلاش کنید. چیزی مستقیم را انتخاب کنید که هدف ایمیل شما را مشخص می کند، مانند "زمان جلسه جلسه" یا "پرس و جو سریع در مورد پیشنهاد شما". اجتناب از آویزان کردن یک هویج با یک تیزر مانند "من باید به شما اطلاع ..." که تلاش می کند به خواندن خواندن برای باز کردن ایمیل برای رسیدن به هدف شما.
مردم اغلب تصمیم می گیرند که آیا ایمیل براساس خط موضوعی باز شود، بنابراین یکی را انتخاب کنید که هدف شما را به روشنی بیان کند.
از سلامت حرفه ای استفاده کنید. تبریک مناسب برای شرایط و دریافت کننده خوش آمد میگوییم که در ایمیل قابل قبول است که در یک نامه معمولی استفاده نمیشود و از تبریک که برای هر دو استفاده میشود.
یک تبریک بر اساس اینکه چقدر شخص شما در حال نوشتن هستید و نوع پیامی که در حال نوشتن هستید را می شناسید. به عنوان مثال، اگر شما کسی را که می شناسید نوشتید، "سلام جیم" مناسب است. "آقای عزیز / آقای اسمیت" در هنگام درخواست برای کار یا نوشتن یک نامه تجاری مناسب است.
اجتناب از باز کردن ایمیل با "سلام" که بسیار غیر رسمی است و به طور کلی در محل کار استفاده نمی شود.
حتی اگر شخصیت ایمیل شما آرام باشد، از خنده های مردانه و یا "سلام بچه ها" خجالت بکشید.
در اینجا چند نمونه از خوش آمدگوئی برای استفاده وجود دارد :
- نام خانوادگی عزیز نام خانوادگی (این کار به خوبی انجام می شود اگر شما جنس شخص شما را نمی نویسید)
- نام خانوادگی عزیز (هنگام ارسال ایمیل به کسی که می شناسید)
- سلام اول نام (هنگام ارسال ایمیل به کسی که می شناسید)
- آقای عزیز آقایان نام خانوادگی
- آقای عزیز آقایان نام خانوادگی نام خانوادگی
- عزیز دکتر نام خانوادگی
- به افراد و مسوولین مربوطه
- مدیر مسئول منابع انسانی
- مدیر محترم امور استخدامی
آخرین آدرس ایمیل را اضافه کنید اگر شما گزینه ای برای ارسال ایمیل ندارید، اگر شما تمایل به داشتن یک انگشت مشتق سریع دارید، آدرس بعدی را اضافه کنید. نام گیرنده را فقط در زمانی که مطمئن هستید ایمیل آماده برای رفتن است را وارد کنید.
اجتناب از خطای "پاسخ همه" قدیمی. هنگام برخورد به همه، انگشت ماشه را تماشا کنید. در نظر بگیرید که آیا همه افراد موجود در لیست واقعا باید آنچه را که باید بگویند بخوانند. همچنین از ایمیل های قدیمی تر در زنجیره ای که ممکن است شما نمی خواهید کسی را که در لیست پاسخ همه برای دیدن می خواهید توجه داشته باشید.
بر روی طنز آسان شو برو طرز تفکر در ایمیل ممکن است دشوار باشد، زیرا تن شما لزوما از طریق درخشش نمی شود. بدون زبان بدن، بیان صورت یا تصادف، طنز میتواند یک خواننده را تسخیر کند یا حتی ناخواسته. آن را بی خطر نگه دارید و آن را ترک کنید.
متن اصلاح شده! اشتباه نکنید که فکر کنید که افراد در پست های غیر رسمی اشتباه می کنند یا اگر شما بر روی گوشی خود تایپ کنید، اشتباه می کنید. شما ممکن است با اشتباهات در ایمیل خود به شدت قضاوت کنید، مخصوصا اگر آنها شایع هستند. به تکالیفی که اغلب کلمات اشتباه را برای شما انتخاب می کنند، اعتماد نکنید - ایمیل های خود را درست مثل سند مهم خود اصلاح کنید .
به طور خاص، همیشه چک کنید و دو بار چک کنید که اسامی افراد به درستی نوشته شده اند.
از emojis یا شکلک ها استفاده نکنید. بیشتر و بیشتر، پیام های ایمیل به پیام های متنی شبیه هستند. گاهی اوقات پیامهای Workplace نیز شامل Emoji یا چهره های لبخند هستند. هرچند که آنها در حال تبدیل شدن به رایج تر هستند، از ایمیل و شکلک ها در مکاتبات رسمی جلوگیری کنید. (نکته: اگر تبریک ایمیل شما از نام خانوادگی استفاده کند، این یک نشانه مطمئن است که باید emojis و emoticons را ترک کنید.)
به یاد داشته باشید که ایمیل برای همیشه طول می کشد قبل از فرستادن ایمیل شخصی یا محرمانه، قبل از فرستادن ایمیل از طریق ایمیل، از بین بردن کسی یا پاسخ دادن به خشم، دوبار فکر کنید.
این نوع تعاملات ممکن است بهتر انجام شود. قانون بیست و چهار ساعته خوب است. اگر مطمئن نیستید که آیا باید پیام را ارسال کنید یا خیر، منتظر بمانید تا روز بعد تصمیم بگیرد. یکی دیگر از قوانین خوب: هر چیزی را در یک ایمیل بنویسید که مایل نیستید به طور عمومی به اشتراک بگذارید (در موقعیت، گفتن یا در رسانه های اجتماعی).
اطلاعات بیشتر در مورد نوشتن و ارسال ایمیل: نکات پست الکترونیکی برای کارکنان | احضار نامه و تبریک