در این سناریوها از پشت کامپیوتر یا تلفن خود پنهان نکنید
در حقیقت، در شرایط خاص، باید از آنها اجتناب کنید. مطمئنا، پشت کامپیوتر شما پنهان است و می گوید آنچه را که می خواهید از طریق صفحه کلید بگویید. اما گاهی اوقات شما نیاز دارید که به دنیا بیایید و از صدای خود استفاده کنید.
در اینجا سه حالت وجود دارد که بهتر است در صورتی که ارسالی نداشته باشید بهتر است.
اجتناب از ضربه دادن ارسال برای حل اختلافات
همه ما بخشی از یک ایمیل یا رشته پیام بین دو طرف است که در تلاش برای حل مسئله هستند. گاهی اوقات ممکن است یکی از دو شرکت اصلی باشد یا شاید یکی از بسیاری از افرادی باشد که شما را مجبور کرده اند شما را مجبور کنند.
با هر ایمیل یا پیام پاسخ، موضوع افزایش می یابد. در نهایت، شاید یک مسئله نسبتا کوچک بود که بسیار بزرگتر شده است. این معمولا منجر به ملاقات روبرو بین دو طرف و همچنین یک ناظر یا مدیر برای حل و فصل اختلاف می شود.
به جای استفاده از ایمیل و یا پیام برای حل و فصل مناقشات یا فرد تماس بگیرید و یا برنامه جلسه چهره به چهره. اگر گیرنده ایمیل یا پیام دیگری از تلاش دیگری برای حل مسئله است، مقاومت در برابر وسوسه پاسخ دادن از طریق ایمیل است. بلند کردن گوشی و یا رفتن به دفتر دیگر شخص می گویند: "من ایمیل شما را دریافت کردم و فکر کردم ممکن است بهتر باشد اگر ما در مورد این وضعیت یک به یک در مقابل به ایمیل گفتگو کرد.
آیا شما چند دقیقه دارید تا صحبت کنید؟ "
اگر ایمیل تنها گزینه شماست، دیگران را روی آن کپی نکنید. انجام این کار مسئله را تشدید می کند. اگر در پایان دریافت چنین ایمیلی هستید، «پاسخ همه» را نخواهید دید. به سادگی پاسخ دهید فقط به فردی که ایمیل ارسال کرده است. اگر پاسخ "همه پاسخ" را بدهید، پاسخ شما باید بگوید "من از شما سپاسگزارم که این وضعیت را به من اطلاع داده است.
من فقط یک دقیقه به شما تلفن می کنم تا درباره آن صحبت کنم. "این به همه کسانی که کپی شده اند هشدار می دهند که شما در مورد وضعیت یکپارچه مراقبت می کنید.
اجتناب از ضربه زدن به ارسال هنگامی که شما ناراحت هستید
آیا تا به حال در مورد چیزی ناراحت شده اید و فقط یک ایمیل ترسناک را اخراج کرده اید تا احساس تاسف را بکنید؟ یا شاید شما در پایان دریافت چنین ایمیل یا پیام بوده اید.
پس از یک وضعیت ناراحت کننده یا تعامل، آنچه که ما نیاز داریم، یک دوره خنک کننده است . ایمیل و پیام رسانی به این موضوع لطمه نمی زند؛ آن را با طراحی طراحی شده است. در عوض هنگامی که شما آرام شدید، تماس بگیرید یا از فرد برای بحث در مورد وضعیت صحبت کنید. اگر در پایان دریافت یک ایمیل ناامید هستید، از درخواست پاسخ دادن اجتناب کنید. زمان خود را به آرامش برسانید و سپس فرد را فرا بگیرید و از بحث در مورد چهره به چهره بپرسید.
در آینده تصمیم بگیرید که هرگز از ایمیل یا پیام های فوری در هنگام ناراحتی استفاده نکنید. این یک پیمان غیر قابل مذاکره با خودتان بگذارید.
اگر احساس ناراحتی می کنید، نیاز به نوشتن دارید، دست نوشتن یک پیام را بنویسید. حتی اگر قصد ارسال پیام را نداشته باشید، آن را به ایمیل وارد نکنید. شما اولین فردی نیستید که به جای دکمه «ذخیره» به طور تصادفی به «ارسال» ضربه بزند.
اجتناب از ضربه زدن به ارسال برای بد اخبار
هیچ کس دوست ندارد خبر بد دریافت و دریافت آن از طریق ایمیل یا پیام می تواند نمک را به زخم اضافه کنید.
آیا تا به حال یک مشتری به ایمیل فرستاده اید که سفارش آنها به تأخیر افتاده است؟ آیا دوست دارید یک دوست را به او بگوئید که نمی توانید در جشن تولد او شرکت کنید؟ یا اینکه چگونه ایمیل خود را به رئیس خود بفرستید تا او را مطلع کنید که با یک پروژه تکمیل نشده است و مهلت شما را از دست خواهد داد؟
اگر پاسخ به هر یک از این سوالات بله باشد، از استفاده از ایمیل یا پیام برای ارتباط اخبار بد استفاده نکنید. با استفاده از ایمیل یا پیام برای برقراری ارتباط با خبرهای بد می توانید پیامی را که اهمیت نمی دهید و یا مسئله به اندازه کافی مهم نیست، جهت اطمینان از توجه شخصی خود ارسال کنید. هنگامی که از ایمیل یا پیام برای ارتباط اخبار بد استفاده می کنید، هیچ راهی برای قضاوت واکنش فرد ندارید. به احتمال زیاد، مردم نا امید و ناراحت خواهند شد. اگر اخبار را به صورت شخصی تحویل ندهید، احساسات ناامیدی آنها ممکن است دچار تشدید شوند و موقعیت بدی را ایجاد کنند.
در نهایت، هنگام استفاده از ایمیل یا پیام رسانی در این سناریو، به نظر میرسید بدبختی دارید. مشتریان، همکاران، کارفرمایان و دوستان قدردانی از افرادی هستند که شجاعت ارتباط با خبرهای بد را دارند.
اگر مطمئن نیستید که آیا پیام شما به عنوان اخبار بد مطرح است، از خود بپرسید «آیا می خواهم یک ایمیل یا پیام با این نوع اخبار دریافت کنم یا من ترجیح می دهم که آن را به طور شخصی در ارتباط برقرار کنم؟». سپس بر این اساس عمل کنید.
در حالی که شکی نیست که ایمیل یا پیام یک ابزار سریع و کارآمد برای برقراری ارتباط است، این همیشه مناسب نیست. دستورالعمل فوق را دنبال کنید و از آن استفاده نکنید و از ارسال ایمیل یا پیام استفاده نکنید.