از دست کسی خارج نشوید
در اینجا بیشتر از یک توضیح برای کمک به شما در درک اهمیت پیام "خارج از دفتر" و به همین دلیل است که شما باید برخی از زمان برای کار بر روی آن.
این انتظارات را برای همه تعیین می کند
(امیدوارم) پس از تولد نوزادتان، ازدواج مجدد داشته باشید. این بار دور از دفتر خصوصی و بسیار ویژه است. شما هرگز این بار با نوزاد تازه متولد نمی شوید. همیشه. بنابراین مهم است که این دوره را در زندگی خود حفظ کنید.
شما می دانید چگونه احساس می کنید برای دریافت ایمیل کار در حالی که در تعطیلات، درست است؟ شما احساس می کنید مجبور به ارسال یک پاسخ سریع! اما در حالی که شما در حال ترک هستید، واقعا برای پاسخ "سریع" وقت ندارید.
شما و خانواده تان از یک عضو دیگر در جهان استقبال می کنید. این زمان پیوند با شب های بی خوابی، یک برنامه غیر قابل پیش بینی، نوسانات هورمون، قرار ملاقات پزشکان، بازدید کنندگان و کسانی که چیز دیگری را می دانند، پر می شود. همچنین، در بین شما و هر کس دیگری که در اطراف شما وجود دارد، تغییری در تغییرات ایجاد خواهید کرد.
نوشتن ایمیل ها در این شرایط بهترین کار شما را انجام نخواهد داد. پیغام "خارج از دفتر" شما را از وقفه های کار و همچنین ایمیل های ضعیف در نظر گرفته است.
در این زمان مرزهای تعیین شده باید باشد. برای کمک به قرار دادن زندگی کاری خود را بر روی برگزاری تعیین اولویت جدیدی که نوزاد شما و همه چیزهایی که با آن به وجود می آید، ابتدا به نظر می رسد.
هنگامی که پیام خود را بدون استفاده از دفتر ایجاد می کنید، مشتریان، همکاران و هر کس دیگری که در تلاش برای رسیدن به شما هستند، می داند که اولویت اول شما چیست و امیدوارم از آن عبور نکنید.
پس چگونه یک پیام فوق العاده را ایجاد می کنید "برای ایجاد چنین زمان خاصی از شما حمایت نکنید؟"
پیام "بیرون از دفتر" را به برخی از اندیشه ها منتقل کنید
هنگامی که شما حدود 26 هفته باردار هستید، شروع به کار در پیام خارج از دفتر خود کنید. اگر با توجه به گزینه ای برای ذخیره عنوان برای این پیام، عنوان آن را "Maternity Leave - Out of Office" عنوان کنید.
آماده شدن پیام پیش از زمان، کنترل بیشتری را بر پیام شما خواهد گذاشت. شما کسی هستید که کار خود را می داند، چه کسی مسئولیت های خود را بر عهده خواهد گرفت و وقتی ممکن است به دفتر بازگردید. تصمیم بگیرید که آیا می خواهید بگویید که در یک روز خاص، در طول یک هفته خاص، یا در مورد تاریخ به طور کلی ذکر نشده است. اگر شخص خاصی را ارسال نکنید، فرستنده میتواند با آن تماس بگیرد، تصمیم بگیرد آیا میخواهید از ایمیل مدیرتان یا شماره تلفنی که میتوانید تماس بگیرد را ذکر کنید.
زمانیکه این پیام را پیش از زمان ایجاد کنید، همه افراد را از جمله خودتان، زمان و انرژی صرفه جویی خواهید کرد. ممکن است شما مجبور باشید دفتر را به طور غیر منتظره ای بکشید (می دانید که کودک شما را تحویل می دهد) بنابراین تنظیم پیام به شما مدیر IT یا مدیر شما یک پیام آماده برای استفاده می دهد.
آیا میخواهید IT یا مدیرتان تن این پیام را تنظیم کند؟ هک نه
هنگامی که پیام "خارج از دفتر" شما ذخیره شده است، به مدیر خود بگویید. آنها دوست دارند بشنوند که شما برای خروج آماده هستید و چیزی کمتری برای انجام آن لازم است.
چیزهایی که در پیام شما وجود دارد
در زیر یک نمونه "خارج از دفتر" پیام شما می توانید استفاده کنید. هنگامی که پیام را در نرم افزار ایمیل خود فعال می کنید، به طور خودکار به هر ایمیلی که در طی یک زمان خاص تعیین شده ارسال می شود، پاسخ می دهد.
اگر شما مایل به اطلاع گیرندگان که در آن هستید هستید، این کار را انجام می دهید. شما می توانید به سادگی می گویند که شما "خارج از دفتر" هستید یا می توانید آنها را مطلع کنید که در حال ترک زایمان هستید. اگر ترجيح ندهيد به همه اطلاع دهيد که در بازنشستگي مادري هستيد، به سادگی سه کلمه «برای ترک زايمان» را حذف کنيد. شما می توانید یک نوع از این پیام ایمیل را برای تعطیلات طولانی مدت و یا سفرهای تجاری نیز استفاده کنید!
کجا دیدید (پرانتز)، کلمات یا عبارات مناسب را برای شرایط خود وارد کنید.
ممنون برای ایمیلت. من از دفتر بازنشستگی مادرانم خارج می شوم تا (تاریخ شما انتظار می رود برای بازگشت).
اگر نیاز به کمک فوری دارید، لطفا با نام (تماس با همکارانتان که با شما تماس می گیرند، با اطلاعات تماس، ایمیل مدیر شما، یا شماره تلفن تماس بگیرید) تماس بگیرید.
(اگر پروژه های خاصی دارید لیست نام پروژه و شخصی که شما را پوشش می دهد لیست کنید).
اگر موضوع شما فوری نیست، پس از بازگشت به ایمیل شما به ایمیل شما پاسخ خواهم داد.
با احترام،
(اسم شما)