چگونه سریع و آسان می توانید سوابق مهم را پیدا کنید
تنها زمانی که شما به نظر می رسد در مورد اسناد مهم خود فکر می کنم زمانی است که شما به آنها نیاز دارید. و اغلب اوقات شما نمی توانید آنها را پیدا کنید زمانی که شما به آنها نیاز دارید زیرا شما یا سیستم سازماندهی و متمرکز برای ذخیره سازی اسناد مهم خود و / یا آخرین بار که شما به آنها نیاز دارید، شما به سادگی آن را به دریا مقالات در دفتر خانه خود را به جای قرار دادن آن را به جایی که متعلق به آن بود.
آشنا بنظر رسیدن؟
با تمام مقالات مهم خود که در سراسر خانه تان پخش شده اند، زمان زیادی را صرف می کنید و انرژی را برای آنها جستجو می کنید. شما همچنین در معرض خطر از دست دادن برخی از آنها به طور کامل. اما با چند مرحله ساده، می توانید مدارک مهم مهم خود را در یک ساعت این آخر هفته سازماندهی کنید!
شما به یک کابینت کوچک دو جداره یا یک جعبه فایل قابل حمل قابل حمل، فایل های حلق آویز چند رنگ (6 رنگ مختلف)، پوشه های بالای پوشه سوم، مانیل و ایمن نسوز (اختیاری) نیاز دارید. یا شما می توانید درج های بافندگی بزرگ و درج را خریداری کنید. هنگامی که شما کالا را در اینجا میبینید، شش مرحله برای پیادهسازی پروندههایتان دنبال میشود.
مرحله اول: تمام اسناد خود را جمع آوری کنید
قبل از اینکه بتوانید تمام اسناد مهم خود را سازماندهی کنید، باید آنها را پیدا کنید. این گاهی اوقات ساده تر از انجام انجام می شود.
دفتر منزل خود را مانند یخچال ها و مقالاتی که روی میز یا میزتان قرار گرفته اند را بررسی کنید. شمع های کاغذی را که روی میز آشپزخانه شما آشپزخانه می گذارید و همچنین سبد های آشپزخانه و آشپزخانه را چک کنید.
در آشپزخانه اتاق خواب و تخت خواب خود نگاه کنید (شما می توانید آنها را در صبح روز عجله و آنها را فراموش کرده اید). آخرین، اما نه کم، کیسه یا کیف خود را برای اسناد مهمی که به طور تصادفی در اطراف حمل می کنید بررسی کنید (opps).
مرحله دوم: اسناد خود را طبقه بندی کنید
مهمترین اسناد به یکی از شش طبقه زیر تقسیم می شوند.
تمام اسناد جمع آوری شده خود را به صورت زیر مرتب کنید:
- اسناد خانه و اموال - وام مسکن، امور اموال، پروژه های خانه سازی و رسید، راهنماهای دستگاه و ضمانت نامه ها، اطلاعات مالیاتی ملک، خط مشی های بیمه خانه و کتابچه راهنمای
- اسناد خودکار - عناوین، پرونده های تعمیر و نگهداری، بیمه نامه ها و اطلاعات، اطلاعات وام و سوابق پرداخت
- پرونده های بهداشتی - خط مشی های بیمه، اسناد مزایای بیمه درمانی، توضیحات مزایای پزشکی، صورت حساب پزشک، لیست نسخه، اطلاعات هزینه انعطاف پذیر، رسید پزشکی، دستورالعمل های پزشکی، سیاست های بیمه زندگی
- اسناد مالی - اظهارات بانکی، بازپرداخت مالیات، سوابق تخلف مالیاتی، سوابق سرمایه گذاری، پرونده وام، اظهارات کارت اعتباری
- سوابق الکترونیک - قراردادهای تلفن همراه و کتابچه راهنمای کاربر؛ رسید فروش و ضمانت نامه برای کامپیوتر، لپ تاپ و iPads؛ برنامه های کابلی و اینترنت و صورتحساب؛ دریافت بی روتر روتر و کتابچه راهنمای کاربر
- پرونده های شخصی - گواهی تولد، گواهی ازدواج، گواهی طلاق، پرونده های نگهداری، اطلاعات مربوط به امنیت اجتماعی، سوابق ایمن سازی، گذرنامه، پرونده های خدمات نظامی، سوابق قبیله ای، پرونده های تایید، اراده، طرح تشییع جنازه و اطلاعات سایت دفن. اگر حیوانات خانگی دارید، می توانید اسناد مهمی همچون اطلاعات دامپزشکی و واکسن را در این دسته اضافه کنید.
مرحله سوم: اسناد حیاتی خود را پیدا کنید
اکثر اسناد مهم خود را می توان در یک کابینه ضبط منظم یا جعبه پرونده قابل حمل قابل ذخیره نگه داشت. با این حال، برخی از آنها باید در یک فضای ذخیره سازی بی خطر و غیر قابل نگهداری از قبیل جعبه ایمنی ذخیره شوند.
اسناد حیاتی اسنادی هستند که برای جایگزینی بسیار دشوار یا بسیار وقت گیر است. آنها ممکن است حاوی اطلاعات حساس شخصی باشند که ممکن است در صورت وقفه یا سرقت به خطر بیافتد. در صورتی که خانه شما توسط آتش و سیل نابود شود، می خواهید این اسناد حیاتی را باقی بگذارید.
برای اکثر افراد، اسناد زیر در نظر گرفته می شود: اطلاعات امنیت اجتماعی، گواهی تولد، بیمه نامه همراه با اطلاعات تماس با عامل شما، اراده، پرونده های مالکیت، اسناد اتومبیل، پاسپورت شما و هر قرارداد یا توافق نامه ای که امضای اصلی خود را مورد نیاز است.
یک لیست اصلی از تمام اسناد حیاتی که در ایمنی نسبی خود و یا در گزینه ذخیره سازی خارج از محل قرار می دهید، ایجاد کنید.
مرحله چهارم: کیف پول خود را کپی کنید
اکثر ما اطلاعات مهم در کیف پول های ما را هر روز حمل می کنیم. آیا همه چیز را در کیف پول خود می دانید؟ اگر کیف پول خود را از دست داده یا دزدیده اید چه کاری انجام می دهید؟
کپی مجوز رانندگی، کارت کمک کننده، کارت بیمه درمانی، کارت های عضویت مانند کارت های وفاداری فروشگاه های مواد غذایی فروشگاه ها، باشگاه های انبار و مهمتر از همه کارت های اعتباری و بدهی (کپی جلو و عقب) را کپی کنید. این نسخه ها را با سایر اسناد کاغذ مهم خود نگه دارید:
مرحله پنج: یک سیستم ثبت ساده را ایجاد کنید
ساده تر سیستم ثبت نام، بیشتر احتمال دارد شما آن را به طور پیوسته استفاده کنید. هر دسته از سند مهم را وارد کنید و آن را یک رنگ فایل حلق آویز قرار دهید:
- اسناد خانه و املاک
- رکوردهای خودکار
- سوابق بهداشتی
- اسناد مالی
- سوابق الکترونیک
- سوابق شخصی
تعداد اسناد مربوط به فایل های حلق آویز را به سیستم ثبت نام خود اضافه کنید تا تعداد اسناد موجود در هر دسته را داشته باشید.
از پوشه های manila استفاده کنید و یک پوشه برای هر سند شخصی در هر دسته ایجاد کنید. پوشه ها را در بخش فایل مربوط به حلق آویز مناسب قرار دهید.
اگر شما یک وسیله جانبی بزرگ و سه بعدی را خریداری کردید، زبانه ها را با نام رکوردهای بالا برچسب گذاری کنید، سوراخ کاغذ همه اسناد را پچ کنید و آنها را سازماندهی کنید. اگر مقالات نباید سوراخ کاغذ سوراخ شوند، سوراخ کاغذ یک پوشه را پچ کنید و اسناد را در پوشه قرار دهید.
در حال حاضر، اگر کارهای کاغذی فقط چیز شما نیست، این ممکن است لحظه ای آزاد برای شما باشد. شما می توانید تمام این اسناد را اسکن کنید، آنها را به هارد دیسک ذخیره کنید، و سپس همه آنها را خراب کنید. اما به دلایلی که از بعضی از کارهای کاغذی استفاده می کنید، بهتر است از دست ندهید. از بهترین قضاوت خود استفاده کنید.
نگهداری در حال انجام
اکنون که مقالات مهم شما سازماندهی شده است، آنها را سازماندهی کنید. هر ماه که صورتحساب خود را پرداخت می کنید، اسناد جدید را در بخش مناسب سیستم ثبت نام خود وارد کنید. در عین حال، برای هر اسنادی که در طول ماه از سیستم حذف شده است، که ممکن است هنوز از سیستم ثبت نام نباشد، نگاه کنید. دوباره آنها را بارگذاری کنید حداقل دو بار در سال، اسناد را در سیستم ثبت نام خود بررسی کنید تا ببینید آیا هر کدام می تواند پاک شود. یک برنامه خوب برای پیگیری در اولین سال و در پایان هر سال تحصیلی است.
با کمی تلاش، می توانید با سازماندهی اسناد مهم کاغذ خود، مزایای بلندمدت را به دست آورید.
ویرایش توسط الیزابت McGrory.