7 سؤال از خودتان بپرسید قبل از ارسال ضربه
ایمیل ممکن است نقطه اولیه تماس با کسی باشد و به همین دلیل اولین فرصت برای ایجاد یک تصور است. مراقب باشید در نوشتن پیام های خود. قبل از ارسال ضربه، به این 7 سوال پاسخ دهید.
1. آیا خطای پیام من رایگان است؟
بررسی ایمیل شما برای اشتباهات مهمترین کاری است که می توانید پیش از ارسال آن انجام دهید. املای نادرست و گرامر بد شما را بی دقت نگاه می کند. این بر خلاف تصوراتی است که می خواهید انجام دهید، خصوصا اگر شما برای یک کار درخواست می کنید.
اصلاح متن تا زمانی که مطمئن باشید تمام اشتباهات املایی و دستوری، و همچنین اشتباهات اشتباه گرفته شده است. Grammarly.com دارای ابزارهای رایگان، از جمله یک برنامه افزودنی برای مرورگر Chrome است که می تواند به شما در این امر کمک کند.
2. نشانی پست الکترونیک من چیست؟
آدرس ایمیل کار شما - که به هر حال، شما هرگز نباید برای جستجوی شغلی استفاده کنید - احتمالا خیلی ساده است. به احتمال زیاد آن نوعی از نام شماست.
شما ممکن است یک آدرس کسب و کار کمتر برای استفاده از ایمیل شخصی انتخاب کرده باشید. آدرس ایدهآل، کودکانه یا زیبا، درست است، اگر فقط از آن برای ارسال پیام به دوستان و خانواده خود استفاده میکنید، اما اگر مجبور باشید یک ایمیل حرفه ای بنویسید، ثبت نام کنید تا حساب جدیدی را ارائه دهید که حرفه ای را بیان میکند.
تنظیم یک آدرس ایمیل که از نام واقعی شما استفاده می کند. نام و نام خانوادگی خود را امتحان کنید نام و نام خانوادگی، نام وسط اولیه و نام خانوادگی؛ یا ترکیبی از آن. هرگز ایمیل حرفه ای خود را از chickybabe@mymail.com ارسال نکنید.
3. آیا نام و آدرس ایمیل در فیلد "To" درست است؟
هنگامی که شما شروع به تایپ کردن نام گیرنده در قسمت "To" می کنید، اکثر مشتریان ایمیل، بقیه نام را با یکی از مخاطبین خود پر می کنند. شما به راحتی می توانید با نام اشتباه در آن زمینه به پایان برسید، بنابراین مطمئن شوید که به این موضوع توجه داشته باشید.
تصور کنید که اگر تصادفی یک ایمیل به گیرنده غلط ارسال کنید، ممکن است مشکلاتی ایجاد شود. بگذارید بگوییم شما در حال جستجوی شغل هستید در حالی که هنوز استخدام می شوید . یک مدیر استخدام در یک کارفرمای احتمالی می تواند نامی داشته باشد که از همان نامه ای به نام نام رئیس فعلی شما آغاز می شود. چقدر شرم آور این است که اگر رئیس خود را به پیامی برای مدیر استخدام فرستادید؟ نه تنها می خواهید اطمینان حاصل کنید که پیام شما به مقصد مورد نظر شما منتهی می شود، بلکه شما نیز می بایست اطمینان حاصل کنید که به یک هدف ناخواسته برسد.
4. آیا من نام مناسب برای آدرس گیرنده استفاده کردم؟
اگر قبلا با فردی که ایمیل می کنید بر اساس نام اول، آن را در پیام خود به همین ترتیب آدرس دهی کنید.
با این حال، اگر این اولین بار است که شما با کسی ارتباط برقرار می کنید و یا مطمئن نیستید که چگونه آنها ترجیح می دهند خطا شود، بهتر است از یک عنوان رسمی مانند آقای، خانم، خانم یا دکتر و آخرین گیرنده نام.
همیشه با احتیاط کنار بیایید این نمیتواند صبور باشد. برای یک نکته در مورد چگونگی ارتباط فردی که قبلا شما با آن ارتباط برقرار کرده اید را ترجیح می دهید، به پیام های قبلی نگاه کنید تا ببینید که چگونه آنها امضا شده اند. این به شما کمک خواهد کرد تصمیم بگیرید که چه کاری انجام دهید.
5. آیا پیام من پیام خوبیه؟
همانطور که می گوید، "این چیزی نیست که شما می گویید، بلکه این است که چگونه می گویید". هنگامی که با فردی صحبت می کنید با شخصیت صحبت می کنید، می توانید به نوازندگی، زبان بدن و بیان صورت بپردازید تا به معنای اضافی برای کلمات شما کمک کند.
هنگامی که شما سعی می کنید همان پیام را به صورت کتبی انتقال دهید ، فرصت بیشتری برای سوء تفاهم وجود دارد، زیرا خواننده نمی تواند صورت خود را ببیند، زبان بدن خود را بخواند یا صدای شما را بشنود.
اطمینان حاصل کنید که پیام شما مودب است و برای تلفن های موبایل مناسب است و معنای مورد نظر شما روشن است.
6. آیا پیام من ساده است، اما نه مرموز؟
نگه داشتن پیام های شما کوتاه و شیرین آنها را آسان تر خواهد شد برای درک. در عین حال، شما نباید چیزی مهم را نادیده بگیرید. شما نمی خواهید مجوز دریافت ایمیل خود را حدس بزنید که چه چیزی می خواهید بگویید. پیام شما باید تا حد ممکن دقیق باشد، اما شامل تمام اطلاعات لازم می شود.
7. آیا پیوست های ناخواسته را وارد کرده ام؟
بسیاری از مردم از باز کردن پیوست های ایمیل که انتظار ندارند باز می گردند. آنها حق دارند از این کار جلوگیری کنند. ویروس های کامپیوتری اغلب در این پیوست ها ارسال می شوند. برای مثال، اگر میخواهید یک فایل را به کسی بفرستید، برای اولین بار از دریافت کننده خود بخواهید که مجوز خود را دریافت کند. ارسال آن فقط اگر او می گوید خوب است.