راهبردهای جلسه برای رسیدگی به مشاغل کارمند
اما معکوس نیز می تواند درست باشد: شروع یک مکالمه مثبت و دعوت دیگران برای پیوستن به آن و نتیجه می تواند ملاقات مولد با همه پیاده روی دور احساس جلسه ارزش خود را دارند.
یکی از بزرگترین شکایات در مورد جلسات کسب و کار این است که آنها اغلب غیر ضروری هستند و زمان کار با ارزش را از دست می دهند. اطمینان حاصل کنید که هدف از جلسه شما به وضوح مشخص شده است، قبل از تعیین مدت زمان اختصاص داده شده به جلسه (و همچنین به بحث های باز) تعیین کنید و سپس به موضوعات ملاقات و مدت زمان برنامه ریزی بپردازید. همچنین ممکن است بخواهید جلسات را با جلسه یخچال یا فعالیت گرم کردن جالب تر کنید.
در اینجا استراتژی های مربوط به برخورد با کارکنانی است که در جلسات پرسش هایی را مطرح می کنند که شما نمی خواهید به درستی پاسخ دهید یا اینکه نمی خواهید در یک جلسه در یک جلسه شرکت کنید.
هنگامی که برای یک سوال بلافاصله اقدام کنید
اگر یک سؤال به موقع و در مورد وظیفه باشد و شما احساس می کنید که باید آن را حل کرد، آن را بلافاصله، اما به طور خلاصه، پاسخ دهید و سپس با در نظر گرفتن اینکه در زمان جلسه شما در مورد جلسات بیشتر سوال می کنید، پیگیری کنید.
بیانیه خود را که با زبان بدن در حال حرکت است حمایت کنید. به یادداشت های خود نگاه کنید یا به تخته سفید و غیره برسید. با ضربه زدن به صورت چشمک زدن، شما نشان می دهید که در حال حرکت هستید. اگر به مخاطب نگاه کنید (مخصوصا با ابروهای بلند)، شما ممکن است یک سیگنال ارسال کنید که باز می شود برای سوالات بیشتر.
اگر مخاطب منفی یا خصمانه باشد، نگرانی آنها را تأیید می کند، اما تنها به طور غیر مستقیم. لحظه ای برای توضیح دادن به درک و به اشتراک گذاری نگرانی های خود بپردازید، اما اگر از موضوع دورتر شوید، هیچ اتفاقی نخواهد افتاد. پیشنهاد میکنیم که افراد بعدا سوالات خود را برای آنها بنویسند یا اینکه با شما به طور خصوصی با شما ملاقات کنند، در آنجا می توانید جزئیات بیشتری در مورد نگرانی های آنها بگوئید.
پاسخ دادن به یک سوال تنها به این دلیل مفید است:
- به یک نگهدارنده جلسه اجازه می دهد که چیزی را که ممکن است در مورد آن نادیده گرفته نکنید؛
- این پیامی است که شما مخاطبان خود را گوش می دهید؛
- با در نظر گرفتن تنها یک سوال، شما همچنین پیامی را ارسال کنید که هنوز تحت کنترل این ملاقات هستید، اما مراقب باشید که چه کسانی در حال فکر کردن هستند.
چگونه به طرق مختلف یک سوال را ترک کنیم
در صورتی که سوال پرسیده شود بعدا در جلسه مطرح خواهد شد، "این یک سوال خوب است و ما به زودی به آن خواهیم پرداخت."
در صورتی که سوال پرسیده شده باشد، موضوعی نیست و در جلسه بحث نخواهد شد، مجموعه ای از دستورالعمل های خاص برای حل آن را ارائه می دهد. اگر به سادگی از پاسخ دادن به یک سوال رد کنید یا قضاوت کنید، "این هدف این جلسه نیست"، ممکن است در نهایت ارسال پیام اشتباه به کارکنان شما باشد: مدیریت اهمیت ندارد.
راه دیگری برای بازگرداندن سوالاتی که در جلسه بحث نخواهد شد، این است که از شخصی بخواهید که به طور خصوصی با شما (یا یکی دیگر از اعضای مناسب مدیریت) ملاقات کند تا جزئیات بیشتری در مورد نگرانی های آنها بگوید.
شما حتی ممکن است (در صورت لزوم) پیشنهاد دهید که این سوال به اندازه کافی مهم است تا بتواند در آینده در یک جلسه جداگانه مورد توجه قرار گیرد.
تعویق یک سوال مفید است چرا که:
- در یک محیط کار گاه به گاه کارکنان ممکن است بیش از حد آزاد باشند که ذهنشان را بیان کنند و بتوانند جلسه را کنترل کنند؛
- بیشتر کارمندان خشمگین و ناراضی می خواهند نسبت به هر چیز دیگری شنیده شوند. دادن به آنها در زمان مناسب و تنظیمات هیئت مدیره می تواند به جلوگیری از مشکالت کوچک از مشکلات بزرگتر کمک کند؛ و
- کارمندان باید به رهبری خوب پاسخ دهند. اگر مدیریت کنترل را به روش عادلانه و متعادل نگه دارد، پیام را به کارکنانی که مدیران گوش می دهند ارسال می کند، اما باید مرزهای مناسب را تعیین کند.