منشی دادگستری در شرکت های حقوقی هر اندازه مشغول به کار هستند. برخی از منشی ها پشتیبانی صرفا اداری دارند. با این حال، وزیر امور خارجه در بسیاری از شرکت ها نقش هیبریدی ایفا می کند، که به عنوان وزیر امور خارجه و دادگستری کار می کند.
در زیر چندین مورد از شایع ترین توابع یک وزیر دادگستری در سراسر چرخه حیات دادرسی هستند.
نقش های وزیر امورخارجه بسته به نوع شرکت، نوع دادرسی و میزان کارکنان متفاوت است.
نمایش مشخصات
در شرکت های شاکی، اولین قدم در مورد پرونده برای شایستگی است. آیا مشتری بالقوه علت عمل است؟ آیا هر گونه درگیری وجود دارد؟ وزیر امور خارجه ممکن است به تهیه فرم های پرونده غربالگری کمک کند و جلسات اولیه را بین وکیل و مشتری بالقوه برنامه ریزی کند. در بعضی موارد، وزیر امور خارجه، با درخواست سؤالات بالقوه مشتری از طریق تلفن، یک نمایش اولیه را انجام خواهد داد. در صورتی که مشتری امضا شود، وزیر دادگستری یک فایل پرونده جدید را ایجاد خواهد کرد و قرارداد نگهداری و سایر اسناد را به مشتری ارسال می کند.
تحقیق و بررسی
در بسیاری از موارد، احزاب قبل از دعوی در دادگاه، تحقیقی را انجام می دهند. این تحقیق ممکن است شامل قرار دادن و مصاحبه با شاهدان، بررسی محل حادثه و جمع آوری مدارک مستند و سایر شواهد باشد. دبیر دادگستری می تواند با برنامه ریزی جلسات و کنفرانس های تلفنی از جانب وکالت، ایجاد لیست های گواهینامه، سازماندهی مدارک و سایر مدارک و ایجاد یک سیستم ضبط مطمئن برای هر دو مقاله و مدارک الکترونیکی کمک کند.
رأی دادن
در صورت درخواست پرونده، منصوب، پرونده هایی را در یک برنامه پردازش کلمه آماده می کند. دادخواستها ممکن است عبارتند از احضار، شکایت، مدارک تحصیلی، درخواست پذیرش و حریم خصوصی. وزیر دادگستری اغلب درخواست های متهم را ایجاد می کند که همه پرونده ها را برای یک پرونده خاص سازماندهی و فهرست می کند.
وزیر امور خارجه می تواند این اسناد را به صورت داوطلبانه یا به صورت الکترونیکی در اختیار دادگاه قرار دهد، اگر چه این وظیفه اغلب توسط یک پرونده رسمی یا دادگاه انجام می شود .
کشف
کشف طولانی ترین فرآیند دادرسی است. در طول کشف، وزیر دادگستری ممکن است تمام یا برخی از وظایف زیر را انجام دهد:
- تهیه اسناد کشف در یک سیستم پردازش کلمه، از جمله بازجویی ها و درخواست های تولید
- تایپ کردن، ارسال و ردیابی احضار
- سپرده های برنامه ریزی شده با احزاب مختلف، از جمله وکیل، مشتریان، مشاوران مخالف و خبرنگاران دادگاه
- برنامه ریزی معاینات پزشکی مستقل و سایر مأموریت های مورد نیاز توسط قوانین دادرسی مدنی
- ایجاد لینک های کشف؛ نمایه سازی و ثبت اسناد کشف
- سازماندهی و تهیه اسناد مورد
- معاینات سایت زمانبندی
- قرار دادن و ارتباط با کارشناسان؛ سازماندهی و ارائه گزارش کارشناسانه
پیش داوری
هنگامی که یک تاریخ محاکمه تعیین می شود، منشی کمک می کند تا تیم حقوقی برای محاکمه آماده شود. نقش وزیر امور خارجه می تواند شامل موارد زیر باشد:
- تایپ و قالب بندی اسناد قبل از محاکمه شامل حرکات، خلاصه ها، احضار و لیست های شاهد
- جمع آوری و سازماندهی نمایشگاه ها
- ایجاد، سازماندهی و / یا نمایه سازی پوشه های محاکمه
- کمک به سازماندهی محاکمات فکری
- مهلت پیگیری و ارسال یادآوری به تیم حقوقی
- چک کردن چک کردن و اصلاح مقالات و اسناد حقوقی
- اطمینان از اینکه اسناد به درستی با توجه به قوانین دادگاه فرمت شده اند
- شاهدان هماهنگ
آزمایش
وزیر دادگستری نقش مهمی در حین محاکمه ایفا می کند. وظایف او می تواند شامل موارد زیر باشد:
- آماده سازی، تایپ کردن و قالب بندی اسناد محاکمه
- هماهنگ سازی آماده سازی نمودارها، نمودارها و دیگر تصاویری از دادگاه
- پیک های برنامه ریزی، خبرنگاران دادگاه و شاهدان متخصص
- سازماندهی، ثبت و مدیریت اسناد، نمایشگاه ها و تعهدات محاکمه
- توافقنامه سفر برای وکلا، شاهدان، مشتریان و دیگران
سایر وظایف اداری
برای کسانی که در سمت دفاعی کار می کنند، وزیر دادگستری به زمان وکالت و پارلگال ها در هر مورد به زمان و سیستم صدور صورتحساب شرکت وارد خواهد شد.
او همچنین فاکتورهای دوره ای را به مشتری ارسال می کند و در پرداخت های دیرپای خود پیگیری می کند. سایر وظایف کلی انجام شده توسط وزیر دادگستری عبارتند از:
- تولید اطلاعات توسط transcribing، قالب بندی، ورودی، بازیابی، کپی و انتقال متن، داده ها و گرافیک
- مهلت بررسی پرونده
- مطابق با مشتریان، شاهدان و وکیل مخالف
- پاسخ به تلفن
- ایجاد صفحات گسترده برای ردیابی هزینه ها، نمایشگاه ها و سایر اطلاعات
- ترجمه دیکته
- نگهداری سیستم های دیکشنری
- مکاتبات مسیریابی، گزارش ها، و اسناد قانونی
- برگزاری کنفرانس های مشتری و جلسات وکالت
- تهیه گزارش هزینه
- حفظ تقویم وکیل با برنامه ریزی و برنامه ریزی کنفرانس ها، کنفرانس های تلفنی، ضبط و سفر
- سفارش مواد
آموزش و پرورش وزیر دادگستری
بسیاری از وزیر دادگستری مدارک تحصیلی یا مدرک کارشناسی را در یک مدرسه تجاری یا کالج اجتماعی تکمیل می کنند. با این حال، دبیران با دوره های چهار ساله، فرصت های پیشرفت بیشتری در یک شرکت حقوقی دارند. آموزش های مربوط به دادرسی اغلب بر روی کار انجام می شود. معترضان دادخواهی با تجربه اغلب در نقش های دیگر شرکت نقش دارند، از جمله موقعیت های اداری و اداری.
مهارت و دانش دبیرکل دادگستری
منشی دادگستری باید دارای انواع مهارت های بین فردی، فن آوری و اداری و همچنین دانش قانونی و رویه ای باشد. مهارت ها و دانش های مورد نیاز عبارتند از:
- مهارت با پردازش متن، صفحه گسترده، ارائه و زمان و نرم افزار صدور صورت حساب؛ آشنایی با مجموعه مایکروسافت آفیس
- مهارت با تجهیزات رونویسی
- مهارت های عالی نوشته شده و کلامی
- دانستن اسناد دادگستری محلی، ایالتی و فدرال و رویه های پرونده
- مهارت با پایگاه داده های سند مانند Ringtail، Summation، و هماهنگی
- E-filing تجربه
- آگاهی از رویه های اداری و اصطلاحات قانونی
- مهارت های تایپ شدید
- مهارت های سازمانی جامد و مهارت های چند tasking
- توانایی برقراری ارتباط حرفه ای با تمام سطوح پرسنل