اگر نامه ای به عنوان نماینده سازمان خود بنویسید، می دانید که در حالی که برخی از شرکت ها اجازه می دهد کارکنان خود را آزادانه نامه های مرجع بنویسند، دیگران ممکن است به طور کامل آنها را سانسور کنند یا ممنوع کنند.
بنابراین اطمینان حاصل کنید که قبل از رضایت شما از سیاست های کارفرمای شما چه خبر است.
بسیاری از سازمانها منابع را نیز از طریق منابع انسانی (HR) ارایه می دهند. قبل از ادامه با سیاست های شرکت خود چک کنید.
اگر صاحب کسب و کار هستید و یک پیمانکار فعلی یا سابق نامه ای از شما درخواست می کند، دستورالعمل زیر را برای استفاده از اختیار خود بخوانید.
هنگامی که باید یک نامه توصیه نامه بنویسید
نامزد باید فردی باشد که شما نسبتا خوب می شناسید و با آن اخیرا کار کرده اید. به عنوان مثال، شما به احتمال زیاد نمیتوانید توصیه ای را برای کسی که ده سال پیش کار کرده اید یا با آن فقط یک ماه کار کنید. اگرچه ممکن است وسوسه انگیز باشد، اما می توانید با اطلاعات قدیمی یا به اندازه کافی متکی باشید، که هر دو ممکن است گمراه کننده باشند. هیچ راهی برای دانستن وجود ندارد. بنابراین، مگر اینکه واقعا بتوانید با مهارت های موجود شخص صحبت کنید، درخواست مودبیانه خود را رد کنید.
شما باید نامزد را در نقش ایفا کنید که به شما اجازه می دهد یک مرجع معنادار بنویسید. به عنوان مثال، اگر شما با فردی به عنوان یک نویسنده آزاد کار کرده باشید، اما او اکنون شروع به کسب و کار پیاده روی سگ می کند، نمی توانید مهارت های خود را در قلمرو دیگری تایید کنید.
در چنین مواردی، بهتر است که کاهش یابد و شاید مشاوره ای در مورد اینکه چه کسی کاندیدای بهتر را می دهد، ارائه دهد. اگر او بخواهد یک تجارت سگ را شروع کند، باید قبلا یک مشتری پایدار داشته باشد که واقعا بتواند توانایی هایش را بپردازد.
نامه را فقط اگر می توانید صادقانه مرجع مثبت ارائه دهید. اگر هیچ چیز مثبت ندهید در مورد عملکرد آنها بگویید، انجام دهید صادقانه و می گویند که شما قادر به کمک نیست.
اگر احساس می کنید موظف هستید بهانه ای بدهید، چرا؟
- کاملا صادق باشید و بگوئید که از طرف آنها احساس راحتی نکنید.
- به دروغ سفید بگویید، مانند: "من در موقعیت نوشتن نامه های توصیه نیستم."
اگرچه ممکن است احساس ناخوشایندی یا گناه داشته باشید، به شهود خود اعتماد کنید. علاوه بر این، یک نامه معتبر نمی تواند به نفع متقاضی یا کارفرمای بالقوه خود باشد.
به واقعیت ها برسید
هنگامی که شما موافقت کردید نامه را بنویسید، آن را متمرکز کرده و فقط اطلاعاتی را که واقعی و واقعی هستند را شامل شود . اجتناب از بیان چیزی که به شدت نظر است - ممکن است علیه کسی که برای استخدام در آینده مورد توجه قرار می گیرد کار کند و به طور بالقوه ممکن است مشکالت قانونی را برای شما و شرکت شما ایجاد کند. ادعای عجیب و غریب مانند "لوئیزا نویسندهی درخشان" است که به تنهایی خطرناک است. شما باید بتوانید آن را با تشخیص بیرونی یا جایزه ای که کار او دریافت کرده اید، پشتیبانی کنید. اگر نتوانستید، ممکن است بگویید، "لوئیزا به طور مداوم محتوای خوبی برای ما ایجاد کرد."
به همین ترتیب، از اظهارات بیش از حد و بیش از حد مثبت اجتناب کنید. اگر شخص را بیش از حد ساختید، نامه ممکن است با مشتریان یا کارفرمایان آینده نداشته باشد.
نحوه ساخت یک نامه مرجع
1. در پاراگراف ابتدایی خود را معرفی کنید تا موقعیت خود و ارتباط شما با نامزد را تنظیم کنید.
اجازه دهید خواننده بداند چرا شما واجد شرایط برای تهیه چنین نامه ای هستید.
2. تأیید حقایق مربوط به نامزد و جایی که او در حال حاضر مشغول به کار است (اگر او):
- عنوان شغلی و شرکت
- چه مدت با شخص کار می کردید؟
- هنگامی که با شخص کار کردید، اگر در حال حاضر نیستید
- ماهیت رابطه تجاری شما یا ظرفیتی که در آن با نامزدتان کار می کردید.
- قضاوت خود را از مهارت و کیفیت نامزدی مربوط به خدمات حرفه ای خود ارائه دهید. ویژگی های ارزشمند خود را مانند مهارت های نوشتن، حل مسئله یا مدیریت زمان برجسته کنید. شما می توانید از هر گونه توانایی های استثنایی استفاده کنید، بیان کنید که با خوشحالی می توانید آنها را مجددا کار کنید و به طور خاص توجه کنید که چگونه خدمات حرفه ای آنها به شما و سازمان شما کمک می کند.
4. با استفاده از پاراگراف نهایی برای اضافه کردن هر گونه نمونه های اضافی و یا حکایات به نظر شما مناسب است.
5. در نهایت، با پیشنهاد به پاسخ دادن به هر سوالی دیگر یا ارائه اطلاعات پیگیری نزدیک.
نامه های ارجاع تجاری توصیه خدمات حرفه ای
نامه های مرجع کسب و کار زیر را که خدمات حرفه ای را توصیه می کنند، مرور کنید.
مثال 1
عزیز آقای آقای Eggleston
من به نوشتن توصیه می کنم خدمات Daniel Lightheart، CPA. دانیل طی 15 سال گذشته به عنوان حسابدار و حسابدار ما برای شرکت حقوقی من کار کرده است. دانش و توجه او به جزئیات کمک به نگه داشتن شرکت ما در مسیر رکود اخیر و از طریق یک بازسازی عمده است.
من در مشاوره خدمات حسابداری دانیل احساس اعتماد دارم.
او نه تنها کامل است، بلکه آسان است که با آن کار کند و همیشه مایل باشد وقت خود را برای بحث در مورد نگرانی های من و پاسخ به سوالات پاسخ دهد.
اگر سوالی دارید، لطفا با من تماس بگیرید.
با احترام،
Annabelle Sebastian
شریک، سباستین و همکاران
دفتر: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
مثال 2
آقای خانم کلی،
من معاون رئیس جمهور ABC Watch ها هستم و توصیه می کنم خدمات بازاریابی مایکل براون را ارائه دهد. Michaela بسیاری از کمپین های موفق برای ما از ژوئیه 2012 تا ژانویه 2016 ایجاد و اجرا کرد.
تخصص نرم افزار طراحی خود را همراه با روح همکاری و نوآوری او را به کارشناس برای پروژه های مهم ما مهم است. او به تنهایی توییتر را از 1000 تا بیش از 52،000 در سه ماه گذشته با استفاده از استراتژی های پیش رو تفسیر کرد. او جزئیات گرا، سازماندهی شده و همیشه به بازخورد سازنده باز می شود، و ارتباط کاری ما را بدون درد و دلپذیر می سازد.
من توصیه میکائیل را برای هر نقشی که از طریق آن میتوانم خلاقیت و تساهل قابل توجه او را کمک کنم. اگر استخدام شود، من اطمینان دارم که او تلاش های بازاریابی خود را به ارتفاعات جدید می برد.
اگر سوالی دارید، لطفا با من تماس بگیرید.
با احترام،
لیزا مور
معاون رئیس جمهور، ساعت ABC
دفتر: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
پاسخ به سوالات پیگیری
ارسال نامه ای از توصیه برای یک نامزد بالقوه شغلی یا ارائه دهنده خدمات حیاتی است و با پیروی از این فرمت، شما اطلاعات مفیدی برای مشتری یا کارفرمای آینده ارائه می دهید. شما ممکن است پاسخ ساده "متشکرم" را دریافت کنید یا ممکن است سوالات دقیقتری در مورد متقاضی بپرسید. در هر صورت، مطمئن باشید که به سرعت پاسخ دهید.