نحوه نوشتن ایمیل های مؤثر

01 اول، پیام و گیرنده را در نظر بگیرید

بعد، دیدگاه دریافت کننده را در نظر بگیرید. آیا او نیاز به اقدام دارد یا پیام شما را درک می کند؟ اطالعات پیشنهادی (اما نه بیش از اندازه) اطلاعات را فراهم کنید. همچنین، توجه داشته باشید که قوانین مربوطه برای این گیرنده خاص در نظر گرفته شده است. شکلک ها و اختصارات، مانند OMG یا LOL، برای برنامه های شغلی و اکثر ایمیل های کسب و کار مناسب نیستند.

02 یک خط پست الکترونیکی توصیفی بنویسید

هنگامی که یک ایمیل بنویسید، در خط موضوع مانند "سلام" یا "شغل کار در خانه" چیزی بنویسید یا آن را خالی بگذارید. ایمیل با این نوع خط موضوع احتمال خوبی برای پایان دادن به جعبه اسپم گیرنده است یا به سادگی نادیده گرفته می شود. اگر برای کار درخواست می کنید، نام موقعیت را در خط موضوع قرار دهید. اگر ایمیل به یک همکار باشد، خط موضوع خود را یک عبارت کوتاه که هدف پیام را برآورده می کند. یکی دیگر از مزایای نوشتن یک خط موضوعی توصیفی این است که اگر شما در آینده نیاز به جستجوی آن را دارید، در صندوق ورودی شما آسان تر خواهد بود. با این حال، چیزی با خط ایمیل مانند «سوال» مفید نخواهد بود.

03 صحیح بودن را بپذیرید

اگر شما نام گیرنده خود را می دانید اما شخصا او را نمی شناسید، با استفاده از عنوان، به عنوان مثال، سلام. خانم برونلی عزیز (در صورت عدم اطمینان بودن اینکه "خانم" یا "خانم" مناسب است، از خانم ها برای خانم ها استفاده کنید.) در صورت عدم اطمینان در مورد جنسیت، به سادگی از نام و نام خانوادگی خود، یعنی عزیز کریس اسمیت، استفاده کنید. اگر نام شخص را نمی دانید، ایمیل خود را بدون تبریک و یا استفاده از یک تبریک ساده، به عنوان مثال، شروع کنید. سلام، سلام، مدیر عزیز، و غیره

اگر ایمیل به یک همکار یا شخص دیگری است که می دانید، از نامی که شخصا یا تلفن استفاده می کنید استفاده کنید.

04 استفاده از گرامر صحیح و علامت گذاری

بسیار مهم است که دستورالعمل صحیح را در یک ایمیل استفاده کنید. آگاهانه یا ناخودآگاه خوانندگان مجازات فرستندگان را برای اشتباهات دستوری جریمه می کنند.

• اجرای احکام - زمانی که یک ایمیل بنویسید، دوره ها را خسته نکنید. این مکث کوچک باعث می شود خوانندگان زمان خود را در معانی کلمات بدست آورند. جملات کوتاه اجازه می دهد تا بیشتر از این مکث های کوچک. جملات طولانی را قطع کنید حتی زمانی که از لحاظ فنی از لحاظ فنی عمل نکنید.
• Commas - کاما بیش از حد کم یا زیاد می تواند گیج کننده باشد. یاد بگیرید که به درستی از کاما استفاده کنید.
• توافق نامه موضوعی - احکام با این نوع خطا پرچم های قرمز برای کارفرمایان به دنبال کاندیداهای با مهارت های ارتباطی خوب است. قوانین را برای توافق موضوعی-فعل بررسی کنید

05 بررسی املا و سرمایه گذاری

از یک املای طلایی استفاده کنید، اما به آن تکیه نکنید. یک بررسی کننده املا "آنها" را برای "آنها" یا "وجود دارد" برای "خود" دریافت نمی کنند و این نوع خطا نشان دهنده بی دقتی است. از "هر چند" استفاده کنید از اختصارات پیام کوتاه مانند "تو" برای "شما" یا "tho" استفاده نکنید.

با استفاده از سرمایه گذاری درست اکثر مردم می دانند که ابتدای جمله و اسم های خاص را به کار می گیرند، اما بسیاری از آنها در ایمیل ها این کار را انجام نمی دهند. نشان می دهد که شما به اندازه کافی اضافی از یک ثانیه برای ضربه زدن به کلید shift استفاده نمی کنید. از سوی دیگر، بسیاری از حروف بزرگ می توانند خواننده را منحرف کنند. اجتناب از نوشتن عبارات در تمام کلاه (که بسیاری آن را معادل فریاد شخصا تفسیر می کنند) و همچنین فقط برای تأکید، حرف نخست که در ابتدای یک جمله یا اسم های خاص نیست، سرمایه گذاری می کنند.

06 استفاده از فرمت ساده در ایمیل استفاده کنید

به یاد داشته باشید که برنامه های ایمیل همه متفاوت هستند. چه چیزی به نظر می رسد کاملا بر روی صفحه نمایش شما هماهنگ شده است ممکن است در کنار شخص دیگری اجرا شود. به همین دلیل، از یک سند فرآیند پردازش کلمه بسیار فرمت شده مانند یک رزومه یا نامه ارسالی در یک ایمیل جلوگیری کنید. از اسناد استفاده کنید که در قالب متن ساده نوشته شده است.

پاراگراف ها را کوتاه کنید مانند دوره ها، پاراگراف ها به چشم خواننده استراحت می دهد. کسی که خواندن ایمیل بر روی یک تلفن همراه را از پاراگراف کوتاه بهره مند خواهد شد. اما مراقب باشید که هنوز قوانین اساسی در خصوص پاراگرافها را دنبال کنید.

07 مختصر باشد

ایمیل های پر زرق و برق که نقاط ضعف و قوت خود را از دست می دهند ارائه می شوند و در نهایت فراموش می شوند. یا بدتر، آنها ممکن است اشتباه درک شوند. هدف خود را روشن کنید، با استفاده از زبان مختصر.

• لغو لغزش - نوشتن با افعال فعال "جکس به من فرمها را فرستاد" از فعل فعال استفاده می کند. "فرم ها به من توسط جک فرستاده شده است منفعل است. فرم منفعل تنها از چند کلمه استفاده می کند، اما افزوده می شود. بیش از آن، به خوانندگان نیاز دارد که ایده های خود را در سرتاسر خود قرار دهند.
• استیک به نقطه - مقاومت در برابر وسوسه برای اضافه کردن اطلاعات و یا ایده های بیگانه. این را برای یک ایمیل دیگر ذخیره کنید.
• استفاده از گلوله امتیاز - این اجازه می دهد خواننده خود را به استفاده از سرنخ های بصری را در آنچه که مهم است. اما اگر شک در مورد چگونگی نمایش گلوله ها باشد، از ستاره ها و یا خطوط استفاده کنید تا گلوله ایجاد کنید.

08 به صورت صحیح وارد شوید

اگر پیش فرض ایمیل شما به امضای استاندارد باشد، مطمئن شوید که برای ایمیل خاصی که ارسال می کنید مناسب است. امضا با اظهارات سیاسی یا نام ها و سن فرزندان شما برای ایمیل شخصی مناسب است، اما برای کار از امضای شخصی کمتر استفاده کنید. با توجه به شغل و کارفرمای خود، ممکن است امضای ایمیل خود را با یک نقل قول شخصی سازی کنید. چیزی غیر قابل بحث را انتخاب کنید اگر در مورد یک شغل تحقیق کنید، از امضای خود برای دادن اطلاعات تماس مناسب بدون هیچ گونه نقل قول یا شخصی سازی اضافی استفاده کنید.

09 Rerad / Reintink قبل از ارسال ضربه

قبل از ارسال ضربه، حروف و علامت گذاری را بررسی کنید. اگر یک خطا در یک ایمیل برای یک درخواست شغلی پیدا کنید، آن را تعمیر کنید و سپس قبل از ارسال ضربه، دوباره خواندید. اما همچنین برای محتوای محترم است. اگر ایمیل شما طولانی است، فکر کنید در مورد راه هایی که آن را کوتاه تر می کنید. و اگر ایمیل شما بحث برانگیز است یا در خشم نوشته شده است، hit save save ارسال کنید. چند ساعت یا یک روز بعد به آن برگردید و ببینید آیا هنوز میخواهید آن را ارسال کنید.

این ممکن است قبل از فرستادن یک ایمیل به نظر بسیار زیاد باشد، اما اگر ایمیل های مؤثر ارسال کنید و ایمیل خود را به طور مرتب تر سازماندهی کنید، متوجه خواهید شد که زمان واقعی شما کمتر است.